Workplaceでのプロジェクト管理

プロジェクト管理に必要な情報を一元管理しましょう。

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プロジェクトのコミュニケーションにメールを使うのは混乱のもとです。スレッドの山の中に情報が埋もれてしまい、最新情報の周知を徹底することも、チーム内の認識を合わせることも困難になります。

そこで、Workplaceグループの出番です。プロジェクトグループを作成すれば、プロジェクトのコミュニケーションを一元管理できます。重要な目標やリソースを簡単に参照できる環境を整え、チーム全員がそれらを常に念頭に置きながら業務に取り組めるようになります。さらに、ファイル共有、チャット、アクションアイテムなどを利用することで、チーム全体に最新情報を周知し、進捗状況や積み残しの課題を把握させることが可能です。

Workplaceの活用方法

プロジェクトグループを作成する1. プロジェクトグループを作成する

秘密のプロジェクトグループを作成し、チームメンバーを追加します。チームメンバー以外が閲覧や投稿をできないよう、プロジェクトグループは通常、秘密に設定します。組織外の人と協業する場合は、会社間グループを作成します。

グループのプライバシーについて、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。

投稿を固定する2. 投稿を固定する

プロジェクト目標、利用可能なリソース、期限など、プロジェクトに関する重要な情報をまとめた投稿を作成します。メンバーが簡単に参照できるよう、この投稿をグループページ上部に固定します。


固定されたプロジェクト投稿

ファイルをシェアして共同作業する3. ファイルをシェアして共同作業する

Workplaceでは、ファイルをシェアしてチームメンバーにフィードバックを求めることができます。投稿ツールを開き、コンピューター上のファイルか、企業のシステム管理者によって統合されたファイル共有ツールのファイルを追加します。

複数種類のファイルを含む投稿が表示されたスマートフォン

必要なファイル共有ツールが表示されない場合は、[統合]タブを確認してください。プロジェクトグループを作成した人はグループ管理者になります。グループ管理者は、承認済みの統合機能を追加してグループメンバーに利用してもらうことができます。


統合の追加方法

チームメンバーはグループ内でシェアされたさまざまなファイルに注釈を追加できるため、すべてのフィードバックを簡単に追跡できます。注釈について、詳しくはWorkplaceヘルプセンターをご覧ください。


ファイルに付けられた注釈

同僚がシェアしたファイルを見つけるのに、わざわざグループのフィードをスクロールする必要はありません。ファイルは、どのグループにもある[ファイル]タブで探しましょう。過去にグループ内でシェアされたファイルはすべてそこに集約されるので、ファイルが行方不明になることはありません。


マーケティングチームグループの[ファイル]タブの画像。リンクされているフォルダと、過去にシェアされたファイルの一覧が表示されています。

他のチームから意見を聞くには、プロジェクト用の公開フィードバックグループを作成し、コメントをもらいたいメンバーを追加します。このグループでは、プロジェクトの概要説明書類やデザイン案、オーディエンスインサイトなどの最新情報をシェアします。このようにチームの取り組みの可視性を高めることで、フィードバックや別の観点からのコメントをより多くもらえるようになります。

最新情報の周知を徹底する4. 最新情報の周知を徹底する

グループに週間レポートを投稿するよう、チームメンバーに呼びかけます。週間レポートを投稿してもらうことで、進捗状況、優先事項、積み残しの課題に関する最新情報をチーム内に行き渡らせることができます。

プロジェクトの成果や調査の結果など長文の報告を投稿する場合は、Workplaceで直接ノートを作成してみてください。カバー写真を追加してグループフィード内ですぐに見つけられるようにし、[グループメンバーによるこのドキュメントの編集を許可する]を選択してライブドキュメントにしましょう。

統合の追加方法

グループへの投稿にアクションアイテムを含めると、やるべき仕事を追跡できます。同僚を@メンションして、アクションアイテムを割り当てましょう。担当者は、自分の作業が終わった際にアクションアイテムにチェックを入れるだけで、チーム全員に作業の終了を伝えることができます。


アクションアイテム
Workplaceチャットで連絡を取る5. Workplaceチャットで連絡を取る

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プロジェクトグループのメンバーが合計250人以下の場合は、そのグループのチャットを使用できます。これにより、外回り中やリモート勤務の日でもメンバーと連絡を取りやすくなります。

WorkplaceアプリとWorkplaceチャットアプリをまだダウンロードしていない場合はダウンロードして、チームメンバーにもダウンロードしてもらいます。

チャットは流れが速いため、すぐに回答が欲しい場合やちょっとした雑談をしたい場合に最適です。後で再度確認が必要になりそうなファイルやプロジェクトリソースなどの情報をシェアするときは、投稿を使用しましょう。


マーケティングチームグループのチャットのスレッド

音声通話やビデオ通話でコミュニケーションを取る6. 音声通話やビデオ通話でコミュニケーションを取る

Workplaceでは、最大50人のメンバーと音声通話またはビデオ通話が可能です。チームの定例ミーティングや、手早く何かを決定したいときの同僚との1対1の話し合いなどにおすすめです。

4人の参加者とのビデオ通話
メリット

メリット

  • すべてのコミュニケーションを一元管理できます。後から参加したメンバーも、過去の投稿に目を通すことで状況を把握できます。
  • いつでもどこからでもミーティングを開催できます。
  • 公開のフィードバックグループを作成して、チーム内だけでなく他のチームからも簡単にフィードバックを得られます。
  • プロジェクトのすべてのファイル、リソース、コミュニケーションが一元化され、行方不明になりません。
  • チャット、音声通話、ビデオ通話で、いつでもチームとつながれます。
参考リソース

参考リソース

  • Workplaceチャットで仕事をよりスピーディに - 多忙な時期でも情報を整理し生産性を上げるのに役立つ、Workplaceチャットの機能をご紹介します。
  • 最高の上司になる - こちらのeラーニングコースでは、チームの管理やステークホルダーとの関係管理に関するアドバイスやベストプラクティスについて学ぶことができます。
  • 高度な投稿ノウハウ - 視覚に訴える、魅力的で効果的な投稿の作成方法をご紹介します。