計画的に仕事に取り組む方法: マルチタスクの弊害
たくさんの仕事を同時並行でこなす能力は、一般的に素晴らしいとされます。しかし、プロジェクトを同時にこなすことは常に良いことなのでしょうか？それとも、より良い働き方があるのでしょうか？ここでは、マルチタスクの本当の意味をまず明らかにした上で、社員が多様な作業も計画的に進めていけるように支援する方法について説明します。
マルチタスクについてまず知っておくべきことは、マルチタスクというものは実際には存在しないということです。大量の仕事を次々にさばいていく同僚に憧れを抱く人も多いでしょう。若者がソーシャルメディアに投稿し、動画を閲覧して、インスタントメッセージを送り、同時に宿題をこなす様子を私たちは驚きをもって見てしまいます。しかし神経科学では、次のことが証明されています。見かけがどうであっても、人間は一度に複数のことに同時に取り組むことはできないのです。
Nancy K. Napier氏がPsychology Todayで説明しているように、同時に複数のタスクに取り組んでいるように見えても、実際には、タスクの切り替えを非常に速く行っているということなのです。必ずしも効果的なやり方とは言えないかもしれません。
マルチタスクと脳の関係
私たちがあるタスクから別のタスクに切り替えるたびに、脳内ではストップとスタートが繰り返されます。計画的に仕事に取り組む方法を考えるにあたっては、そのプロセスがどのようなものかを理解することが重要です。
タスクを切り替えるため、脳は次に挙げる複数のことを実行しなければなりません。具体的には以下のとおりです。
- タスクを切り替える判断をする
- 古いタスクの認知ルールをオフにする
- 新しいタスクの認知ルールをオンにする
わずかコンマ数秒のことですが、複雑な作業や慣れない作業では、この時間が重要な意味を持つ場合があります。車線変更時に携帯電話を使用するのはわかりやすい例ですが、ノートパソコンでメールを読みながらプレゼンを聞こうとする場合も同様です。
効率性と生産性
マルチタスクについて研究している心理学者たちは、複数の作業を同時に進めようとするのは、効率があまり良くないという結論に達しています。マルチタスクによって生じる時間的・認知的負荷は非常に大きく、実際、タスク間のシフトは生産性を最大で40％低下させるという試算もあります。しかも、研究者の間では、マルチタスクを試みている人の注意力は、一度に1つのことだけに取り組んでいる人よりも低いことが分かっています。
より良い働き方
生産性や効率に関するこのような情報を踏まえて考えると、従業員にマルチタスクを促すのは正しいことでしょうか？それとも、計画的に仕事に取り組む上でより良い方法はあるのでしょうか？
従業員に次の仕事に進む前に、十分な時間と機会を与えることで、より効率的に物事を進めることができるかもしれません。また、認知負荷を最小限にするツールを提供することも有効です。Workplace by Facebookのように、日々使い慣れている他のツールと簡単に連携できるプラットフォームなら、1つのプラットフォームから別のプラットフォームへの切り替えを意識する必要がないので、目の前の作業に集中できます。
電子メールも注意力を削ぐ大きな要因になります。社員が受け取るメッセージの多くは仕事と関係のないものです。Workplaceでグループを使用することで、従業員は目の前のタスクに関連するメッセージの対処だけに集中することができます。
最後に、皆さん自身がお手本を示すことができます。皆さんが自分の仕事に心を砕いている姿を見れば、社員もその姿勢を見習うでしょう。
