地理的に離れ、文化も異なるチーム間のコラボレーションを促進するのは難しいことです。しかし、全員をまとめることは不可能ではないのです。必要なのは適切なアプローチと適切なツールです。

コミュニケーションはチームが成功を収めるための鍵です。しかし、職場の分散化が進む現代では、必ずしも容易なことではありません。自宅で仕事をする人が増え、さらに自宅や海外を含む複数のオフィスで仕事をする人もいます。拠点が複数あるチームにとって課題となるのは、一貫した効果的な方法でタイムリーにコミュニケーションを取ることです。

では、グローバルなチームはどのように運営すればよいのでしょうか。アドバイスをいくつかご紹介します。

1. 共有スペースを用意する

効果的なコミュニケーションを行うには、全員が居場所に関わらず同じ情報にアクセスできると感じられるようにする必要があります。専用のWorkplaceグループのように簡単にアクセスできる共有スペースがあれば、メンバーを団結させ、認識を一致させるのに役立ちます。この方法なら、近況や情報がトップダウンだけでなく、チーム内からも得られます。その結果、メンバー同士の連帯感が高まります。

2. ミーティングをオンラインで行う

ミーティングには、信頼と結束を育て、隔たりを解消する効果があります。そのため、チームメンバーが世界各地に散っていても、適切なミーティングを行うことが、場合によっては重要です。幸いなことに、動画を利用できる最新のコラボレーションツールがあれば、物理的距離に妨げられることなく、チームミーティングや個別面談を行うことができます。

3. 言葉の壁を越える

さまざまな言語が話されるグローバルな組織では、誤解やチームワークの乱れといった問題が起こることがあります。グローバルチームの連携では、これは難しい(さらにコストもかかる)問題となり得ますが、回避することも可能です。翻訳機能を有するコラボレーションツールを利用すれば、世界中のチームメンバーが自分の言語と文化を大切にしながら、効果的なコミュニケーションを取ることができます。

4. 共有を促す

アイデアの共有やクリエイティブな解決策の提案が簡単にできれば、チームメンバー全員に価値提供の機会が平等に与えられます。例えば、Workplaceでは簡単に画面共有ができるため、ごく自然にコラボレーションが行われます。ストレージに制限がなく、Boxなどのドキュメント保存ツールとシームレスに連携できるため、会話を続けながらリアルタイムなコラボレーションができ、誰もが自分の役割を果たせます。

5. さまざまな知識を有効活用する

グローバルチームの存在は大きなチャンスを提供します。ローカル市場に関する深い知識は、ライバルを出し抜く強力な武器になります。しかし、この重要な知的財産をサイロに閉じ込めず、チームで利用できるようにすることが重要です。効果的なコラボレーションツールを導入していれば、最新かつ動的で、簡単にアクセスできる情報のグローバルなプールを構築できます。あらゆる組織にとって、これは莫大な資産となります。

6. 信頼関係を構築する

ハーバードビジネススクールのTsedal Neeley氏は、複数拠点の組織が抱える問題の1つとして、通常、権力と意思決定の中枢と見なされる1拠点が誕生してしまうことを挙げています。その結果、他の拠点でネガティブな認識が蔓延し、「上層部と私たち」という意識が生まれやすくなります。これを防ぐには、全員が平等なチームの一員であり、価値ある存在であることをチームメンバーに周知することが重要です。地理的に分散したグローバルチームのエンゲージメントを高めるには、すべてのメンバーにグループディスカッションやアイデア共有の機会を明示的に設けるのも一方です。

7. 友情が生まれるよう促す

グローバルチームの結束は、プロジェクトでの協力だけで測れるものではありません。グループチャットによるちょっとした会話や交流で、関連拠点を訪問したときに食事をする場所などの知識を共有できます。もちろん、本当の友情が生まれることもあるでしょう。

モバイルとメッセージへの移行は、人々の対話方法を変えました。最近では、消費者の影響で職場でも迅速かつ柔軟な会話が期待されるようになりました。優れたコラボレーションプラットフォームではこの点が考慮されており、職場の人間関係をより深く有意義なものにするためのツールが用意されています。