Workplaceは、イノベーションの推進、業務の迅速化、真に世界的なつながりの構築を支えています。

It Gets Better Project (IGBP)は、アーリーアダプターとして2016年10月からWorkplaceを使い続けています。今回は、Workplaceの長期的な使用によって業務の仕方に変革が起きていることについて、メディア・戦略パートナーシップ担当ディレクターであるBrett Peters氏にお話を伺いました。

「2010年にDan Savage氏と彼のパートナーであるTerry Miller氏が発した3語から、LGBTQ+の若者のエンパワーメントに焦点を絞った世界的なムーブメントが生まれました。その3語が、『it gets better(もっとよくなる)』です」。

ソーシャルメディアの1つの運動でしかなかったIGBPは、その後、いくつものメディアをまたいだ大きなプラットフォームになりました。ミッションは、世界中のLGBTQ+の若者を励まし、エンパワーし、つなぐこと。そこに向けて、ストーリーテリングや世界規模でのコミュニティ構築に取り組んでいます。そんなIGBPでの、ここまでのWorkplaceの使い方を見てみましょう。

Workplace以前の異国間でのコミュニケーション

IGBPには、世界中に広がる巨大な関連組織ネットワークがあります。タイムゾーンも違えば言語も違い、スケジュールもなかなか合いません。Workplaceの導入以前は、互いに話したりプロジェクトで協力したりするのが難しい状況にありました。

「Workplaceは、発表されたその週に導入しました。登録されている非営利団体なら無料で利用できるというのが、非常にありがたかったですね」

Workplaceに行き着くまでにもさまざまな試行錯誤がありました。Peters氏は次のように説明します。「ほかのプラットフォームも試しましたが、どれもこれも動作がもっさりしていて、合理化するどころか余計な手間が増える感じがありました」。

誰もが共同作業できる場所を、というWorkplaceのミッションを聞いたときには、「これだ」と思ったそうです。

あらゆる場所の、あらゆる人をつなぐ

IGBPは100人を超えるスタッフとボランティアに導入されました。初めて全員がつながったことで、導入後すぐに効果が現れました。組織図や情報量豊富な本名のプロフィールといったWorkplaceのツールを使うことで、スタッフに組織の全体像が見えるようになったのです。たった1回のクリックですぐにコミュニケーションをとることができる、Workplaceチャットという手段も手に入れました。

Peters氏はこう振り返ります。「この組織がいかに大きなものなのか、成功のためにはどれだけ多くの人が必要なのかを、多くのスタッフが初めて知ることができました」。

トレーニングも、必要があったとしてもごくわずかで済みました。Workplaceの機能やツールはFacebookプラットフォームのものとよく似ていて馴染みがあるものだったので、誰もがすぐさまWorkplaceの使い方を理解しました。

生産性の向上が世界的な課題の解決を後押し

Peters氏は、Workplaceを使うことでIGBPの生産性が大きく向上したほか、世界中のLGBTQ+の若者を励まし、エンパワーし、つなぐという目標の達成を後押しできていると考えています。Workplaceによって、そうしたことを以前よりもうまくできていると言います。

「Workplaceによって組織の生産性が大幅に向上しました」

IGBPにとってとりわけ難しい課題の1つが、コンテンツを多言語に翻訳することです。しかし、Workplaceを使うことで、問題解決プロセスのシステムを確立し、導入することができました。今では、世界中の関連組織が自身のチャンネルでこれまで以上にすばやくコンテンツをシェアすることができています。

「Workplaceを使えば、参加したい重要な日や社会的な行事などを見つけて、効果を最大化するために関連組織と協調して取り組むことができます」。

Workplaceの導入以前は、こうした取り組みを行うことは至難の業でしたが、今では簡単になりました。

コミュニケーション2.0: 効率の向上

グループ機能は非常に役に立っていると言います。IGBPでは、世界中のすべての関連組織用にワーキンググループとプロジェクトグループを設定しているほか、地域ごとのグループを作り、各地域のチームが組織的な取り組みで連携できるようにもしています。

「以前は別のビデオ会議プラットフォームを使っていましたが、必要な参加者を全員集めるのが難しくて仕方がありませんでした」

このグループによって、理事会は最新の状況をリアルタイムに把握できるようになりましたが、それ以上に大きいのが、オープンで透明性のある場でスタッフに適宜フィードバックやサポートを提供できるようになったことです。こうした新しいコミュニケーションチャンネルは、全員の意識を統一するうえで大いに役立っていて、組織はその恩恵を受けています。

ライブ動画も、効率化に一役買っている機能の1つです。Workplaceチャットのライブ動画を使い始める前は、別のビデオ会議プラットフォームを使っていたそうですが、必要な参加者を全員集めるのが難しくて仕方がなかったと言います。HDビデオ(最大50人でのグループ通話が可能)により、IGBPのチームは、質の高いコミュニケーションをデスクトップやモバイルアプリから直接行えるようになりました。

「関連組織との月例ミーティングの予定はイベントを使って決めていますが、ビデオ会議機能を使うことでそれをシームレスに行えています」。

連携と高度化

IGBPでのWorkplaceの使い方は進化し続けています。組織全体がつながったことで、アイデアの交換や連携がより迅速、よりスマートになり、これが難しいビジネス課題を解決するための手段になっています。

Workplaceを使ってスマートな新しい業務の仕方を見つけることができる例を、最後にもう1つ紹介します。Workplaceは、人々が日常的に使っているビジネスツールと連携するので、業務のすべてを実行できるコントロールパネルとしての使い方が可能です。

「Workplaceのセントラルハブ化によって、メールを使うよりも速くファイルを送り合うことができています」

これはWorkplaceプラットフォームの高度な活用方法であり、IGBPではそのメリットが明確に現れています。Peters氏は次のように語ります。「DropboxやGoogleドライブなどのサードパーティのストレージアプリをここに集約したことで、よりスマートに働けるようになりました。Workplaceのセントラルハブ化によって、メールを使うよりも速くファイルを送り合うことができています」。

グローバルなLGBTQ+ムーブメントを作るというIt Gets Better Projectのミッション達成にWorkplaceが役に立っているということで、非常に嬉しく思います。Workplace活用の次の一歩がどのようなものになるのか、楽しみでなりません。

The It Gets Better ProjectのBrett Peters氏のご協力に感謝いたします。