国は違えども、コラボレーションツールがあればグローバルチームを結集できる

ビジネスコミュニケーション | 所要時間: 10分
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チームが世界中に点在していても、コラボレーションツールやコミュニケーションツールを戦略的に使用すれば、時差、文化、言語の壁を乗り越えられます。以下に、業務の能率を上げるための方法を3つ紹介します。

グローバル化した現代社会では、時差、文化、言語の壁は避けて通れません。従業員がどこにいてもプロジェクトで連携できるようにしたい組織にとっては、これが大きな課題になります。

「McKinseyは、グローバルなデジタルデータフローによってGDPが10年で2.8兆ドル押し上げられたと見積もっている」

McKinseyによれば、国際貿易と国際金融の「流れ」は2008年以降、停滞または低下しています。しかしそれでも、グローバリゼーションは止まっていません。その要因はデジタルな流れです。最新のレポート「Digital globalization: The new era of global flows」の中で、McKinseyは、グローバルなデジタルデータフローによってGDPがわずか10年で2.8兆ドル押し上げられたと見積もっています。これは、国際的なモノの貿易よりも影響が大きいことを示しています。

国境を越えたコミュニケーションを維持し、一丸となってビジネスゴールに向かうためには、ビジネス向けのコラボレーションツールが鍵になります。それも、コミュニケーションを継続して地理的な障壁を乗り越えることができる重要な各種ツールを備えたプラットフォームが必要です。

時差の問題に対処する

時差の問題に対処する

異国間で連携するうえでの1つ目のハードルは、時差です。勤務時間がチームメンバーごとに異なる可能性が高いでしょうし、それどころか勤務日もまったく違うということもあるでしょう。最悪の場合、全員の都合がつく時間がほんのわずかしかないということもありえます。

業務時間外でも近況アップデートやインスタントメッセージなら喜んでチェックするが、メールは「仕事」の範疇

この問題に対処するには、全員がコラボレーションスペースにいるべき時間帯を設定します。あるいは、ビジネス向けのコラボレーションツールの多くがモバイルに対応している点をうまく活用する手もあります。従業員の多くは、業務時間外であっても近況アップデートやインスタントメッセージならスマートフォンで喜んでチェックしてくれるからです。ただし、そうは言ってもメールや共有ドキュメントでの作業は仕事と捉えているようです。

どちらの方法を使う場合でも、各メンバーのタイムゾーンに配慮するのが得策です。チームのグループは、すべてのタイムゾーンに配慮できるように設定しましょう。そうすれば、チームのメンバー間で不適切な時間に誤ったメッセージを送ってしまって相手に嫌な思いをさせるということがなくなります。

言語の壁を越える

言語の壁を越える

言語の壁があると、異なる国にあるオフィス間でのコラボレーションが滞ってしまいかねません。言語の違いによってチームに分断が生じるのは何としても避けたいところです。チームのメンバーが公開の場で、ほかの人が分からない言語で「内輪」の会話をしてしまっていたら、それはコラボレーションの敗北を意味します。

チームのメンバーが公開の場で、ほかの人が分からない言語で会話をしてしまっていたら、それはコラボレーションの敗北

自動翻訳機能が組み込まれているWorkplaceなどのコラボレーションツールを使えば、従業員のコミュニケーションを継続させることができます。ワークグループやプロジェクトグループに特定の言語を割り当てることで、全員が関われるようにすることも可能です。使用言語を月ごとにローテーションして、全員に自分の第一言語を使う機会を与えるのもよいでしょう。

オーディエンスを知る

オーディエンスを知る

グローバルチームを率いるときは、コミュニケーションチャンネルを戦略的に使い、適切なメッセージを適切なタイミングで届ける方法を知っておくことが重要になります。例えば、情報によっては顔を合わせて伝えるのが最も効果的ということもあります。

従来型のツールで対処に苦労する明らかな時間的・地理的な問題の克服には、グループチャットでのリアルタイムビデオ通話を使うのが1つの方法です。これなら、重要なメッセージを必要なときに届け、ほかのチームメンバーにもそれに追従してもらうことができます。

文化的な差異にも注意が必要です。例えば、メールを朝一でチェックする人もいれば、メールを後回しにして退勤の直前にチェックする人、1日中いつでも返信してくれる人もいます。全員のチェックイン時間を決めておけば、仕事を振られたり、グループの近況アップデートで重要な伝達事項があったりするかもしれない時間帯をメンバーが把握できます。

グローバルチームをつなぐ適切なコラボレーションツールがなければ、国際的な基盤を活かすことはできない

デジタル化した世界では、たとえスモールビジネスであっても小規模ながら多国籍になることがありえます。しかし、グローバルチームをつなぐ適切なコラボレーションツールがなければ、その国際的な基盤を活かすことはできません。

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