スマートフォンを持っている人なら誰でも、さまざまなグループチャットの通知音をよく耳にしているはずです。グループチャットは、家族の予定を立てたり、友人たちと連絡をとったり、クラブや同好会の最新情報を把握したりするための便利なツールです。これを、職場でのコラボレーションに活用しない手はありません。

Y世代は職場でもプライベートでもテクノロジーの進化を後押ししており、その93%が、雇用主を選ぶ際に最新のテクノロジーが重要であると答えています。[1]人々がプライベートで慣れ親しんだ技術を使うことで、社員と組織の生産性を即座に向上させることができるのです。

近年、企業向けツールは消費者向けアプリに遅れをとってきましたが、SaaS製品が巻き返しを図っています。その一例が、グループなどの機能やツールを備えたWorkplaceのようなプラットフォームです。

グループを使うことで、フィードバックやアップデートを共有し、チームのコラボレーションを向上させることができます。しかし、グループを利用して効果的に何かを作り、つながり、コラボレーションする際に、配慮すべきエチケットも存在します。

セキュリティへの影響を考慮する

そのような背景の中、安全性が高く導入が簡単で、管理者がオンラインコミュニティを管理する権限を持つWorkplaceのようなプラットフォームは、特に魅力的な存在といえます。

さらにWorkplaceには、チャットやグループ機能など、コミュニケーションやコラボレーションを促進するツールも搭載されています。

メッセージの関連性を保つ

Workplaceグループは情報共有のためのシンプルで優秀なプラットフォームです。設定するグループの種類は自由にコントロールできます。グループを公開、非公開、秘密のいずれかに設定することで、それぞれのグループで共有されるコンテンツの種類を明確に示すことが可能です。

各チームが集まるプロジェクトグループは、通常、秘密または非公開に設定されます。BoxやSharepointなど希望の機能を連携させて、ファイルを共有したり、ドキュメントを共同編集したりできます。

公開グループは告知用に使われることが多く、あらゆる種類の最新情報や連絡事項を共有するためのソーシャルスペースとして機能します。ただし、プロジェクトに関する決定事項であれ、職場の夏のパーティーに関する情報であれ、チャットの内容がすべてのメンバーに関係するものであることを確認する必要があります。

特定の2人だけで話し合いたい場合は、チャットや1対1のグループへの切り替えを検討しましょう。これにより、他の同僚に関係のないお知らせが送られ、仕事の邪魔になるということがなくなります。

難しい会話を奨励する

グループチャットでは、より多くの人を交えた、幅広い会話が繰り広げられます。また、オープンな場であるため、時には意見の相違が生じることもあるでしょう。

これを受け入れ、組織の課題を議論する場として活用しましょう。チームで上の立場に立つメンバーが、人前で問題や懸念に応じることを奨励しましょう。これにより、透明性を保ちながら、効果的に社内の会話を前進させることができます。

ただし、グループの中ではなく、別の場で解決を図った方がよい場合もあるということを念頭に置いておきましょう。

ノイズを増やさない

グループを活用することで、仕事のスピードを上げることができます。例えば、シンプルに「いいね！」を集めるだけで、自分の仕事を承認してもらうことができます。

また、ワークフローの効率化にも役立ちます。自分のバージョンのドキュメントをグループに投稿してフィードバックを求めておくと、他の時間帯にいる同僚がオンラインになったときに、それを受け取り、自分のやるべき仕事をします。

グループはプロジェクト全体のタイムラインとして機能し、常に最新の状態にアップデートされるため、新入社員や新しいプロジェクトメンバーが、迅速にプロジェクトの状況を把握できるようになります。

また、お知らせの量と頻度が過度にならないよう、注意する必要があります。Workplaceグループとニュースフィードはノイズを減らすのに役立ちます。ニュースフィードは、機械学習により、グループ内の重要なメッセージを選別して表示します。

お知らせの設定もニーズに応じて自由に変更でき、グループチャットで他のメンバーからタグ付けされると、必ずお知らせが届くようになっています。

外部パートナー、サプライヤー、顧客とのコラボレーションを行う

会社間グループ(MCG)を使えば、通常のグループで提供されるすべての機能を、外部のチームを交えて安全に使用することができます。ファイル共有やスレッドコメントを活用すれば、見つけにくいメールのスレッドに頼る頻度が減り、MCGによって各組織の社員のコラボレーションやコミュニケーションが一元化されます。

エンタープライズツールは遅れを取り戻しつつあり、強力なオンラインコミュニティを構築・管理できるようになってきています。この新しいテクノロジーを使ってコラボレーションを行うことは、以前よりもはるかに容易になっています。そしてそれは、あらゆる人にとって良い変化と言えます。