クラウドコラボレーションとは何か、組織にどのようなメリットがあるのか
世界中に散らばるチームの共同作業を実現するために、クラウドベースのチームコラボレーションツールを使う企業が増えています。
最新の「State of the Cloud」レポートによると、81%の企業がマルチクラウド戦略を導入しており、パブリッククラウドとプライベートクラウドの両方が利用されています。
クラウドコレボレーションとは？
クラウドコラボレーションを活用すると、従業員が「クラウド上の」ライブドキュメントを同時に操作できます。つまり、インターネット接続を介して、どこからでもファイルにアクセスできます。
クラウドコラボレーションプロセスを開始するには、1人のユーザーがファイルやドキュメントを作成してから、チームのほかのメンバーにアクセス権を付与します。アクセス権があるユーザーは、ほかのユーザーがドキュメントを編集していたり、表示したりしていても、いつでもドキュメントに変更を加えることができます。追加した変更は保存および同期されるため、すべてのユーザーがいつでも(どこでも)同じバージョンのプロジェクトを表示できます。
Workplaceを使って業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
つまり、さまざまな場所にいる従業員やさまざまな分野にわたるチームがドキュメントを一緒に編集できます。ほかにも次のようなメリットあります。
メールの添付ファイルが不要になる
以前は、従業員がリモート勤務を行っている場合、プロジェクトに参加している各従業員に添付ファイルを別々にメール送信する必要がありました。そのため、バージョン管理が難しくなっていました。従業員は同じドキュメントのいくつかの異なるバージョンを持つことになり、プロジェクトの一部が紛失したり、同じ作業が複製されたりするなど、物事が複雑になっていました。
クラウドコレボレーションツールはファイルを1つの場所に保持することにより、このプロセスを簡素化します。従業員は、更新されたバージョンをチームメンバー全員に送信する必要なく、同じドキュメントを編集したり、レビューしたりできます。
ほかのチームメンバーと対等に参加する
リモートで働く一部の従業員が会話から疎外されているように感じる可能性があります。大抵の場合、それらの従業員は、情報の共有に関して、ほかの従業員と同じ機会が提供されていないと考えます。これは、チームの士気に悪影響を及ぼします。
クラウドコラボレーションツールを使用すると、すべての従業員がプロジェクトにアクセスして、独自の視点を提供したり、創造性を発揮したりできるようになります。また、非公式のオンラインミーティングでアイデアを共有することもできます。
リアルタイムでチームとして仕事をする
柔軟な働き方が普及するにつれて、従業員には、月曜日から金曜日まで、午前9時から午後5時まで働くという従来の勤務形態が求められなくなっています。チームはあらゆる時間帯に働くことができるほか、同じ国に滞在する必要さえなくなっています。編集内容や更新内容はリアルタイムで表示され、ドキュメントにアクセスできる誰もがそれを読むことができます。
適切なコレボレーションツールを使用することも重要です。プラットフォームとすでに使用しているツールを統合すれば、利便性がさらに向上します。たとえば、JiraやBlueJeansなどの既存のクラウドベースツールは、Workplaceなどのプラットフォームと組み合わせることができます。これにより、チーム間のコラボレーションがスピードアップし、組織で毎日使用されているさまざまなツールを最大限に活用できるようになります。
アイデアをより効果的にブレインストーミングする
チームに共通点がなく、その拠点が分散している場合、全員が集まってアイデアについて話し合うことが難しくなります。クラウドは、ブレインストーミングのための重要な手段として機能し、意見を共有したり、生産的に対話したりできるようにします。クラウドは革新的なアイデアを発展させるための理想的な媒体であり、スタッフ、プロジェクトマネージャ、その他の貢献者の間で円滑なコミュニケーションを促進します。
大きなファイルに簡単にアクセスする
大きなファイルを送受信すると、接続が遅くなる場合があります。ほとんどのメールサーバーは、数メガバイト以上のドキュメントを処理できません。クラウドベースのコレボレーションプラットフォームでは、音声ファイル、動画ファイル、その他の大きなファイルを簡単に共有できます。これらのファイルをクラウドに保存するだけで済み、それらを「送信」する必要はありません。従業員はクラウドストレージサービスに直接アクセスして、必要なファイルを見つけることができます。
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