リモートワークのベストプラクティス: 成功の秘訣

リモートワークやハイブリッドワークは、多くの組織で標準的な働き方になりつつあり、社員にも好意的に受け入れられています。経営陣、マネージャ、スタッフがこうした働き方を最大限に活用するには、どうすればよいのでしょうか?これから見ていきましょう。

リモートワーク | 所要時間: 7分

リモートワークとハイブリッドワークは定着しつつあります。中にはフルタイムでのオフィス勤務に戻った人や、週に数日だけオフィスに出勤している人もいますが、一般的に、少なくともオフィスで働いていた社員に関しては、パンデミック前とは働き方が変わってしまったと言えるでしょう。

世界中で38%の企業が、パンデミック後は社員が週に2日以上オフィス以外の場所で働くようになると予想しています(パンデミック前は22%)。

より多くの企業がリモートワークを取り入れるようになっていることから、マネージャやチームリーダーは仕事を進める最善の方法を考え直す必要があるでしょう。

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リモートワークのベストプラクティスとは?

リモートワークのベストプラクティスとは?

リモートワークのベストプラクティスとは、距離的に離れたチームの力を最大限に引き出せる効果的な戦略を打ち立てることにつきます。この戦略では、以下の4つの重要領域に焦点を当てる必要があります。

  • 生産性

  • 心の健康

  • パフォーマンス

  • つながり

組織をスムーズに運営するためには、リモートワークについて独自のベストプラクティスを確立することが重要です。とはいえ、不変なものにする必要はありません。おそらく、この18か月間で皆さんは気づいたのではないでしょうか。ものごとを進める最善の方法は、完璧な計画を立てることではなく、トライアンドエラーを繰り返すことであると。また、新しいテクノロジー、新鮮なインサイト、認識の向上により、プロセスは進化を続けます。

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リモートワークのベストプラクティスにより、社員の重要な課題を克服できます。

時間帯が異なるメンバーが参加する電話会議の設定や、士気を高く維持する方法など、リモートでの管理は往々にして大きな困難が伴います。リモートチームは生産性やつながりを維持するために苦戦を強いられ、マネージャはやる気を維持するための新たな方法を考える必要があるかもしれません。

それでも、状況は変わりつつあります。Bufferの『2021 State of Work』レポート1によると、パンデミックの初期と比べ、リモートワーカーにとっての最大の課題は変化しています。以前はコラボレーションやコミュニケーションの難しさが上位に来ていましたが、今年の結果は違いました。

  • この調査でトップにランクインした課題は、1日の終わりに仕事から離れることができないというもので、社員の27%がリモートワークで最も難しい課題として挙げました。

  • 回答者の16%は、コラボレーションとコミュニケーションが引き続き最大の課題であると回答しています。リモートワークでは、ボディランゲージを読み取ったり、同僚の席で簡単な質問をすることが通常より難しいためです。

  • また、リモートワーカーの16%にとっては、孤独感や孤立感が大きな課題となっています。来る日も来る日も誰とも話さず自宅で座って仕事をすると、メンタルヘルスに悪影響を及ぼすため、社員がチームの一員であるという重要な要素を忘れてしまうことがあります。

もう1つの重要な課題に、トレーニングがあります。新入社員や経験の浅いメンバーの傍らにアドバイスする人が誰もいない状況で、どうすれば彼らをオンボーディングできるのでしょうか。その方法を見つける必要があります。PwCのレポートによると、経験の少ない社員の34%がリモートワークで生産性が低下すると感じています(経験のある社員の場合は23%)。

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ベストプラクティスがリモートワークに重要な理由とは?

ベストプラクティスがリモートワークに重要な理由とは?

パンデミックにより、多くの組織が、リモートワークにはビジネスを成功に導くメリットがあると確信するに至りました。ここで、リモートワーカーのベストプラクティスを取り入れるメリットをいくつかご紹介します。

生産性の向上

リモートワーカーは生産性が高くなる傾向があります。その原因としては、スケジュールに柔軟性があることや、気が散らないこと(通勤の必要がないこと)、自分で期限を設定して仕事を進められること、仕事を早く終わらせるために自発的に行動できることが挙げられます。Gartnerの調査では、2020年1月から自宅で仕事をする時間が増えた社員の36%が、生産性の向上を報告しています。

スタッフの維持とロイヤルティ

社員の幸福度は、転職を考え始めるかどうかに大きな影響を与える要因です。在宅勤務を選択肢として提供することでワークライフバランスが向上し、社員が今の会社に留まりたいと考える可能性が高まります。McKinseyによると、パンデミック後に組織を全面的にオフィス勤務に戻すと、社員の30%が転職を検討するようになる可能性があります。

個人的な成長

リモートワークでは、社員は個人的な成長や仕事面での成長により多くの時間をかけて集中できるようになります。これには、オンラインコースや無料のオンラインセミナーに参加したり、電子書籍を読んでスキルを広げることなどが考えられます。個人的な成長は自己肯定感、自信、やる気の礎となるため、社員個人にとってもビジネスにとってもプラスになります。

社員の自主性の向上

社員に決定の自由を与えると、社員は自分の仕事に責任を持って取り組むようになります。より大きな責任や説明責任を与えられた社員は、多くの場合、できる限り最善の結果を達成するためにさらなる努力を惜しみません。調査によると、社員への信頼が高い組織は、低い組織と比べ、社員エンゲージメントが平均76%向上します。

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リモートワークのベストプラクティスのうち、実行しているものはいくつありますか?

リモートワークを成功させる6つのベストプラクティス

リモートワークを成功させる6つのベストプラクティス

リモートワーカーでも、同僚と同じ職場にいないという課題を克服することは可能です。以下の6つの重要なアドバイスを参考に、リモートワークを成功へと導きましょう。

  1. 仕事とプライベートの境界を作る

    在宅勤務では、仕事とプライベートの境界がうやむやになることがあります。燃え尽き症候群のリスクを避けるため、2つの世界を分け、仕事が終わったらスイッチを切ることが重要です。理想的には、仕事が終わったら物理的に出ていくことができる仕事スペースを作ることで、ノートパソコンなど仕事関連のデバイスから距離を取ることができます。

    詳しくは、在宅勤務とプライベートのバランスを取るをご覧ください。

  2. 仕事とプライベートの境界を作る

    リモートワークの鉄則の1つに、効果的な時間管理が挙げられます。在宅勤務では、仕事の時間は長く、休憩の回数は少なくなりがちです。

    それぞれのタスクにかかる時間を予測し、現実的な目標を自分で設定しましょう。タイムトラッカーアプリやアラームを使って進捗を管理することもできます。

  3. 仕事中に存在感を示す

    従来のオフィスと違い、在宅勤務では自分を見る人は誰もいません。自分が取り組んでいる仕事について同僚が知らない可能性もあります。メッセージやコメントにすばやく返信することで、仕事ぶりが同僚に見えるようにし、同僚と定期的に確認しあうようにしましょう。

  4. 責任感を持つ

    リモートワーカーが仕事に対する自分の責任を自覚していれば、もっと集中してタスクに取り組むようになります。前の週に達成したことや今週計画していることを、各チームメンバーが報告しあうようにしても良いでしょう。これにより、他のメンバーが取り組んでいることや責任を持っていることを把握できるようになります。

  5. 同僚とつながる

    社員が物理的に同じ職場にいない場合、社員同士がつながりを感じ、「コーヒー休憩の時間」を持ち続けられるようにするには、特別な努力が必要になります。

    仕事の枠を越えて同僚のことを知るようにすれば、強い絆を築けます。ソーシャルコミュニティとつながり、オンラインでのコーヒー休憩や楽しいアクティビティの時間を取って、笑いあえる機会を作りましょう。

  6. 仕事とプライベートの境界を作る

    毎日朝から晩までフルスピードで働くことは誰も期待していません。とはいえ、達成すべきことがあるのに、無許可で半日仕事を離れるべきではないでしょう。リモートワーカーが幸福を感じ、成果を上げるには、自分に最適な方法を見つける必要があります。

    例えば、集中力が高まって、より困難な仕事に取り組める時間帯はありますか?休憩時間を変えると、午後にやる気が落ちにくくなる可能性はありますか?こうしたことを検討して、それに合わせて仕事をするようにしましょう。

リモートでチームを管理するための5つのベストプラクティス

リモートでチームを管理するための5つのベストプラクティス

マネージャは、社員の目につくようにすることと、細かく管理しすぎないようにすることの適切なバランスをとる必要があります。リモート管理のベストプラクティスを参考に、幸福で生産性の高いチームを作り上げましょう。

組織のリモートワークポリシーを熟知する

組織のリモートワークポリシーには、オフィス以外の場所で社員が勤務できるタイミングや方法など、リモートワークのあらゆる側面について詳細に記載されています。

これには、柔軟な勤務体系、法的権利、セキュリティ要件などが含まれます。ポリシーに即した方法を知っていれば、意思決定や、チームからの質問に答える際に役立ちます。

コミュニケーションをとる

リモートチームを適切に管理するためには、コミュニケーションのとり方が重要です。問題が起きたときに限らず、定期的にチームメンバーと連絡を取るようにしましょう。

毎日チェックインを行うことで、簡単にメンバー全員の状況を確認して、今後の期限やその日にメンバーが取り組む仕事などをフォローアップできます。毎週のキャッチアップには、動画チャットを使って個人のつながりを維持すると良いでしょう。

最適なソフトウェアを利用する

どこで働いている場合でも、メンバーが最大限に力を発揮するために必要なツールを利用できているか確認しましょう。チーム全員にとって使いやすいソフトウェアを選び、メンバーがリソースのシェア、コメントの追加、文書での共同作業を1か所でできるようにします。

『2021 Deloitte Global Human Capital Trends Report』には、コラボレーションプラットフォームの導入について、リモートワークを組織にとって持続可能なものにするための最も重要な要素だとビジネスリーダーが考えていることが示されています。

トレーニングの機会を提供する

ソフトウェアだけでなく、社員もまた重要です。リモートスタッフにも、オフィス環境と同じようにトレーニングを提供する必要があります。オンラインで開催しなければならないからといって、自己開発の機会の提供をないがしろにしないようにしてください。

リモート社員がどこからでもアクセスできるオンラインの学習リソースに投資しましょう。これには、デジタルライブラリ、オンライン学習プラットフォームへのアクセス、定期的なオンラインセミナー、ランチセッションや学習セッションなどが考えられます。

成功を評価する

リモートで仕事をすることで、社員は注意を向けてもらえないと感じたり、評価されていないと感じる場合があります。そのため、チームメンバーが評価されていると感じられるポジティブな職場環境を作り出すことが重要になります。効果的な評価プログラムにより、社員のやる気を引き出し、1人で仕事をしている社員でもコミュニティに属していると感じられるようにします。

評価は金銭的なものである必要はありません。メンバーの前で感謝を示したり、自己開発の機会を提供したり、少額の特典を提供してもよいでしょう。

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1 Buffer『The 2020 State of Remote Work』、2021年。
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