社員の安全確保のためのコミュニケーション

社員の安全確保のためのコミュニケーションプランを策定する9つのステップをご紹介します。

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社員の安全を確保するには、すべての社員にリーチできるツールを用意し、安全対策と情報提供のための包括的なコミュニケーションプランを策定することが重要になります。

渡航勧告や気象警報、災害警報を社員に伝える際は、すばやく社員に連絡を取り、効果的なガイダンスを提供し、社員の注意を瞬時に引きつける必要があります。

このガイドでは、セーフティセンター、グループ、情報ライブラリなどのWorkplace機能を利用して、以下の取り組みを行う方法について説明します。

  • チームを編成する
  • コミュニケーションチャネルを作成する
  • テストと訓練を定期的に実施する
  • 安全が脅かされる可能性がある状況を社員に警告する
  • コミュニケーションをトラッキングする
  • インシデント後のレポートをシェアする
  • 最新情報を組織全体に伝える
  • フィードバックを集める
  • オープンかつ透明性のある形でフィードバックに対応する

Workplaceの活用方法

部門横断チームを編成する

1.部門横断チームを編成する

コミュニケーション部門、セキュリティ部門、人事部門など、組織のざまざまな部門からメンバーを招集してチームを結成し、社員の安全確保のためのコミュニケーションが幅広く行われるようにしましょう。複数の地域に拠点を構えている組織では、各拠点からメンバーを招集し、地域で起こったインシデントに対処できるようにしてください。

システム管理者は、[管理者用パネル]でセーフティセンターを設定したら、チームの各メンバーをセーフティオペレーターに指定して、社員の安全確保のためのコミュニケーションの管理をサポートしてもらいます。セーフティオペレーターは、セーフティセンターを利用して、実際の災害イベント、システムテスト、訓練などの新しいインシデントを作成できます。また、組織のメンバーに情報やメッセージを送信することもできます。


セーフティオペレーター

コミュニケーションチャネルを作成する

2.コミュニケーションチャネルを作成する

組織全体で社員の安全確保のためのコミュニケーションを計画してシェアするために必要になるコミュニケーションインフラを構築しましょう。次の方法をおすすめします。

  • セーフティオペレーターと関係者向けの秘密のグループを作成する。このグループを使って、お互いの状況を確認したり、社員の安全確保に関するメッセージの発信で協力したり、コミュニケーションや意思決定を行ったりする作業を1つの場所にまとめます。
  • 安全に関するアナウンス用に、公式デフォルト公開グループを作成する。複数の地域に拠点を構えている組織の場合、各地域用のグループを作成し、[ユーザーセット]を使ってメンバーを割り当てます。
  • セキュリティ全般のQ&A用に公開グループを作成して、安全上の懸念に関するフィードバックを収集する。職場で異常事態(不審なアクティビティや自然災害など)が発生したときは、このグループに質問や懸念を投稿してもらうようにします。複数人のセキュリティオペレーターをグループ管理者に指名して投稿をモニタリングしてもらい、適切なタイミングで質問に対応できるようにしましょう。
  • 組織のナレッジライブラリ内に社員の安全性に関するセクションを作成する。このセクションを使用して、会社の安全とセキュリティに関する戦略やガイドラインなど、更新頻度の少ない重要なリソースを1か所にまとめます。

上級者向けアドバイス: 「安全に関するアナウンス」グループと「セキュリティ全般Q&A」グループに、情報ライブラリの社員の安全に関するセクションに格納した安全関連資料へのリンクを投稿しましょう。その投稿をグループのトップに固定し、社員がいつでも資料を簡単に参照できるようにしておきます。

テストと訓練を実施する

3.テストと訓練を実施する

災害の発生に備えるために、セーフティセンターを使ってテストと訓練を定期的に実施しましょう。

テストは、セーフティセンターの機能に慣れるための最適な方法です。新しく指名したセーフティオペレーターにテストを実行してもらい、セーフティセンターの機能を確認してもらうようにしてください。また、社員の安全確保に関するメッセージをチームとして評価するためにテストを使うこともできます。

訓練は、あなたや社員が緊急事態に対処できるようにするために、計画的なシミュレーションとして実行できます。訓練用に送信されるお知らせは、件名に「DRILL」と表示されます。

テストと訓練におけるコミュニケーションでは、社員が取るべき行動をわかりすく指示しましょう。通常、テストでは社員に行動を求めませんが、訓練では安全確保に関する手順(避難指示など)に従うよう社員に求める必要があります。


「重要」に指定する

発生したインシデントに関する最新情報を社員に提供する

4.発生したインシデントに関する最新情報を社員に提供する

安全が脅かされる事態が発生した場合は、セーフティセンターで実際のインシデントを作成して対応を管理します。

  1. 実際のインシデントにタイトルと説明を追加します。
  2. コミュニケーションを支援するセーフティオペレーターを複数指名します。
  3. 状況に合わせて、さまざまなメッセージスタイルから、明確で効果的なコミュニケーションに適したスタイルを選択します。メッセージスタイルには次の種類があります。
    • セーフティアラート: 社員の安全確保に役立つ重要な情報やガイダンスを提供します。
    • 旅行安全情報: 出張者が訪問すべきでない地域を把握できるようにします。
    • セーフティチェック: 安否確認を送信し、ヘルプを求めている人を確認します。タップするだけで返信できるため、支援の必要な社員をすばやく把握できます。
    • 関係者通達: 安全に関する問題を経営陣に知らせて、経営陣が最新情報を常に把握できるようにします。
    • 重要報告: 安全に関するニュースやイベント後の最新情報をシェアします。
  4. ドロップダウンメニューからオプションを選択して、メッセージの配信先を選択します。プロフィールの勤務地を選択する場合は、その勤務地がFacebookディレクトリに入力されている必要があります。
  5. 安全確保に関するメッセージが、Workplaceのお知らせ、Workplaceのチャットメッセージ、および電子メールで社員に送信されます。オーディエンスに最適なチャネルを選択して、メッセージを送信してください。

実際のインシデントに合わせてさまざまな安全関連メッセージを送信し、インシデントの最新情報を社員に提供し続けることができます。インシデントの詳細が判明したら、セーフティアラートを送信し、社員に情報とガイダンスを迅速に提供することを検討してください。状況が深刻になった場合は、セーフティチェックを送信して社員の安否やサポートを必要としている社員を確認してください。


さまざまなメッセージを実際のインシデントに追加する。

インシデントのインサイトをトラッキングする

5.インシデントのインサイトをトラッキングする

実際のインシデントを参照して、セーフティチェックの応答率や他のすべてのメッセージスタイルの既読率などの指標をトラッキングします。

また、特定のメッセージをクリックして受信者リストを表示し、各受信者がメッセージを読んだかどうかトラッキングしましょう。

セーフティチェックを送信した場合は、無事を報告した社員とサポートを必要としている社員をトラッキングします。電話で社員に連絡を取り、サポートを求めている社員や返信がない社員をフォローしてください。

電力供給や通信状況に影響が出ている場合は、社員と連絡が取れなくなることがあります。日頃から、自らの安全確保が最優先であることを社員に伝えておく必要があります。


インシデントインサイト

インシデント後のレポートをシェアする6.インシデント後のレポートをシェアする

インシデントが終わった後も、影響を受けた社員に最新情報を提供することを忘れないようにしましょう。重要報告をシェアして、インシデントが解決したことや社員の安全を確保するために行う次のステップを社員に知らせ、社員をフォローしましょう。

重要報告

最新情報を組織全体でシェアする

7.最新情報を組織全体でシェアする

インシデントに関する安全情報を公開し、すべての社員が最新情報を把握できるようにするため、「安全に関するアナウンス」グループでインシデントの最新情報や返信投稿をシェアしましょう。

インシデントが終了したら、わかったことや次のステップなど、そのインシデントの概要を投稿でシェアしましょう。

非常に重要な最新情報は「重要」に指定して、関係するすべての社員の目に留まるようにしてください。「重要」に指定したグループ投稿は、すべてのグループメンバーのニュースフィードのトップに表示されます。

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フィードバックを収集してコミュニケーションを改善する

8.フィードバックを収集してコミュニケーションを改善する

社員からのフィードバックは、コミュニケーションを継続的に改善し、社員のニーズへの対応を強化するのに役立ちます。「セキュリティ全般Q&A」グループを利用してフィードバックを継続的に収集し、社員にうまく伝わらなかった安全関連のトピックを把握しましょう。

また、組織全体からフィードバックを収集するために、Workplaceのアンケート機能を利用して四半期ごとに匿名アンケートを実施し、組織の安全確保対策やチームの最近のインシデント対応に関する社員の意見を聞きましょう。

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オープンかつ透明性のある形でフィードバックに対応する

9.オープンかつ透明性のある形でフィードバックに対応する

アンケートの結果を率直に伝えたり、次に予定している改善策の概要を知らせたりする投稿をシェアして、社員からのフィードバックが評価され、歓迎されていることを示しましょう。

災害対応に関する透明性をさらに高めるには、管理チームのメンバーが社員の安全対策を議論したり質問に答えたりするライブ配信を実施しましょう。

ライブ配信やライブQ&Aの前にアンケートを使って質問を募り、リアルタイムで質問に返答できるようにしてください。

ライブ動画

社員の安全確保では、社員の身の安全を確保することはもちろん、オープンかつ透明性のあるコミュニケーションを通じて信頼感と安心感を築くことが重要になります。

適切な戦略を実行すれば、安全ガイドラインや事前の対策に関する社員の理解を深め、インシデントを防止し、社員の安全を確保し、思いやりの文化を築くことができます。

メリット

メリット:

  • 社員とのコミュニケーションを迅速に行うことで、安全が脅かされる事態が発生したときでも、最新の情報を社員に提供し、社員の安全を確保できます。
  • セーフティセンターで、社員の反応やサポートの要請をトラッキングできます。
  • 秘密のグループを利用して主要な意思決定者をつなぎ、すべてのコミュニケーション、情報伝達、意思決定を1か所で行うことで、迅速かつ効果的な意思決定が実現します。
  • 複数のチャネルから安全確保に関するガイドラインやリソースに簡単にアクセスできるようにすることで、社員の意識を高めます。
  • フィードバックを収集してインサイトを獲得し、コミュニケーションの改善に役立てましょう。
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