生産性管理とは何か
世界が新しい生活様式や働き方に適応する中、企業のマネージャは、生産性管理とは何なのか、生産性を促進するものは何なのか、どのように生産性を評価すればよいのかを知りたいと考えています。
生産性管理は、社員やチームの生産性を高めるのに役立つスキルセットです。
また、人材管理で重要な役割を果たすものであり、リーダーは、インセンティブ、目標、育成、コミュニケーションに関連した手法を活用して、社員やチームの生産性向上を支援します。
フロントラインワーカーの生産性を高めるためには
フロントライン社員こそが、優れた顧客体験を実現できます。ただしそれは、そうした社員のつながりを築くとともにサポートを提供した場合に限ります。チェックリストをダウンロードして、その方法をご覧ください。
マネジメントが生産性に及ぼす影響
マネージャは、チームの生産性の向上と維持に重要な役割を担っています。ただし、社員にプレッシャーを与えたり、仕事のスピードを上げるよう求めたりすれば済むわけではありません。
Gallupの調査によれば、社員エンゲージメントのばらつきの70%はマネジメントに起因しています。優れたマネージャは、各チームメンバーのスキル、強み、課題を認識し、各メンバーと協力して彼らの力を最大限に引き出そうとします。
常識的に考えて、組織は社員の専門性や経験値を超える要求を押し付けるのではなく、社員の貢献を評価して見返りを提供する必要があります。マネージャの役割は、いわばコーチとして、社員が自分の強みを理解し、仕事上の目標に向かって取り組めるよう支援することなのです。
また、チームのストレスレベルやメンタルヘルスに気を配り、必要に応じて必要なときに支援策を講じるなどの注意義務を果たす必要もあります。
優れたマネージャは、次のような方法で生産性の向上を支援します。
目標の設定
目標が適切であるかを判断するために以前から使われているのが、「SMART」の法則です。これは、「Specific」（具体的か）、「Measurable」（測定可能か）、「Achievable」（達成可能か）「Relevant」（ビジネスに関連しているか）「Time-based」（期限が明確か）の5つの要素で構成されます。目標がこれらの要素をすべて満たしていれば、社員は自信を持って目標に取り組めるようになり、目標を達成したときにはそのことを認識できるようになります。
責任の委譲
信頼はチームが成功を達成するために不可欠な要素です。マネージャは、各チームメンバーの強みやスキルに合わせてチームの責任を配分することで、より戦略的な業務に自分の時間を費やし、部下に権限と成長の機会を提供できるようになります。
コミュニケーション
チームが効率よく仕事をするには、メンバー同士が密接につながってコラボレーションできることが必要です。ロックダウン後に多くの人がリモートで勤務する状況では特に、チームメンバー、マネージャ、部下の間のコミュニケーションが欠かせないものとなっています。
社員へのフィードバックの提供
優れたマネージャは社員の姿を映し出す存在として、社員の成長と次に進むべき道を示します。チームメンバーが成長を続けやすくするため、マネージャは具体的で行動につながるフィードバックを定期的に提供する必要があります。
職場での生産性管理
テクノロジーを使えば、職場での生産性管理を向上させ、リモートワークでも社員が効率よく働けるようにすることができます。しかし、社員を細かく管理したり監視したりするためにテクノロジーを使うのは、逆効果になる可能性が高いので注意してください。
キーロガーや画面録画ソフトなどのテクノロジーを使えば、社員が何をしているのかが手に取るようにわかるかもしれません。しかし同時に、侵入された感覚や信用されていない感覚を社員にもたらし、結果として社員のやる気を失わせる可能性もあります。
生産性のトラッキングについて最も重要なデータは、チームのアウトプットを労働時間と照合しながら追跡しやすくするデータです。収集する価値があるのは、実用的で役に立つ情報に限られます。
生産性管理に関する専門家からのアドバイス
すでに説明した生産性管理の一般的な原則に加えて、特定のツールや手法を導入することで、チームの仕事の効率を上げ、高い生産性を維持することができます。
1.タイムトラッキング
毎日、チームメンバーはそれぞれの仕事に費やした時間をトラッキングできます。このデータを利用することで、マネージャは現在の生産性レベルを把握し、最適化が必要な場所を確認しやすくなります。
2.ダッシュボード
ダッシュボードにはチームの全体的な生産性が表示されるため、管理者は傾向やパターンを把握できます。例えば、チームが管理業務のルーティン作業に多くの時間を費やしている場合は、自動化ソリューションでその問題を解決できる可能性があります。
3.報告の機会
対面でもライブ動画でも、報告の機会を毎日設けることで、チームが足並みを揃えて日々の目標を達成したり、各メンバーがまず取り組むべき業務を把握したりするのを支援できます。また、マネージャが対処すべき問題を前もって把握できるようになります。
4.チームのToDoリスト
ToDoリストを共有することで、チームのメンバーは自分の仕事をより全体的な視点で捉えることが、チームは各メンバーの作業量、スキル、経験に合った仕事を割り振ることが可能になります。リモートワークの場合は、オンライン掲示板を利用するのが有効です。
5.定期的なチェックインミーティング
仕事の量が多くなると、マネージャと社員のミーティングを後回しにしたり、忘れてしまったりすることがあります。特に話し合うことがない場合でも、定期的に1対1のミーティングを設定することで、チームメンバーとマネージャとのコミュニケーションやフィードバックのやり取りがしやすくなります。
6.構造化されたフィードバックプロセス
フィードバックの明確な枠組みを用意することで、すべての社員が自分のパフォーマンスや成長目標を確実に把握しやすくなります。
7.建設的なフィードバック
フィードバックは常に具体的で、改善に向けて社員がとれる行動に結び付いたものである必要があります。同時に、低いパフォーマンスに関する話は、個人的な問題や仕事上の問題が要因となっている可能性を考え、共感をもって行う必要があります。
8.インセンティブと評価
称賛、昇進、業績に応じたボーナスなど、報酬や評価を与えることで、成果を上げたいというチームメンバーのモチベーションを高めることができます。最近のある調査では、78%の社員がもっと的確に評価されれば、さらにやる気が出ると回答しています。
生産性のタイプ
従来、生産性はインプットとアウトプットの関係として捉えられてきました。しかし、それ以外の考え方もあります。
個人の生産性
睡眠時間や食事、自信の強さ、サポートを得られているという感覚など、ライフスタイルや心理的な要因は、どれも個人の生産性に影響を与えます。個人の性格や働き方も同様です。
チームの生産性
チーム全体の生産性は、各メンバーがどれほど生産性を高められるかによって決まりますが、その意味は誰にとっても同じではありません。経験豊富なマネージャは、社員一人ひとりがコミュニケーションやコラボレーションを行い、その人なりのスキルや個性に応じた成果を生み出せる環境を作ることができます。
部分生産性と全要素生産性
生産性をさらに詳しく理解するために、生産性を構成する要素に目を向けてみましょう。それには以下が含まれます。
- 労働生産性は、1人当たりのアウトプットの効率を示します。
- 資本生産性は、道具や設備などの物理的なインプットと、商品やサービスなどのアウトプットの比率で表されます。
- 材料生産性は、コンクリートや水などの消耗材料に対する生産量です。
- 全要素生産性は、多要素生産性とも呼ばれるもので、一度に複数のインプットを対象とします。
複数の要素を追跡するのは大変な作業です。しかし、労働生産性、資本生産性、材料生産性のような目に見える指標を測定することで、生産性管理のような目に見えないインプットが果たす役割を理解できるようになります。より多くのインプットを考慮することで、知識の蓄積や効率的な管理手法の活用など、測定困難な要素が把握しやすくなるのです。
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