新型コロナウイルス感染症流行下でWorkplaceを利用して社員とのつながりを維持する
テクノロジーを活用することで、働いている場所を問わず社員とのつながりを維持し、業務の混乱を最小限に抑えることができます。
テクノロジーを活用することで、働いている場所を問わず社員とのつながりを維持し、業務の混乱を最小限に抑えることができます。
新型コロナウイルス感染症が発生したことで、世界中の人々が安全と健康でいられるように皆が注力しています。Facebookや他の多くの企業では、このことが危機的状況下でのコミュニケーション方法の見直しにつながり、社員がリモートで作業しながらコラボレーションできるようになったり、影響を受けている地域の社員が直接会うことを一時的に控えるようになったり、世界中のあらゆる場所で働く社員に情報や返信をタイムリーに提供できるようになったりしています。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
職場では、テクノロジーによって、働いている場所を問わず社員(特にリモート勤務や在宅勤務の社員)とのつながりを維持することで、業務の混乱を最小限に抑えることができます。このような先の見えない時代に社員の安全を守りながら予測不可能な状況を乗り切るには、コミュニケーションが鍵となります。
緊急時に社員同士のつながりを維持するためのベストプラクティス
全社規模のコラボレーションツールを利用すれば、緊急時に最新情報をすぐに社員に届けることができます。ただし、特に社員が世界中に物理的に分散しているような場合には、現場からの最新情報を受け取る双方向コミュニケーションも同様に重要となります。カスタマーサクセスチームでは、災害時に利用できるWorkplaceの重要な機能やお客様の事例から学んだベストプラクティスをまとめています。
- 公開のデフォルトグループを作成し、毎日の最新情報と安全に関する推奨事項の情報源を一元化し、重要度が高いそれらの最新情報を「重要」に指定して全員に効果的に届くようにしましょう。これは、ベトナムの金融サービスプロバイダーであるVietCreditが取っている戦略です。同社では、これまでに16件の新型コロナウイルス感染が報告されています。「Workplaceでデフォルトグループを設定し、全社員を追加しました」と、社内コミュニケーション責任者のTien Nguyen Hoang Nhat氏は述べています。「個人のデバイスは1日に4回消毒する、パーティや催し物への参加は避けるなど、ウイルスの予防法に関する明確な指示を記載した投稿をグループのトップに固定しています。情報がより効果的に伝わり、関心を持ってもらえるように写真も利用しました」。
VietCreditはWorkplaceグループを利用して重要な情報をシェア
- 動画を活用して、情報やアドバイスの訴求力を高めましょう。「Workplaceは、新型コロナウイルスの感染が拡大する中で、コミュニケーションツールとして大変役立っています」と、アメリカの大手保険会社Sun Lifeのアジア地区コミュニケーション担当シニアマネージャのLindsay Devereux氏は言います。「当社では『重要』に指定する機能を利用して、対象地域の社員に伝える重要なお知らせへの関心を高めてトラッキングしています。また、動画を使って衛生に関するアドバイスをシェアすることもできました。実際に顔を合わせることができない社員同士がWorkplaceを利用してバーチャルにつながり、情報をシェアするため、投稿数が増加しています」。
Sun LifeのWorkplaceに投稿された衛生に関するアドバイスをシェアする動画の静止画像
- 経営陣がライブ動画を配信して保証とサポートを提供するよう促しましょう。最近、オーストラリアを拠点とする2社のお客様Taronga ZooとAmbulance Victoriaは、広範囲に及ぶ山火事の危機の中、Workplaceを使って全社員にライブで最新情報をシェアしました。
- WorkplaceチャットやPortalによる多機能なビデオ通話を活用して、リモートワーク(在宅など)を可能にします。
- 移動や大きなグループでの集まりを避けて、質を犠牲にせずに学習と人材開発に取り組めるように、オンライントレーニングコースやOculusを使用したVRトレーニングコースを受講するよう社員に奨励しましょう。
- 会社間グループ(MCG)を利用すると、自社の社員だけでなく協力関係にあるすべてのパートナーと顧客にまでリモートワーク機能を拡張することができます。Facebookでは、MCGやビデオ通話を利用して、緊密に連携している何千社ものパートナーと調整・協力することを社員に奨励しています。
- 企業の固有ニーズに合わせた魅力的なボットを作成できるいくつかの連携機能もご用意しています。例えば、シンガポールを拠点とするScoot Airlinesでは、WorkplaceチャットをPreppと組み合わせて使用し、特定の国に出張するリスクの高い社員から数名を選び、ボット経由で毎日アンケートを送信しています。社員は、それらのメッセージで安全や健康の状態をチェックしていますが、返信率はほぼ100%です。「Preppを利用することで、特に過去14日間にイタリア、韓国、日本に出張した社員など、より『リスクの高い』社員を見つけ出すことができました」とScoot Airlinesは述べています。「PreppとWorkplaceチャットを活用することで、そのような社員を特定するだけでなく、外出自粛の通知を出してウイルスの拡散を防ぐこともできます」。
- セーフティチェック(災害時安否確認機能)を使うと、社員が無事を報告することができます。例えばDelta Airlinesでは、昨年の米国のハリケーンシーズンに、影響を受けたスタッフがWorkplaceのセーフティチェック機能を使って無事を報告し、危険な状況から抜け出したことを勤務先に知らせることができました。
Facebookでは社員の安全を守るためにWorkplaceをどのように活用しているか
弊社自身、グローバルな企業として、社員の安全と健康を維持し、情報を提供し続けるためにWorkplaceを積極的に活用しています。弊社が全社規模でスタッフに推奨していることをいくつかご紹介します。
- 社員が違和感なく利用でき、かつチェックすると思われるチャネルで、最新情報とガイダンスを定期的にシェアする。
全社に定期的に情報をシェアする
- 影響を受けた地域の社員に在宅勤務を奨励する。また、影響を受けた地域を最近訪れた社員がいる場合は、必要に応じて仕事の予定をキャンセルします。弊社は、F8を含む対面のグローバルカンファレンスをキャンセルし、現在、Workplaceのライブ動画を使ってオンラインサミットをライブ配信しています。
- 影響を受けた地域の社員がPortal版Workplace(弊社のスマートビデオ通話デバイス製品)を利用している場合は、Workplaceミーティングにリモートで参加するようすすめる。
- Portalにアクセスできない社員には、Workplaceチャットのビデオ会議の利用を推奨する。
- 全社規模のデフォルトグループに信頼できる単一の情報源を維持し、社員が最新情報を追うことができ、リーダーが情報をシェアするグループを絞り込めるようにする。
- 体調がすぐれない社員には、病院に行くか、必要に応じて回復するまで病気休暇を取るようすすめる。
- 施設スタッフや清掃スタッフと協力し、オフィスや作業スペースの清掃を強化する。
- よくある質問をシェアし、スタッフからのコメントや質問に回答する。
- 厳しい現状や困難な時期であることを認める共感的な投稿をシェアすることによって不安やストレスを最小限に抑える。
Workplace for Good: 緊急時のスタッフとの調整とコミュニケーション
非営利団体やNGOが世界中で危機管理やボランティアの調整など、さまざまな支援を行っていることを弊社は承知しています。そこで、世界中の非営利団体が予期せぬ緊急事態への対応に万全を期せるよう支援するため、Workplace for Goodプログラムを通じてWorkplaceへの無料アクセスを提供します。組織でご利用いただけば、チーム間のつながりの構築や、リモートワーカーや現場のボランティア間のコミュニケーションの調整に役立ちます。
「Workplaceのおかげで、新型コロナウイルス感染症の発生に関する重要な最新情報をリアルタイムでスタッフに伝えられます」と、世界保健機関(WHO)の内部コミュニケーション責任者であるCarey Kyer氏は述べています。「公衆衛生上の懸念が世界中で急速に高まる中、世界各地の職員とリアルタイムでコミュニケーションを取り、協力し、つながるという私たちのニーズにWorkplaceは確実に応えてくれます」。
「新型コロナウイルス感染症のWorkplaceグループは、WHOでフォロワーが2番目に多いグループです。世界中のスタッフが毎日のプレス発表やスタッフセミナーを見たり、リソースを見つけたりできるアクセスしやすいチャネルであると同時に、スタッフが質問をしたり、迅速なフィードバックを受け取ったりできるオープンフォーラムとしても機能しています」。
世界中でこの感染症発生の影響を受けたすべての方にお見舞いを申し上げます。弊社のテクノロジーが、より多くの人がウイルスにさらされるのを防ぐのに役立ち、この世界的な危機に良い影響を与えることができるよう願っています。
詳しくはこちら
新型コロナウイルス感染症流行下で社員とのつながりを維持するのにWorkplaceがどのように役立つかをご紹介します。こちらでガイドをダウンロードしてください。
Workplaceの利用を今すぐ開始する方法について、詳しくは弊社のウェブサイトをご覧ください。
