Workplaceを使ったプロジェクト管理

Workplaceグループで、プロジェクトのすべてのニーズに対応する一元的な場所を作成しましょう。


プロジェクトのコミュニケーションにメールを使うのは混乱のもとです。スレッドの山の中に情報が埋もれてしまい、最新情報の周知を徹底することも、チーム内の認識を合わせることも困難になります。
そこで、Workplaceグループの出番です。プロジェクトグループを作成すれば、プロジェクトのコミュニケーションを一元管理できます。重要な目標やリソースを簡単に参照できる環境を整え、チーム全員がそれらを常に念頭に置きながら業務に取り組めるようになります。さらに、ファイル共有、チャット、アクションアイテムなどを利用することで、チーム全体に最新情報を周知し、進捗状況や積み残しの課題を把握させることが可能です。
1. プロジェクトグループを作成する
1. プロジェクトグループを作成する
チーム内のコミュニケーションや業務に関する最新情報を共有して一元管理できる場所を用意しましょう。Workplaceではこの場所はプロジェクトグループと呼ばれ、簡単に作成できます。手順は以下のとおりです。
  1. ニュースフィードの左側のパネルにある[グループを作成]をクリックします。最初に[もっと見る]をクリックする必要がある場合があります。
  2. グループ名を入力し、プライバシー設定を選択します。プロジェクトグループは秘密のグループまたは非公開グループにすることをおすすめします。
  3. チームメンバーの名前を1人ずつ入力し、グループに追加します。
  4. チャットがオンになっていることを確認します。
  5. [グループを作成]をクリックします。
チームグループには、グループでシェアされたすべてのファイルを検索できる[ファイル]タブがあります。グループのメンバーが250人以下の場合は、インスタントメッセージ、音声通話、およびビデオ通話が可能なチャットを利用できます。
グループについて、詳しくは以下の動画をご覧ください。
2. 投稿を固定する
2. 投稿を固定する
プロジェクト目標、利用可能なリソース、期限など、プロジェクトに関する重要な情報をまとめた投稿を作成します。メンバーが簡単に参照できるよう、この投稿をグループページの上部に固定します。
3. ファイルをシェアして共同作業する
3. ファイルをシェアして共同作業する
Workplaceでは、ファイルをシェアしてチームメンバーにフィードバックを求めることができます。投稿ツールを開き、コンピューター上のファイルか、企業のシステム管理者によって統合されたファイル共有ツールのファイルを追加します。
必要なファイル共有ツールが表示されない場合は、[統合]タブを確認してください。プロジェクトグループを作成した人はグループ管理者になります。グループ管理者は、承認済みの統合機能を追加してグループメンバーに利用してもらうことができます。
同僚がシェアしたファイルを見つけるのに、わざわざグループのフィードをスクロールする必要はありません。ファイルは、どのグループにもある[ファイル]タブで探しましょう。過去にグループ内でシェアされたファイルはすべてそこに集約されるので、ファイルが行方不明になることはありません。
4. 最新情報の周知を徹底する
4. 最新情報の周知を徹底する
グループに週間レポートを投稿するよう、チームメンバーに呼びかけます。週間レポートを投稿してもらうことで、進捗状況、優先事項、積み残しの課題に関する最新情報をチーム内に行き渡らせることができます。
プロジェクトの成果や調査の結果など長文の報告を投稿する場合は、Workplaceで直接ノートを作成してみてください。カバー写真を追加してグループフィード内ですぐに見つけられるようにし、[グループメンバーによるこのドキュメントの編集を許可する]を選択してライブドキュメントにしましょう。
5. Workplaceチャットで連絡を取る
5. Workplaceチャットで連絡を取る
チャットは、早急に返答が欲しい場合や、チームメンバーと気軽に会話したい場合に最適です。チャットは1対1またはグループで開始でき、ファイル、写真、動画、GIFなどをシェアできます。また、意思決定をすばやく下すために、音声通話やビデオ通話に切り替えることもできます。チャットの機能について簡単に説明した以下の動画をご覧ください。
チャットと投稿の使い分け方を直属の部下にきちんと把握させましょう。部下が重要なリソースをチャットで共有していることに気づいたら、投稿を使うように促してください。
Workplaceチャットのヒントとコツをいくつかご紹介します。
4. 最新情報の周知を徹底する
6. ビデオ通話またはライブ動画を使ってミーティングをする
画面右上にあるアイコンをクリックするだけで、どのグループや1対1のチャットからでもビデオ通話または音声通話を開始できます。
ミーティングを録画する場合は、他の主催者と一緒にライブ動画を配信してください。ライブ動画では、チームグループにリアルタイムにミーティングが配信されます。配信が終了するとその録画がグループに自動的に投稿されるので、時差のある地域にいるメンバーやミーティングに出席できなかったメンバーも後で内容を確認できます。
4. 最新情報の周知を徹底する
7. 議事録とアクションアイテムをシェアする
チームミーティングを終えたら、ミーティングの議事録と今後のアクションをチームグループに投稿しましょう。議事録は投稿にテキストとして追加でき、やるべき作業の記録にはアクションアイテムを使用できます。アクションアイテムで担当者を@メンションすると、その人にお知らせが届きます。担当者は作業の完了時にアイテムにチェックを入れられます。