ドキュメント管理を簡単に
仕事をする上で必要な書類をすべて把握することは、必ずしも容易だとは限りません。うまく対応するためのアドバイスをいくつかご紹介します。
ドキュメントを探し出すのにどれだけの時間を浪費しているか、考えたことはありますか？McKinseyのレポートによると、社員は正しいドキュメントや情報を探すのに1日あたり1.8時間も費やしています。
2002年に比べて13%も長く時間がかかっていることになります。
適切なテクノロジーを適用すれば、生産性の不均衡が多少なりとも是正されるでしょう。しかし、仕事に関するアプリやツールは非常に多く、どれがベストなのか判断するのは難しいものです。
そこでWorkplaceの出番です。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
プラットフォームは1つ、ストレージは無制限
ワークフローを合理化し、生産性を向上させるためのWorkplaceの活用法の1つとして、Workplaceグループを有効にしてファイルの合理化や情報の管理を実現することが挙げられます。
Workplaceグループはプロジェクトについて話し合ったり、情報を管理したり、ドキュメントを他の人やチームと安全に共有したりすることができる、オープンまたはプライベートなスペースです。
Workplaceグループは、どの業種の社員もアクセスできる、コラボレーションの主な手段となります。朝一番にログインして、同僚や経営陣と直接やりとりして、仕事をする場所となるのです。
そして、Workplaceとその多くのファイル共有ツールとの統合を利用すれば、あらゆるサイズのドキュメントを無制限に共有し、コラボレーションを進めることができます。
具体的に何ができるのか？
- プロジェクトごとにグループを作成し、オープン、クローズ、シークレットのいずれかを選択すると、アクセスの管理や、セキュリティの確保ができます。
- ファイルやドキュメントを無制限にアップロードして共有できます。関連するグループ内にドキュメントを保存することで、各グループメンバーが瞬時に重要な情報にアクセスできるようになります。これは、社員が的確なドキュメントを手に入れるために8回の検索が必要とされていることを考えると、大きな進歩です。
- 会議のメモでもプレゼンテーションでも、グループに何かを投稿すると、各メンバーに通知が届くので、すぐに情報にアクセスすることができます。また、アクションを起こしたり、問い合わせに対応したりするために、その人にタグを付けて投稿すれば、更新を見逃すことはありません
万能なドキュメント管理ソフトウェアは存在しない
ドキュメント管理をカスタマイズしたい企業のために、Workplaceは、人々が日常的に使用している多くのトップクラスのファイル共有ツールやドキュメント管理ツールとの統合を用意しています。
たとえば特定のプロジェクトに関連する情報やドキュメントを交換する必要があるチームは、BoxやSharePointを介して安全にファイルを送信・保存することができます。
このような方法で、世界中のどこからでもモバイルやパソコンで共有ファイルに直接アクセスして作業することができ、これまで以上に効率的なコラボレーションが可能になります。
他のシステムをご希望ですか？WorkplaceはGoogleドライブとも統合できます。この統合により、Workplaceは包括的なコラボレーションプラットフォームとして機能するようになるので、グループのメンバーであれば誰でも、あらゆる種類とサイズのファイルを更新して保存することができます。
新しい人をWorkplaceグループに招待すると、その人は自動的にグループのGoogleドライブにアクセスできるようになるので、最初から簡単に文書検索ができます。
リモートワーカーや移動中に仕事をする可能性のある人にとって、Quipは理想的なツールです。統合を有効にすると、携帯電話から直接、シームレスにドキュメントの作成、編集、管理ができるようになります。
また、同僚を招待して、自分の作業を確認したり、追記してもらったりすることもできます。通勤時間をかつてなく充実させましょう...
OneDrive、Egnyte、AODocs、DropboxもWorkplaceに統合できるので、どんな企業でも、より多くの仕事をこなす上で必要な文書検索・保管ツールを見つけることができます。
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