ハイブリッドワークの8つの課題とその克服方法
そのビジネスは今後ハイブリッドな職場でも続けられますか？今後直面する可能性のある8つの最大の課題とその克服方法をご紹介します。
パンデミック以降、ハイブリッドワークが大流行しています。企業がすぐに週5日、9時〜5時の出勤体制に戻るようには見えません。しかし、新しい働き方の未来と同じく、ハイブリッドワークモデルにもそれなりの課題が伴います。
ハイブリッドワーク環境では、従業員が、いつ、どこで働くかを自由に選択することができます。ただし、通常は物理的な職場が確保されていて、少なくとも一部の時間をその現場で働くことが期待されるため、完全なリモートワークとは異なります。
この組み合わせのアプローチには、複数のメリットがあります。生産性の向上、従業員の福利厚生の向上、そして利益の増加など、数え上げればきりがありません。しかし、ハイブリッドワークは万能ではありません。このモデルを採用する理由や、それが自社と社員にとってどのような意味を持つかは、企業ごとに異なるでしょう。
ハイブリッドワークを円滑に進めるためには、計画が必要です。課題を認識することが最初のステップであり、リーダー、チーム、企業にとって将来的に有効な仕組みを作るのに役立ちます。
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ハイブリッドワークの課題
ハイブリッドワークモデルの最も一般的な8つの課題を以下に紹介します。ここから、リーダーとチームが力を合わせてこうしたハードルを乗り越えるにはどうすれば良いのかを考えてみましょう。
ハイブリッド社員と非ハイブリッド社員の間の不平等
課題: 誰もがリモートで働けるわけではありません。つまり一部の人はハイブリッド勤務のメリットを享受できない可能性があります。たとえばフロントラインワーカーが、デスクワークの社員は家でくつろいでいるのに自分は重労働をしていると感じると、このことは特に注目すべき問題となります。一方、すべての時間、またはほとんどの時間をリモートワークで過ごす社員は、物理的にその場にいないため、会話や意思決定から排除されているような気がするかもしれません。そのため、同僚からも相手にされず、過小評価されていると感じる可能性があります。
解決策: この問題に対処するために、企業はハイブリッドワーカーと非ハイブリッドワーカーに公平な競争の場を提供することを目指す必要があります。 すべての社員が、職場にいる間、評価されていると実感し、一体感が持てるようにすることが重要です。また、どこで働いていても、すべての人に成長と評価の機会を与えることも非常に重要です。ビジネス全体で、人間関係を等しく築いていけるようにする必要があります。人間関係は人によるところが大きいですが、テクノロジーが役に立つ場合もあります。
リモートで、オフィスで、そしてフロントラインでそれぞれ働く社員の間で、シームレスな日々のやりとりを可能にするツールへの投資を検討してみてください。ビデオ通話やバーチャル空間に簡単にアクセスできるようにすることで、各地に分散する社員を支援し、最新情報を得たり、情報を共有したり、質問をしたりできるようになります。モバイルのコミュニケーションを可能にすることで、フロントラインワーカーは会話に参加し、発言する機会を得ることができます。
コラボレーションを上手に活用する
課題: 職場でのコラボレーションは、同じ部屋にいる時は簡単にできたものです。しかし、ハイブリッドワークではすべての社員が同時に同じ場所にいることを想定してはいけません。コラボレーションは質の向上と成功への鍵です。そのため、リーダーはそこで重要となる、距離を越えたコラボレーション感覚を改めて確立する方法を見つけなければなりません。
解決策: 企業は、社員がリアルタイムで共同作業を行う同期的なコラボレーションから、異なる時間帯に別々の場所から共同プロジェクトに参加する非同期のコラボレーションへと移行する必要があります。ここでもテクノロジーが非常に重要となります。プロジェクト管理、遠隔地とのコミュニケーション、ライブのドキュメント共有などを可能にするバーチャルワークスペースツールに投資することで、社員は物理的に同じ空間にいなくても共同作業ができるようになります。
散在するチームメンバーの管理
課題: 異なる場所に散らばるチームを管理することは、特に社員に同じ機会を与えるという点で困難が伴います。英国の労働者の5人に1人は、リモートで働くと職場であまり評価されないと感じています。これにはまったく根拠がないとは言えません。国家統計局によると、2013年から2020年の間に在宅勤務をした人は、オフィス勤務の人に比べてボーナスを受け取る確率が38％低いという結果が出ています。1
解決策: 目的や目標を明確にすることで、社員は職場における目的意識を持ち、自分の成長ぶりを認識しやすくなり、さらに努力をしようという意欲がわきます。チームリーダーは、すべての社員と定期的に連絡を取り合い、非公式なミーティングを行う必要があります。日々の仕事についてだけでなく、専門的な能力開発について指導することも必要です。
ワークライフバランスの実現
課題: Metaが行った「International Workforce Insights Study(国際ワークフォースインサイト調査)」によると、パンデミック以降、ほとんどの人にとってワークライフバランスが改善されたことがわかっています。しかし、一部の社員は、仕事とプライベートの切り替えができず、精神衛生に悪影響が現れています。これに対応するため、多くの企業が職場のウェルビーイングへの投資を増やし、リモートワークでもワークライフバランスを保てるような新しいサポートシステムを導入しています。
解決策: パンデミック後もハイブリッドを維持することを選択した企業は、社員が燃え尽きるのを防ぎ、サポートされていると感じ続けられるようにするために、ウェルビーイングに焦点を当て続ける必要があります。管理職やリーダーは、チームメンバーが自分の健康やウェルビーイングについて話す機会を作る必要があります。これは、1対1での簡単なやりとり、バーチャルでのチームのコーヒーブレイク、あるいは外部のウェルネス専門家とのセッションなどでも構いません。ウェルネスをチーム内の話題とすることで、特別にサポートが必要になったときでも気軽に相談できるようになります。
ポジティブな職場文化を維持する
課題: ポジティブな職場文化とは、人と人とのつながりを構築することです。労働者の約3分の2は職場に友人がいることで仕事がより楽しくなると答え、4分の1は職場と個人の両方の問題で職場の友人にサポートを求めています。2しかし、人々が以前のように物理的に同じ場所で働かない場合、協力的なつながりを維持するにはどうすればいいのでしょうか？
解決策: McKinseyによると、ポジティブな職場文化を作るには、従業員同士の小さな関わり合いを作ることが重要だといいます。社員はコーチング、メンター、アイデアの共有、コワーキングなどを通じて定期的に小さなつながりを作る機会を持つことで、同僚とより深い関係を築き、より高い集中力と生産性を達成することができるのです。
ハイブリッドワークの環境を整える
課題: ハイブリッドワークとは日々現場に出勤している人数が以前よりも少ないことを意味します。そのため、職場環境を以前のまま維持しておくのはリソースの無駄遣いのように感じられるかもしれません。しかし、社員が少なくとも一度はオフィスで働くことを想定しているのであれば、やはり業務専用のスペースと、そこに出勤することにメリットがあると社員が思えるようなオフィス環境を確保する必要があります。では、従来のオフィスを新しい世界に即したものにするにはどうしたらよいのでしょうか。
解決策: 抜本的な変革です。オフィススペースをこれまでと違った新しい方法で見直すことが必要です。これには、コワーキングスペースを借りたり、他の組織と家賃をシェアしたり、より分散化を進めて複数の場所に小さなオフィスをいくつも構える、といった変化が考えられます。
ビジネスはそれぞれ異なるので、時間をかけて、会社の従業員に適した解決策を見つけることが重要です。
コミュニケーションの不具合
課題: コミュニケーションが不足するとワークフローの流れが遅くなり、社員を混乱させたり、重要な情報を逃したりすることになります。しかし、距離を越えて効率的かつ効果的なコミュニケーションを実現するのは難しいことです。調査によると、すべてのコミュニケーションの90%は言語そのものではなく、ボディランゲージや声のトーンを通じて意味が伝わります。3そう考えると、同僚からのコミュニケーションを見ることも聞くこともできなければ、メッセージが初めから完全に理解される可能性がはるかに低くなることがわかります。
解決策: ハイブリッドビジネスでは、重要な情報がそれを必要とする人に届き、理解されるように、新しいコミュニケーションチャネルを確立する必要があります。可能であれば、正式なコミュニケーションはすべて直接会うか、ライブのビデオ会議を通して行うようにしましょう。また、インスタントメッセージのチャネルを利用して、チーム間の定期的かつ組織的なコミュニケーションを促進すると、リモートワーカーとオンサイトワーカーの間に壁ができるのを防ぐことができます。
効果的なオンボーディング
課題: 新入社員のオンボーディングプロセスは、企業の善意にかかわらず、特に遠隔地のチームにとっては負担になることがあります。リモートの新入社員を企業文化に溶け込ませ、社内プロセスを迅速に習得させようとすると、自宅とオフィスの往復で時間がかかってしまいます。
オンボーディングプロセスの質を上げることには、エンゲージメントのレベルアップ、仕事を覚える時間の短縮、離職率の低下など、いくつかの利点があります。Brandon Hall Groupの調査によると、オンボーディングプロセスをしっかり行うことで、新入社員の定着率が82%向上し、生産性が70%以上向上することが分かっています。4
解決策: 管理職やリーダーは、オンボーディングプロセスをハイブリッド環境で機能させるための新しい方法を見つける必要があります。1対1の自己紹介によって個人的なつながりを重視し、コラボレーションとフィードバックの文化を築き、新入社員が仕事以外のチャットやアクティビティに参加することを奨励しましょう。オンボーディングはマネージャーだけの仕事ではないので、チーム全体を巻き込み、壁をなくし、初日から強いつながりを構築するのが得策です。
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