仕事用メールは過去の遺物？
メールは、かつては最も効果的なコミュニケーション方法と考えられていました。しかし、組織は今、メールを削減する方法を模索しています。人々がお互いにつながるためメールではなくコラボレーションツールを選ぶようになっている理由について考えます。
Workplaceで業務を簡素化
オフィス勤務再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務を簡素化します。
大量のメールに悩まされているのは皆さんだけではありません。会社員は毎日平均して、仕事用メールの確認に4.1時間を費やしています。週にすると20時間以上、年間では1,000時間以上になります。しかも、こうしたメールは当面のタスクに関連しないものであることが少なくありません。
そのため、ますます多くのリーダーが、より効果的かつ効率的なビジネスコミュニケーションを行うための他の方法に注目するようになっています。すでに使用されているツールと連携できるコラボレーションソフトウェアが、ビジネスの未来を形作るのに役立っています。理由は次のとおりです。
リモートワーク人口の増加
フレキシブルなモバイル勤務を提供する職場が増えるにつれ、雇用主にとって、オフィスにいない従業員のために適切なツールを備えることはますます重要になっています。
メールは、一日の始まりと終わりにメッセージを受け取るためのコミュニケーションツールとしては有用です。しかし、メールは効果的なコラボレーションにはあまり向いていません。遠隔でのチームワークやすばやい意思決定が必要な場合には特にそうです。インスタントメッセージングやビデオチャットなどのツールは、素早い対応が求められる非公式の仕事上のやり取りに最適です。
少ない方が良い
ソーシャルプラットフォームの数はこの10年で急増しました。ソーシャルテクノロジーを活用することで、企業は従業員どうしの交流を改善することができます。
まず、ソーシャルメディアではメッセージの要点がはっきりしています。このため、前置きが何段落もあるような長いメールを読みほどく必要がありません。もちろん正式なメールが不可欠な場合もありますが、長い返信が必要ない時には、短い返信を促すプラットフォームがあると便利です。
時間を節約し、生産性を向上させる
メールからコラボレーションツールに移行することで、より多くの仕事をこなすことができるようになります。従業員は時間をより有効に活用でき、問題をすばやく解決することができます。
たとえば、従業員は電話のアポを調整するためメールをやり取りする代わりに、Workplaceチャットなどのプラットフォームを使用すれば、同僚を探し、やり取りが可能か確認できます。また、チャットでは時間がかかりすぎるのであれば、ワンクリックでやり取りを音声通話かHDビデオ通話に変換することができます。時間を節約し、意思決定を行い、仕事を片付けることができるのです。
リアルタイムのコミュニケーション
自分のメールがITチームに無視されていると感じますか？それはもしかすると、ITチームが別の場所で危機を解決しようとしているからかもしれません。コラボレーションツールを使うと、さまざまな部門でチームがどのような作業を行っているかがわかります。このため、部門が最も忙しい時間に問い合わせが殺到するのを防ぐことができます。一緒に働く他のチームが忙しいのはいつか、または忙しくないのはいつかがわかっていれば、それに応じて一日の予定を組み直すことができます。
より良いプロジェクト管理
リモートワーカーが個別に編集できるように同じプロジェクトの更新バージョンをメールで送信する代わりに、タスクを一元管理することでメールの量を減らすことができます。
たとえば、Workplaceを使用すると、タスクを個別に割り当てたりグループに割り当てたりするためにすでに使用しているツールを連携させることができます。複数のユーザーがいる場合は、QuipやG Suiteなど、組織が優先使用するクラウドソリューションを使用して、すべてのユーザーが同じファイルを同時に作業できるようにします。
重要な情報の保持
メールでは、やり取りを追跡するのが難しい場合があります。複数の人が意見を述べている場合、重要な情報がノイズの中に埋もれてしまう可能性があります。スレッド形式のコメントにより、すべてを整理するのがはるかに簡単になります。ユーザーは既存のスレッドに出入りしたり、他のトピックに分かれたりすることができ、新しいメッセージや投稿への返信があるたびに通知を受け取ります。
メールの今後
インスタントメッセージング、ソーシャルネットワーキング、その他のコラボレーションが可能なツールが増えていますが、その一方でメールも成長を続けています。実際、テクノロジー調査会社のRadicatiは、1日に送信されるメールの数は、2021年までに2018年の2,800億件以上から3,200億件近くにまで増加すると予想しています。
ですから、メールが利用されなくなるという予測はいくぶん誇張されているかもしれません。
そして、メール以外のツールが現代の労働力の間に浸透するにつれて、メールの影響力は低下していくでしょう。
