情報ライブラリの基礎知識

社内の重要なリソースをWorkplaceで1か所にまとめましょう。

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どうしても必要な情報があり、メールやファイル、古いチャットのスレッドなどを探したが見つからず、結局諦めて誰かに尋ねた、という経験はないでしょうか。このような経験をしているのはあなただけではありません。会社員は、週に平均9時間もの時間を情報検索に奪われています。さらに、これは単なる時間の無駄にとどまりません。情報がすぐに見つからないと、非効率化が進み、生産性が落ち、重要な情報が失われてしまうことすらあるのです。

Workplaceで情報ライブラリを構築すれば、組織内の情報を一か所にまとめることができます。ここには、会社の重要なリソース(情報ライブラリ)と動的なアップデート(Workplaceグループ)の両方を保存できます。こうすることで、社内での意思統一が容易になり、重要な情報を安全に保存し、社員のエンゲージメントを高めることができます。

このガイドでは、以下の内容について順を追って説明します。

  • 情報ライブラリのコンテンツプランを立てる
  • 管理者と寄稿者を決める
  • カテゴリを作成する
  • オーディエンスに公開する
  • 情報ライブラリホームをカスタマイズする
  • 閲覧数とエンゲージメントをモニタリングする

Workplaceの活用方法

Workplaceならコーディングは不要です。短期間で情報ライブラリを立ち上げ、運用を開始できます。手順は次のとおりです。

1. コンテンツプランを立てる1. コンテンツプランを立てる

情報ライブラリの構築は大変な作業のように思われるかもしれませんが、何もかも一気に行う必要はありません。まずは、必要不可欠なコンテンツカテゴリをいくつか作成するところから始めましょう。その後、少しずつコンテンツを増やしていきます。例えば、次のようなカテゴリが考えられます。

  • 福利厚生、経費、有給休暇、出張に関するポリシー
  • 社員向けハンドブックやオンボーディング資料
  • 会社のミッションや価値、ブランドガイドライン、通年および四半期の目標に関するリソース
  • ダイバーシティとインクルージョンに関するポリシーとリソース、心身の健康に関するコンテンツ

情報ライブラリはカテゴリとサブカテゴリで構成されます。カテゴリは情報を大きく分類し、サブカテゴリはそれをさらに細かいトピックに分類します。このフレームワークを利用して、コンテンツプランを立てます。以下に例を示します。


情報ライブラリホーム

管理者と寄稿者を決める2. 管理者と寄稿者を決める

コンテンツプランのカテゴリに基づいて社内からメンバーを募り、チームを編成し、それぞれの専門知識を活かして情報ライブラリのコンテンツを作成してもらいます。コンテンツの作成と管理における各メンバーの担当に応じて、以下のような管理者と寄稿者の役割を割り当てます。

  • システム管理者: 情報ライブラリマネージャのカスタム管理者役割の作成を含め、Workplaceのほとんどすべての作業を行うことができます。
  • 情報ライブラリマネージャ(カスタム管理者役割): 情報ライブラリに関するあらゆることを管理できます。以下に例を示します。
    • 情報ライブラリホームページのカスタマイズ
    • 情報ライブラリのカテゴリの作成、保存、優先順位付け
    • 特定のカテゴリを編集・公開する権限を他のWorkplaceユーザーに付与
  • カテゴリ編集者: 特定カテゴリのコンテンツを作成・アップデートする人に割り当てます。この役割が割り当てられた人は、割り当てられているカテゴリ以外のカテゴリを新たに作成することはできません。カテゴリ編集者は次の作業を行うことができます。
    • カテゴリ内のコンテンツの編集
    • サブカテゴリの追加、編集、並べ替え
    • カテゴリおよびサブカテゴリのコンテンツの公開

3. カテゴリを作成する3. カテゴリを作成する

コンテンツプランで設定した大まかなトピックのそれぞれについてカテゴリを作成します。次に、組織内のさまざまな部門からカテゴリ編集者を招集します。カテゴリ編集者は、担当するカテゴリとそのサブカテゴリに含まれるコンテンツの作成を先導します。カテゴリ編集者を指定するには、[招待]ボタンをクリックし、[編集可]タブへ移動してから、名前またはグループメンバーシップを選択します。

編集のアクセス許可の設定

カテゴリやサブカテゴリはテンプレートから作成することもできますが、次のような要素を使ってゼロから作成することもできます。

  • カバー写真
  • ヘッダー、箇条書き、引用などの書式が設定されたテキスト
  • 画像や動画
  • ファイル

以下にカテゴリページの例を示します。

「Benefits」というタイトルのカテゴリページの例
4. 適切なオーディエンスに公開する4. 適切なオーディエンスに公開する

情報ライブラリのコンテンツの多くは、組織全体に関連しています。[招待]ボタンをクリックしてドロップダウンメニューから会社名を選択するだけで、こうしたカテゴリをすばやく簡単にシェアできます。

情報ライブラリページに対するコメントとリアクション

一方、特定の地域、特定の役割の一部の社員のみに関連するコンテンツもあります。社員に適切なコンテンツだけが表示されるように、情報ライブラリではプロフィール情報とグループメンバーシップに基づくフィルター機能を利用できます。この機能を使って、コンテンツを表示できる社員を絞り込んで招待できます。条件を満たさない社員は、カテゴリのコンテンツを表示できません。また、情報ライブラリホームにもそのカテゴリが表示されません。

ドロップダウンメニューのオプションからカテゴリを表示できるユーザーを絞り込む

5. 情報ライブラリホームをカスタマイズする5. 情報ライブラリホームをカスタマイズする

情報ライブラリホームはカスタマイズ可能なホームページで、利用者を関連性の高い情報に誘導できます。ホームに表示される内容は、アクセスできるカテゴリに応じて利用者ごとに異なりますが、管理者は優先度の高いカテゴリや重要なリンクをハイライトして、すべての閲覧者のホームに表示させることができます。

また、管理者は組織のホームページのカバー写真、ページタイトル、サブタイトルも選択できます。

情報ライブラリホームの例を以下に示します。

情報ライブラリホーム

6. 閲覧数とエンゲージメントをモニタリングする6. 閲覧数とエンゲージメントをモニタリングする

Workplaceの機能全般にも当てはまることですが、情報ライブラリはエンゲージメントを促進するように設計されています。利用者はカテゴリやサブカテゴリについてリアクションしたり、コメントしたりできます。リアクションやコメントをグループやチャットメッセージでシェアして、情報をすばやく拡散することもできます。

システム管理者、情報ライブラリマネージャ、カテゴリ編集者は、利用者が担当カテゴリにリアクションまたはコメントすると通知を受け取ります。また、簡単な分析機能を利用できます。これにより、部門、役割、場所などのフィルターを設定して、コンテンツを表示した利用者数を把握できます。

メリット

メリット

  • 社内の重要な情報や方針を掲載するための公式のスペースを構築できます。
  • 使いやすく直感的な投稿ツールを使用してコンテンツを作成できます。コーディングは必要ありません。
  • 情報ライブラリのホームで適切な情報にアクセスできるようになります。
  • カテゴリの検索、シェア、リアクション、コメントなどの機能により、コンテンツをインタラクティブに利用できます。
成功事例

成功事例

新入社員のオンボーディングに学習グループを使用するProject Starfish。

XPO Logisticsは世界のトップ10に入る物流会社で、顧客がサプライチェーン全体でより効率的に商品を管理できるように支援しています。新型コロナウイルス感染症の世界的流行により、世界中の人々が外出を減らそうと商品の配達にますます依存するようになったことから、この会社の重要性は高まっています。

この多忙で混乱した時期に正確で信頼性の高い情報を社員に伝えるため、XPO Logisticsは情報ライブラリを使用して、刻々と変化する新型コロナウイルス感染症の世界的状況に対するXPOの対応を社員に伝えるためのスペースを作りました。XPO Logisticsは、情報ライブラリの初期のベータテストに参加し、製品を入手してからわずか1日で、全社員に新型コロナウイルス感染症への対応情報を公開しました。

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