苦労が実を結び、理想的な候補者を採用することができました。さて、ここからが正念場です。新入社員に会社に溶け込んでもらうには、オンボーディングを適切に実施することが非常に重要です。

適切なオンボーディングによって、新入社員への期待を明確に示し、会社の価値を深く理解してもらい、業務プロセスを学習しやすくなります。つまり、求められている業務課題にすぐ取り組めるようになるのです。

変化する労働力

仕事の世界は進化しています。2020年までに、労働力の50%をミレニアル世代が占めると見込まれています。この新たな世界では、社員はエンパワーメントを求め、インパクトを与えたいと考えます。また、使用するツールや組織とやり取りする方法について、これまでとは違う期待を抱いています。オープンさと透明性を当然のこととみなし、ビジネスリーダーとは気軽に双方向の対話ができるものと信じて疑いません。

こうした期待に、多くの組織が後れを取っています。40%の雇用主が、新入社員が新たな業務を始めるにあたり、必要最低限のサポートさえ提供できていません。ある調査によれば、43%の企業が、基本的な勤務体制を整えツールを準備するまでに1週間以上かかっているということです。

これらの基本を誤ると、高い代償払う羽目になるかもしれません。約4分の1の組織で、新規採用者が入社後1年以内に退職しています。ただしこの問題は、オフィスワーカーにノートパソコンを用意したり、倉庫の作業員に適切なツールを提供したりすることだけで対応できるものではありません。情報にアクセスしやすくし、コミュニティを作り、意義のある仕事をするための安全な環境を提供することが不可欠です。

そして、そのためにWorkplace by Facebookを活用する方法を以下にご紹介します。

Workplaceグループを活用した「プレオンボーディング」

新入社員が組織や社風になじむまでには、時間がかかることがあります。Workplaceを使用すれば、新入社員が仕事に就く前から、Workplaceグループを使用してオリエンテーション情報を共有し、書類を作成する必要性を大幅に減らすことができます。

まず、「会社間グループ」のタイプを選択して、採用予定者または新入社員のグループを作成し、個人メールを使って対象者を追加します。

新入社員をグループに迎えたら、プレオンボーディングのトレーニングやリソースに関連するファイルやリンクの場所を提示しましょう。会社の価値観について学び、「1日目に期待されること」という資料を読むように指示します。

固定された投稿を利用して重要な情報を提示

また、いち早く仕事に慣れてもらうために欠かせない重要な情報を、固定された投稿を通して伝えることもできます。新入社員の受信箱の最上部にスレッドを固定しておくと、新入社員が状況に応じて簡単にスレッドをチェックすることができるようになります。

勤務初日のオンボーディングにWorkplaceを活用

新入社員をWorkplaceの新入社員オンボーディンググループに迎え入れることで、いち早く仕事に慣れてもらうことができます。適切なトレーニングやリソースを共有したり、すぐに他の社員と交流してつながりを築けるよう、Workplaceのソーシャル機能を紹介したりしましょう。

組織図では、個人のプロフィールやチームの情報をすばやく検索できるため、所在地、連絡先、マネージャ、チーム構成に加え、毎日のスケジュールまで確認できます。

ここで、いくつかのアドバイスをご紹介します。

Workplaceを活用してメンターに新入社員を紹介

職場でのメンタリングを実施することで、新入社員の育成に力を入れているということをアピールできます。すでに長期にわたり働いている社員たちも、自分が尊敬する上級社員からアイデアを共有してもらったり、新しいタスクについて指導してもらったりすることができます。

メンタリングは、オンラインで実施した場合でも、対面と同じ効果を得ることができます。非公開のWorkplaceグループを作成することで、メンターとメンティーが安心して関係を築ける環境を提供できます。

また、CortadoをWorkplaceと連携することで、キャリアに対する関心や目標に応じた社員同士のマッチングがはるかに簡単になります。

ボットを使用してパーソナライズされたオンボーディングを提供

Price Waterhouse CoopersによるBoarding PassやThe Bot PlatformによるNew starter botのようなボットを使用することで、新入社員の学習速度を高めるとともに、各社員に合わせたユニークな体験を提供できます。これらのボットをWorkplaceチャットに連携し、社員が質問を入力できるようにします。

これは、WiFiパスワードやプリンタ番号など、職場でよくある質問を対象としています。ボットが関連するデータベースにアクセスし、回答を取得してくれるので、新入社員は重要な仕事に取りかかることができます。

オンボーディングツールキットのクイックガイド

グループ

グループを利用することで、新入社員が入社初日からつながりを築けるようにしたり、HRチームと他の部署との距離を縮めたりすることができます。新入社員トレーニングデッキを共有し、ウェルカム投稿で社員を紹介し、最初から有意義な仕事ができるようサポートします。

ライブ動画

Workplaceでライブ動画を配信することで、採用チームは新入社員に親しみやすさを感じてもらうことができます。チームグループでライブ配信し、新しい参加者を歓迎し、役割、経験、個人的なストーリーに関する情報を共有するよう、リーダーに働きかけましょう。

組織図

組織図では、個人のプロフィールやチームの情報をすばやく検索できるため、所在地、連絡先、マネージャ、チーム構成に加え、毎日のスケジュールまで確認できます。操作が面倒なら、名前にマウスを重ねるだけで、クリックしなくても多くの情報を確認できます。

ボット

負担の大きなプロセスを自動化してオンボーディングをより楽しくします。Workplaceチャットでボットを使用することで、チームの新メンバーが、WiFiパスワードやプリンター番号といった日常的な質問に対する有益な回答を見つけることができるようになります。

著者について: Sameer Chowdhriは、Workplace for HRのグローバルリーダーです。人事畑で培った20年の経験をもとに、Workplaceを利用するデジタルHRのエキスパートに対し、文化的な変革と仕事の未来について助言し、従業員体験に人間味を与えています。

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