Workplaceグループは、人々やチームを結びつけ、コラボレーションや知識のシェアを行うための効果的な方法です。Workplaceグループのしくみと利用方法をご紹介します。

オンサイトの社員、リモートワーカーやモバイルワーカー、協働する他社の社員など、あらゆる人がWorkplaceグループを使ってコラボレーションし、つながりを築いています。グループは簡単に設定してカスタマイズできるため、他の人を招待してすぐに使い始めることができます。それでは、始めましょう。

グループは何のために使用するのでしょうか。

Workplaceグループは、プロジェクトについて話し合ったり、情報を管理したり、ドキュメントを同僚や顧客と安全に共有したりするためのプライベートスペースです。

グループのメンバーはファイルを無制限でアップロード、シェア、保存でき、ドキュメントを使ってリアルタイムで作業することも可能です。SharePointなどのツールと統合されているため、メンバーは日常的に使用するツールで効果的にコラボレーションできます。グループで作業すると、すぐにアクセスできる安全な記録が作成されるため、プロジェクトのタイムラインを完全に把握することが可能になります。

グループはさまざまなトピックについて設定できます。建築ソリューションビジネスを展開するConsolisの例を見てみましょう。Consolisの最も重要なグループの1つにGroup Clean Floorがあります。これは、全工場でクリーンさと従業員の安全性を高い水準に保つことを目指すグループです。成功事例の全文はこちらをご覧ください。

どのようなグループタイプがありますか。

グループタイプには次のようにさまざまなタイプがあります。

• チーム・プロジェクト – チームでの作業とチャット向け
• ディスカッション – 同僚からのフィードバック向け
• アナウンス – 会社ニュース、最新情報、アナウンス向け
• ソーシャルなど – 作業アクティビティの計画向け
• 会社間 – 他社の人とのコラボレーション向け

プライバシー設定も利用でき、[公開]、[非公開]、[秘密]の3つから選択できます。プライバシー設定はグループの目的に応じて選択してください。公開グループは職場の交流会に関するアイデアの議論やアナウンスなど、会社全体で使用できます。非公開グループや秘密のグループは、特定のプロジェクトやタスクでのコラボレーションに適しています。

グループを始めるにはどうすればよいですか。

使用するグループタイプを決めたら、簡単にグループを開始できます。

• Workplaceで[グループ]ページに進み、[グループを作成]を選択します。
• グループタイプを選択して名前を付けます。
• [カスタマイズ]をクリックしてプライバシー設定を[公開]、[非公開]、[秘密]のいずれかに変更します。

次に、グループに追加する同僚を選択することができます。全員を一度に追加する必要はありません。グループを作成したら、同僚はいつでも追加できます。

グループの使用方法を教えてください。

グループを作成すると、作成者は直ちにそのグループの管理者になります。まず、グループの目的を説明するウェルカムメッセージを作成し、投稿を促すとよいでしょう。

あまりにも多くの情報を受け取りたくないグループメンバーは、必要に応じて通知設定を調整できます。グループの機能状況についてフィードバックを求め、変更を加えることもできます。

活動中のグループはどこで見つけられますか。

AirAsiaのチームがどのようにグループを使って会社全体で対話を促し、部門の壁を越え、コラボレーションを強化しているのかご覧ください。

または、Workplaceから大きな刺激を受けた社員たちが24時間以内に200ものグループを設定したGolinの成功事例もご覧ください。