生産性の向上に役立つアドバイス
ここで紹介する25の方法を参考にして、全般的な生産性を高め、メールによる時間の浪費を防ぎ、生産性プランニングツールを最大限に活用しましょう。
社員とチームの生産性向上に役立つ10のアドバイス
1. 忘れずに「理由」を説明する
タスクの背景を説明すると、タスクに対処するチームの意欲を高めることができます。それぞれの作業がプロジェクトにどのような影響を及ぼすか、会社や顧客にどのようなメリットを与えるか、個々のチームメンバーの成長にどのようにプラスになるかを知らせましょう。状況をより詳しく把握していると感じることで、チームが仕事に取りかかる意欲が高まります。
2. ミーティングを予約する前にもう一度よく考える
ミーティングで浪費される時間については、恐るべき統計があります。少しだけご紹介すると、社員の67%が、ミーティングが多すぎるとベストの仕事ができなくなると答え、米国の専門家の68%がまとまりのないミーティングは時間の無駄だと述べています。そこで、まずは本当に必要なとき以外はミーティングを行わないでください。ミーティングを行う際は、スケジュールをあらかじめ決め、計画を立てておき、出席する必要がない人は招待しないようにします。最後に、全員が今後のステップのリストを持ち帰れるようにします。ミーティングの効果を高めるその他のアドバイスについては、効果的なミーティング戦略をご覧ください。
Workplaceを使って業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
3. 時間管理を改善する
効率的な計画を立てると、1日を最大限に活用できるだけでなく、山積みになった仕事から生み出されたストレスのせいで生産性が低下することが少なくなります。つまり、チームメンバーがリモートで作業している場合は、時間を適切に管理することがより一層重要になります。勤務時間を管理できていないと、境界があいまいになり、ワークライフバランスが崩れ、生産性が低下しやすくなります。こちらで紹介している時間管理のテクニックを参考にして、時間管理を改善しましょう。
4. チームを評価して報酬を与える
優れた仕事に報酬を与えることとチームの生産性には関連があります。社員がそう思っているのは間違いありません。ある調査によると、労働者の78%が評価によって生産性が向上すると答えています。リモートワークやハイブリッドワークへの移行に伴い、例えば、部下をランチに連れて行けないといったように報酬と評価も変化せざるを得なくなりましたが、その重要性は変わっていません。組織は、コミュニケーションプラットフォームを利用することによって、チーム全体への通知の中で業績を評価したり、リモートワーカーやフロントラインワーカーにクーポンやギフトなどの報酬を送ったりすることができます。
5. 短い休憩を頻繁に取るよう促す
プレゼンティーイズム(長時間働くこと)は生産性を向上させません。それどころか、何時間も続けて働き続けると、急速に燃え尽き症候群に陥る恐れがあります。しかし、定期的にデスクや作業スペースから離れることで、リフレッシュして頭をすっきりさせることができます。また、特に在宅勤務のデスクワーカーが直面しやすい筋骨格系の問題も予防できます。決まった時間に昼休みを設定することで、チームも休息できます。これを自分のポリシーにして、チームメンバーに定期的に注意喚起する方法を見つけましょう。
6. 可能なことは自動化する
テクノロジーは、かつてないほど効率的で簡単に利用できるようになりました。それなのに、なぜ人工知能や自動化ソフトウェアで処理できるタスクに時間をとられているのでしょうか。今、ほんの少し自動化に投資することで、時間とリソースを節約できる可能性があるのです。そうなればチームメンバーは、より興味深く有益でやりがいのある業務に集中できるようになります。
7. 効率的に仕事を任せたり、協力して作業する
チーム内の仕事の配分に偏りがあるなら、今こそバランスを取り直すタイミングです。チームメンバーの仕事量を把握できるようにし、メンバーが必要だと思うタイミングでタスクを他の人に任せられるようにしましょう。ご自分の業務を他の人に任せることで、その前例も作っておきます。こうすると、個人の生産性が向上するだけでなく、他のチームメンバーの生産性や協調性も高めることができます。
8. チームメンバーとの定期的な状況確認を計画する
リモートワークやハイブリッドワークには多くの利点がありますが、比較的に孤立した状態が長く続くと、社員は職場で交流する機会を失う可能性があります。幸いなことに、直接会えなくてもチームメンバーと連絡を取り合う方法はたくさんあります。1対1またはグループで最新情報を共有する時間を毎週定期的に予約しましょう。メンバーがつながりを感じられるようにすることは、生産性の向上に非常に役立つ可能性があります。
9. 各期間の終了時に成果を評価し、それを上回る目標を設定する
現在の生産性レベルを知らなければ、生産性を高めようとしても無意味です。価値を生み出すために費やした時間をトラッキングすることによってアウトプットやパフォーマンスを測定する方法を検討し、業務の進行中にチームメンバーが直面した課題を把握しましょう。その後、次の業務サイクルでそれらの課題に取り組んでみて、パフォーマンスが向上するかどうかを確認します。
10. 生産性向上ツールやプランナーを活用する
スマートフォンのアプリやオンラインのコラボレーションプラットフォームなど、生産性向上ツールやプランナーは大きな進歩を遂げています。リモートワークやハイブリッドワークの増加を考えると、それらの人気は高まっていきそうです。あらゆるビジネスに適したさまざまな生産性向上ツールがありますので、少し時間をかけて自分にあったものを探してみてはいかがでしょうか。
メールの管理に役立つ9つのアドバイス
ビジネスでのインスタントメッセージの利用は増えてはいるものの、依然としてメールが一般的に利用されています。これは、現代の職場において、生産性に関わる最も大きな課題の1つでもあります。平均的なオフィスワーカーは、1日に120通を超えるメールを受信します。1通読むのに1分かかるとすると、メールを読むだけで1日に約2時間を費やすことになります。
これに対処するには、まず、送信するメールの数を減らし(質を高め)ます。次に、メールの処理を効率化します。ここでは、ビジネスコミュニケーションの組み合わせやメールの習慣を改善するために組織が実行できる方法をいくつかご紹介します。
1. コミュニケーションに合わせてチャネルを変える
チームメンバーに何かのお礼を伝えたい、社内プロジェクトの情報を入手したい、ジョークを言いたいといった場合には、メールを使わないようにします。インスタントメッセージやプロジェクトグループを設定して、自分と相手の受信箱がいっぱいにならないようにしましょう。
2. メールに返信する時間帯を決める
メールに対処する方法の1つは、決まった時間帯にしか見ないことです。朝一番と昼食後が理想的です。遅い時間に届いたメールはいったん保留にし、次の日に返信してもよいでしょう。このようにメールの返信をまとめることで、より多くの時間を邪魔されずに仕事に割くことができます。また、受信箱の管理を徹底するには、メールの受信時間を設定します。
3. 必要のないときはメールによるお知らせの受信をオフにする
中断せずに作業しなければならないことがわかっている場合は、メールによるお知らせの受信を数時間オフにしてみましょう。こうすれば、あまり気が散らなくなります。また、不在メッセージを設定すると、あなたの手が空くまで返信を期待できないことが相手に伝わります。
4. 受信箱を整理する
メールを別々の受信箱にリダイレクトしましょう。こうすると、例えば顧客からのメールなど、返信が必要なメールと時間があるときに見ればよい営業やマーケティングのメールが選り分けられます。
5. 送信するメールの質を高める
自分が受け取りたいと思うメールを送りましょう。必ず件名を使用し、簡潔に記述して、相手に求める行動を最初に明確にします。
6. 切り上げる時間を決める
メールに返信する時間帯を設定しても、しょっちゅうその時間を過ぎているようでは意味がありません。そうならないようにするには、切り上げる時間を設定し、通知をオフにしてリラックスしましょう。
7. 長分のメールを書かない
いつの間にかメールが2段落を超えているようなら、電話をかけるかビデオ通話を行った方が簡単かもしれません。はるかに早くメッセージを伝えられるだけでなく、相手がすぐに返答できるため、全員の時間を節約できます。
8. 急ぎのメッセージに対処する
メールで急ぎの返信を求められたとしても、時間をかけてじっくり考える必要がある場合には、保留を求めるメールを送り、いつまでに完全な回答を返信できるかを伝えます。こうすると、いくらか考える時間ができます。
9. 連絡先を取捨選択する
受信したすべてのニュースレターやマーケティングメールに目を通し、今後は必要ないと思うものの配信を停止します。
生産性向上のためのデイリープランナーの使い方
生産性を測定して改善する最も簡単で効果的な方法の1つは、生産性向上のためのデイリープランナーを使用することです。
生産性向上のためのプランニングソフトウェアでは、締め切りの設定やタスクの割り当てなど、さまざまなことをより効率的に実行することができます。また、チームの足並みを揃え、共同で作業し、作業時間を最大化するのにも役立つため、より簡単、迅速かつ効率的に目標を達成することができます。
生産性向上プランニングツールを最大限に活用するために役立つアドバイスをいくつかご紹介します。
優れた生産性向上プランナーの最初の条件は、次のような情報が表示される優れたダッシュボードがあることです。
- チームのどのメンバーがどのタスクに取り組んでいるか
- 各人がタスクにかけるべき時間
- 各タスクの測定方法
- 承認責任者は誰か
- 計画中、進行中、完了済みの作業
各タスクに関連した重要なデータやファイルを保存する場所も必要です。最も重要なのは、チームの全員がダッシュボードにアクセスでき、プロジェクト全体の概要を把握できるようにすることです。
2. 1日の終わりにタスクを割り当て、翌日に開始できるようにする
全員がすぐに全力でタスクに取りかかれるようにしましょう。1日の終わりに、ワークフローの各タスクの進捗状況を確認し、翌朝チームが着手するタスクを割り当てます。そうすれば、全員が明確で実行可能なプランを立てることができます。
3. 各タスクの作業時間をトラッキングする
生産性を測定するには、各人が各タスクにどれだけ時間をかけているかを把握する必要があります。その方法の1つは、タイムシートソフトウェアを使用して、チームメンバーが自分の作業時間をトラッキングできるようにすることです。この方法が機能するには、メンバーが正直であることが必要です。そのため、これは監視のためでも、時間中ずっと働くことを期待しているためでもなく、各作業にかかる時間を明確に把握したいだけだとはっきり伝えましょう。
4. 作業に着手するために必要なものがすべて揃っているようにする
生産性向上プランナーの中には、各作業にドキュメントを添付できるものもあります。そうしたプランナーを利用すると、すぐに作業を始めることができ、重要な情報を見逃すこともなくなります。
5. 各タスクにチェックマークを付けながら仕事を進める
チームが完了したタスクとその所要時間を、常に正確にカウントすることが重要です。タイムトラッキングソフトウェアは、チームの仕事が時間どおりに完了したか、予想よりも時間がかかったか、予想よりも早く完了したかなどを可視化するのに役立ちます。
学んだことを活かして最適化する
ワークフローの概要を明確にすると、生産性を向上させるチャンスを見つけやすくなります。生産性が低くなりがちなタスクが見つかったら、さらなるトレーニングや、テクノロジーへの投資のチャンスがわかります。また例えば、タスクを完了させるのに必要なリソースがないと社員が常に感じている場合には、指示のずれがあるのかもしれません。最適化が必要なタスクを知ることが、組織全体の生産性を高めるための最初のステップです。
生産性を測定して改善する方法
生産性の測定と改善に頭を悩ませる必要はありません。シンプルな3段階の戦略でアプローチすれば、はるかに対応しやすくなります。
生産性を測定する
最も重要なステップは、ダッシュボードを構築または購入することです。これにより、チーム内で進行しているタスクの数や各タスクの所要時間、また完了後には、予測値と測定値の比較から判断される各作業の収益性などをすばやく可視化できるはずです。次の段階になると、このデータが不可欠であることがわかります。
生産性を改善する
ダッシュボードでは、所要時間が予測を超えた作業が表示され、改善の余地がある要素がすぐにわかる必要があります。生産性低下の原因は即座にわかることもありますが、すぐに答えが見つからない場合には次のような質問に答えてみましょう。
- チームメンバーに適切なタスクを割り当てているか。
- 関与しているチームメンバーの数に対して仕事量は適切か。
- 作業は公平に配分されているか。
- 使用しているテクノロジーは最新で、タスクに適しているか。チームメンバーは使い方を理解しているか。
- チームメンバーにトレーニングや復習用のコースは必要か。
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生産性を最適化する
改善点を特定できても、そこで終わりではありません。生産性の最適化は絶え間なく続くプロセスです。それが大きいものでも小さいものでも、修正のたびにビジネスにメリットがもたらされます。業界のトレンドを把握し、必要なときに調整できるように準備して、組織の生産性を向上させるテクノロジーを常にチェックしましょう。
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