知識の移転: 概要とその方法
貴重な組織の知識も、適切なプロセスがなければ永遠に失われてしまうかもしれません。知識の移転について理解を深め、効果的に行う方法をご紹介します。
知識の移転とは？
知識の移転とは、問題解決や効率の向上、チームコラボレーションの促進を目的として、社内で情報や専門知識を共有したり広く公表したりすることです。
ビジネスにおいては、貴重な社内情報、知見、スキルを、ある部署から別の部署へとどうやって広げるか、ということです。実務上は、そうした情報を整理する方法や、関連性の高い情報にアクセスできるようにする方法、適切なタイミングで適切な人に届ける方法を考え出すことです。
社員への効果的な知識の移転は重要ですが、組織の知識を社内に行き渡らせ続けることは継続的なプロセスです。ここでは、知識の移転が企業にとって重要である理由と、雇用サイクル全体で知識の移転を効果的に継続する方法について説明します。
知識の移転が重要な理由
知識の移転により、知見や専門知識が社内で保持および共有され、社員の退職によって失われないようになるため、継続性というメリットがもたらされます。貴重な情報は、1人の社員の中で保持されるものではなく、さまざまな部署によって利用され、理解されるものであり、コラボレーションに基づいて構築されるものです。
知識の移転システムは、社員が必要な情報にすぐにアクセスできるようにすることで、効率性と生産性を高めることがでます。これは、より柔軟性の高いリモートワークに移行していく中で特に重要です。
知識の移転システムを利用すると、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかという経験をチームで共有できます。そのため、社員は共同作業の中で互いの成功や誤りから学ぶことができます。また、異なるスキルセットや幅広いアイデアや視点を持つチームに問題や機会を開放することで、より優れたイノベーションを促進することもできます。
知識の移転を通じて、社員は専門知識を向上させる職場環境を得ることができます。また、社員がチームメイトの成功を分かち合うだけでなく、自分自身の価値や専門性にやりがいを感じることを奨励することは、従業員エンゲージメントの向上につながります。
知識の移転の例
ここでは、雇用サイクルのあらゆる段階で効果的な知識移転手法を実践するためのノウハウをご紹介します。
入社時
オンボーディング: 会社の知識を伝えることは、入社後のプロセスとして重要なことです。また、チームの各メンバーは、新入社員とある程度の時間、共に過ごし、自分たちの仕事を説明したり目の前でやって見せたりする必要があります。たとえ直接一緒に仕事をする関係にないとしても、これは変わりません。
新入社員をさまざまな部署に紹介し、そこで過ごす時間を確保しましょう。こうすることで、その人は社内での業務の進め方など、一通りのことを知ることができます。
メンター制度の導入: 新入社員一人ひとりにメンターをつけることも、知識の継承においては有効な方法です。非公式な形でこれを行うならば、先輩社員に一定の時間新入社員が張り付いて働きぶりを観察してもらう、ジョブシャドウイングの形をとることが多いでしょうし、メンター制度を正式に導入している場合は、その一環として行うこともできます。
他の社員と一緒に仕事を進める時
研修と能力開発: 効果的な研修と能力開発プログラムは、スタッフの採用や維持に役立つだけでなく、組織内の知識の流れにも貢献します。
先輩が後輩を育てるなど社内のノウハウを活用するほか、外部の専門家を活用し、研修を通じて新しい知識やノウハウを社内に取り入れましょう。
学びの共有: 組織の知識がサイロ化するのを防ぐために、組織内で共有する文化を醸成しましょう。自分が取り組んできたことをお互いに発表する会を開催しましょう。
あるいは、組織の知識の共有と検索を容易にするコラボレーションツールを使用します。例えば、Workplaceグループは、個人やチームがドキュメントを共有し、ファイル上でコラボレーションしたり、プロジェクトドキュメントを保存したりするための共有スペースです。
文書化: 誰かの頭の中にある知識を、組織で共有することはできません。プロセスや方法、学習内容を文書にまとめ、必要な人がアクセスできるようにするために、何らかの知識管理システムを検討する必要があります。
退職時
退職プロセス: 従業員の退職時も、知識が組織から失われかねない、最も危険な時期です。社員が重要な情報を共有できるように、正式なプロセスを設定しましょう。
そして、コラボレーションプラットフォームは、人々がそれを必要とする限り、この知識の安全な保管場所として機能することを忘れないでください。プラットフォームを使えば、新たなメンバーは、苦労して得た組織の知識をすぐに活用することが可能になります。
効果的な知識の移転プロセスを構築する方法
ここでは、社内に効果的な知識の移転プロセスを構築するステップをご紹介します。
情報を収集する
まず、自社にとって重要なアイデア、ベストプラクティス、プロセス、テクノロジーに関する重要な情報を収集する必要があります。知識収集プロセスには、社員にも参加してもらいましょう。
共有範囲を検討する
その情報を誰と共有するのかや、その共有範囲に情報を最適な形で提供するにはどうすればよいかを考えます。わかりやすく使いやすいフォーマットを選びましょう。
情報を整理する
社員が役立つ情報を見つけられるようにする必要があります。キーワードやタグ、ラベルを使ってドキュメントを分類し、アクセスしやすくしましょう。
情報を配布する
知識の移転には、メンタリング、シャドウイング、実地トレーニング、文書化など、さまざまな手法があります。共有したい知識に最適な方法を見つけましょう。
コラボレーションを促進する
チームがリモートワークをしているときは、情報の共有を促進するコラボレーションツールを使うよう社員に奨励しましょう。
知識の構築を継続する
学習は生涯続くと言われますが、それはビジネスにも当てはまります。ワークショップやトレーニング、業界の専門家による講演は、スタッフの専門知識の向上を促し、ビジネスを革新的で活気あるものに保つのに役立ちます。
構造化されたアプローチを構築する
知識の移転プロセスの明確な目標とスケジュールを設定し、それがビジネスにどのような影響を与えているかをモニタリングするための適切なベンチマークを決めましょう。
知識の移転プロセスが滞りなく適応的に行われるよう、社員に新しいアイデアやソリューション、テクノロジーについて提案するよう促しましょう。
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