組織変更時につながりを維持する7つの方法

自分が勤める会社で組織変更が行われるとなれば、誰でも不安に駆られる可能性があります。コミュニケーションの改善によって、合併や買収などのビジネスの変革をポジティブな体験へと変え、変革中につながりを維持することで結果に大きな違いを生む方法について説明します。

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合併や買収、テクノロジーの変更、経営陣の交代、戦略の方向転換など、どのような変化であれ従業員が真っ先に考えるのは、それが自分にどう影響するかです。これによって、従業員の意欲や集中力が低下することもあります。

一方、変更の理由は何であれ、雇用主にとっての優先事項は、業務の混乱とコストを最小限に抑えることです。

優れたコミュニケーションには、従業員の仕事への集中を維持し、安心感をもたらす効果があります。この記事では、組織の変更時につながりを維持するためのアドバイスをご紹介します。

適切なタイミングで発表する

適切なタイミングで発表する

場合によっては、変更についてすぐに従業員に話せないこともあります。例えば、合併が行われることは知り得たとしても、合併が完了するまで詳細については知り得ない場合などです。発表の内容によっては、経営陣が従業員に伝えるべきタイミングが法的に定められていることがあります。しかし、そうでない場合は、「従業員側もいずれは何らかの情報を掴む」ということと、「伝えるに足る詳細な情報を自分が把握しているか」ということを考慮しながら、ことを進めるようにしましょう。

うわさを放置しない

うわさを放置しない

組織変更に関するうわさが流れ、それが誤っている場合は対処しましょう。例えば、人員削減をする予定がないのであれば、そのように伝えましょう。うわさが真実であるならば、発表や計画の前倒しを検討しましょう。

適切な方法で発表する

適切な方法で発表する

組織変更によって、ビジネスや企業文化が大きく変わることが予想されるのであれば、対面で発表するのがベストです。発表時にオフィスにいない人やリモート勤務をしている人がいる場合は、Workplace by Facebookのようなデジタルプラットフォームが役に立ちます。ライブ動画やビデオチャットを利用すると、従業員の居場所に関係なく、全員に周知できます。発表を終えたら、要点を記した投稿やメールでフォローアップしましょう。

質問への回答を準備する

質問への回答を準備する

答えられない質問もあるので、これは難しい場合もあります。従業員が組織の変更をネガティブにとらえている場合は、反感を買うかもしれません。どのような変化が起きるのか、なぜ起きるのかを説明してください。説明を補完するために、会社のイントラネットやコラボレーションツールを利用して、従業員がより多くの情報にアクセスできるようにすることも検討しましょう。

組織変更の全過程を通じてつながりを維持する

組織変更の全過程を通じてつながりを維持する

最初の発表は通常、組織変更プロセスのスタート地点となります。従業員には最新情報を定期的に伝える必要があります。そのためには、Workplace by Facebookをはじめとするコラボレーションツールを利用するのが理想的です。変更プロセスの概要に関する最新情報を、対象となるプロジェクトグループや業務グループにすばやく送信でき、全員に周知できるからです。また、社内ニュースフィードをパーソナライズすれば、適切なメッセージを適切な従業員に確実に届けられます。この方法であれば、無関係な従業員に、不要なメッセージを送りつけてしまうことはありません。

チームリーダーに詳細を説明しておく

チームリーダーに詳細を説明しておく

発表後、従業員が平静を取り戻せるようにするのがチームリーダーの役目です。コラボレーションツールの利用や対面のミーティングで変更の計画を練り、チームリーダーがプロセス全体に関与できるようにしましょう。

チームを再構築する

チームを再構築する

組織変更により、余剰人員が出ることもあります。また、企業文化の変化や組織改造に対応できずに退職を選ぶ従業員が不安に駆られることもあるでしょう。いずれのケースもチームに影響を及ぼします。その場合は、新たなスタートを切ることも検討してみてください。例えば、飲み会を開いたり、出かける日を設けたりすることが考えられます。また、全員にメッセージを送り、組織変更を乗り越えて働き続けてくれていることに感謝の意を伝えてもよいでしょう。

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