問題の答えを探す: 知識の共有による効率の向上
知識の共有を習慣として充実させることが文書検索の改善、効率化、そして必要な情報の特定にいかに貢献するかを見てみましょう。
「HPが長年蓄積してきた知識を社員がきちんと受け継いでいれば、当社の生産性は3倍増となるだろうに」というのは、かつてHewlett Packard (HP)のCEOを務めたLew Platt氏の有名な言葉です。同氏の発言はナレッジマネジメント、つまり企業が社内の知識を整理しアクセスする方法のことを指しています。あらゆる規模の組織には、プロセス、プロジェクト、会社組織に関する膨大な量の情報が存在します。そして、このような情報は、複雑な作業を簡素化するのに役立つことが多いものです。ただし、その知識を見つけ、活用するのはたやすいことではありません。
知識の共有を妨げるもの
組織全体の情報共有を妨げる要因は、以下に示す通りいくつかあります。
スタッフの離職。個人が持っている知識を取り込むプロセスを作らないと、その人が退職するときに知識もなくなってしまいます。
知識を隠す人は他人から情報を共有されなくなる
知識の抱え込み。これは、何らかの理由で、人々が自分の知識を他人と共有することに消極的になったときに起こります。自分たちの立場を固めるためかもしれません。組織に知識を共有する文化がないからかもしれません。いずれにせよ、結果的に悪循環に陥ってしまいます。知識を隠す人は他人から情報を共有されなくなります。
不十分な体制整備。オンラインとオフラインのシステムには、膨大な量の有用な情報が存在するはずです。しかし、不毛な文書検索に陥らないように気をつけましょう。必要なものをすぐに見つけられるように整理しておかないと、重複したタスクが増え、生産性が低下します。
時代遅れのツール。数年前に使っていた知識共有ツールは、現在では使い物にならないかもしれません。新しい若い労働者は、私生活で経験するコミュニケーションの即時性を職場でも利用できることを期待しています。
Y世代の93％が、最新のテクノロジーは現代の職場で最も重要な要素の1つであると述べています。したがって、知識の共有に参加しやすくなるようなテクノロジーがなければ、Y世代からの支持は得られないかもしれません。
知識の共有という文化がない。皆さんの組織はオープンな文化を奨励していますか？適切なツールがなかったり、情報共有の重要性を感じていなかったりすると、「共有」ボタンを押すのをためらってしまいます。
知識の共有を後押しする方法
情報共有するチャンスを複数回設ける。知識の共有は年に一度の社員旅行で行うものではありません。コーヒーをいれるときに直接顔を合わせたり、他のコミュニケーションツールやコラボレーションツールを使ったりして、お互いに話したりコラボレーションしたりすることを奨励します。
数年前に使っていた知識共有ツールは、現在では使い物にならないかもしれない
例えばWorkplaceチャットを使うことで、リアルタイムの知識共有が可能になります。SharepointやQuipなどのパートナーとの連携により、関連するドキュメントへのリンクを共有できます。HDビデオ通話や音声通話を使って手早く会議を開催できるのです。
また、さまざまなトピックやプロセスの中心的な保存場所として、秘密または非公開のプロジェクトグループを使用することもできます。これらのグループは知識共有の重要な場となり、うまくいかない、そして時間のかかる文書検索の代わりとなることができます。
情報をアクセス可能に。文書を整理し、必要な人が利用できるように保存しましょう。
プロセスや ツールについての知識を広める。効率よく検索することで、時間を節約できます。システムが効率的に整理され、どこに何があり、どのように機能するのかがわかっていれば、利用者は効率よく検索できます。必要であれば、トレーニングを開催します。
作業はシンプルに。適切なコミュニケーションツールを使うことは効果的です。Workplaceのようなプラットフォームは、文書検索を簡素化し、他のソフトウェアと連携することで、実用的で最新スタイルの知識共有を実現します。
また、使い慣れた簡単なツールなので、チームは直ちに知識の共有を開始できます。
