パンデミックのため、社員の優先順位に劇的な変化が生じています。プロモーション、キャリアのチャンス、オフィスへの近接性の重要度が、安全性、セキュリティ、職場の柔軟性といったことを上回るようになっています。組織が社員のエンゲージメント、福祉、定着率へのアプローチの仕方を変えなければならない時が来ており、そのすべての出発点となるのは社員の声です。

この動画では、ニューヨークタイムズ随一の筆者、また職場インテリジェンスの管理パートナーでもあるダン・ショーベル氏が、社員の声の重要性に関する知見、そしてリーダーやマネージャが協力して安全性や信頼に関する組織文化を生み出す方法について論じます。ぜひご覧ください。

社員の声とは、職場についてどう感じているか、そこで何が起きているかを知らせる場とチャンスを社員に提供することに関係したあらゆることを意味します。社員が声を上げるように励ますことは、社員、リーダー、マネージャの間にオープンな信頼関係を築く上で重要であり、社員が高く評価されていると感じるようにするのに役立ちます。

しかしそこで終わりではありません。社員に耳を傾けることに加えて組織は、社員の心配事に対してさらなる取り組みをしなければなりません。実際的なこの手順を踏まない限り、社員は「聞いてくれない」「軽んじられている」と感じ続けることになるでしょう。

「彼らの訴えに耳を傾けるだけでなく、実際に対処することが必要です」とダンは、Metaの職場グローバル経営幹部ソリューション責任者であるアビー・グートケルチ氏との対談の中で述べました。

「それについて何かすることができない場合は、なぜできないのかを明らかにする必要があります。これは本当に大きな影響を及ぼします。というのも、もちろん何でもかんでもできるわけではないとしても、その種の透明性とコミュニケーションは信頼を築く上で本当に重要だからです。」

社員の声を捕える方法

個人やグループで行われている会話を正確にかなりの量把握することは、組織全体での社員の声の真の姿を理解する上で重要です。1対1の場合と広い会社規模の場合の両方について、社員の声を促進しそのエンゲージメントを図るためのさまざまな方法のうちのごく一部を以下に示します。

パルスアンケート

パルスアンケートは、標準的な一連の質問を用意し、それを定期的に社員に送ることによる短いアンケートです。これは、社員の見方がどう移り変わっていくかを組織がモニターして、どんな分野が改善されているか、またどんな分野はアプローチの方法を変える必要がありそうかを見極めるのに役立ちます。

コラボレーションツール

ミーティング、メッセージ送受信、通話、情報照合を1つのアプリでできるチームコラボレーションツールは、社員が安心感を抱きつつマネージャやリーダーとコミュニケーションを取るスペースとして理想的です。またそれにより、どこからでも重要な会話ができるようになり、社員は、どこにいてもどこで仕事をしていても、気になることがあるとすぐに話すことができます。

1対1の連絡

フィードバックや心配事を大勢が参加するディスカッションの中で声で伝えるのが苦手な人もいます。社員やマネージャの間で1対1の連絡の機会が定期的にあれば、だれもがもっと個人的な方法で気持ちを伝えることのできる専用の時間と場所が確保されます。そのようなフィードバックは、現場マネージャが対応したり、もっと大勢の会話の中で持ち出したりすることができます。

クラウドソーシング

クラウドソーシングでは、草の根レベルで職場の状況を組織が理解できるよう、意見や情報を提出したり作業したりするよう社員に依頼します。クラウドソーシングの良い例は、アンケートやディスカッションによってすでに明らかになっている特定の問題に対応するため、ボランティアグループを設定することです。そのグループの人々は、社員の声に基づいて組織が解決策を見出すよう協力します。

社員の声を最大限に活用する6つの方法

社員の声を上げるよう励ますことは、パンデミック前よりもさらに大きな課題となっています。「分散型になると、人を無視するようになりがち」とダンが述べるとおりです。チームメンバーのデスクまで歩いて行って彼らの気持ちについて尋ねることができない場合、別の形でのコミュニケーションによって関係を築いて維持するため、もっとテクノロジーを活用しなければなりません。

社員の声を企業文化の重要な部分にしようとしているマネージャやリーダーにとっての黄金律として、当社では次のものを挙げています。

1. コミュニケーションを習慣にする

   社員が今感じていることについて定期的に会話するようにしてください。現場マネージャとのミーティングを1週間または2週間に1度設けることをぜひ試してみてください。それを社員の通常の予定に含めるようにします。それにより、重大な問題に発展してしまう前に心配事を伝えるスペースをだれもが持てるようになります。

2. 透明性を高める

   フィードバックのあらゆる部分にいちいち対応することはできないかもしれません。しかし、もし対応できない何らかの事情があるなら、その理由を必ず説明してください。社員に対してそのように正直で敬意を払う姿勢があれば、たとえ彼らの心配事にすぐ対処できない場合でも、フィードバックに耳を傾けておりそれを評価していることを示すのに役立ちます。

3. 時間枠を設定する

   心配事に対処することに同意したなら、いつ対処されると期待できるかを社員に伝えることが大切です。フィードバックをロードマップに入れるなら、社員が自分たちの心配など取り上げる気などないんだと思ってしまうのを防ぐことができ、今後も意思疎通を図るための信頼を築くことができます。

4. 会話をオープンにする

   ある社員が組織内の他の人に関係する心配事を打ち明ける場合、職場の残りの人たちにもその会話をオープンにしてください。みんなの声や意見を聞くことができれば、適切な解決先を見つけるのがずっと容易になります。

5. 公平な場にする

   UKGおよびWorkplace Intelligenceの調査によると、作業者のグループごとに、自分たちの声を聞いてもらえるかどうかに関する感じ方が異なることが分かりました。たとえば、若い作業者のほうがもっと年長の作業者に比べて組織から無視されていると感じる傾向にあります。

   それで、だれもが会話に参加できるような公平な場にすることが重要です。「だれもが自分の考えていることを伝えることができなければなりません。年齢によって違うようであってはなりません」とダンは言います。「23歳の人のアイディアのほうが62歳の人より良いことがあるのです。そのどちらも自分の見解や意見を伝えることができなければなりません。」

6. 内気だからといって問題を避けて通らない

   どんな組織も完璧ではありません。雇用者は、良いことだけでなく悪いことも自分のこととして捉える必要があるのです。つまり、改善できる場所を認識すること、また社員の間でより広範囲の会話を始められる場所を認識するということです。問題に他の人の注意を向ければ、社員が解決の一端を積極的に担うようになり、社員の信頼と敬意を勝ち得ることもできます。

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