人事業務がどんどん進む8つのWorkplace活用法
Workplaceとその統合機能を利用すると、オンボーディングからメンター制度の設定まで、人事部門のタスクを簡素化できます。
人事部門は、人材の採用、福利厚生、健康、安全など多くの職務をうまくこなさなければなりません。多くの場合、人事部門は部門ごとに異なるシステムを使用して、これらの業務を行っています。
Sierra-Cedarが2017年から2018年にかけて実施した人事システムに関するアンケートによると、人事アプリを統合するための戦略を持っている組織の割合は17%に過ぎません。
人事業務をより円滑に行えるようにするには、どうすればよいでしょうか？1つのソリューションは、すでに使用しているアプリと統合できる自動化ツールを活用することです。ここでは、Workplaceを使用して8つの人事業務を合理化する方法について説明します。
1.オンボーディング
新入社員を組織と企業文化に馴染ませるには、時間がかかる可能性があります。Workplaceを使用すると、Workplaceグループを通じてオリエンテーション情報を共有し、書類を作成する手間を大幅に減らすことができます。
新入社員をグループに迎えたら、固定された投稿を通じて、仕事に速やかに慣れてもらうために欠かせない重要な情報を伝えることができます。
新入社員の受信箱の最上部にスレッドを固定しておくと、新入社員が状況に応じて簡単にスレッドをチェックすることができるようになります。
また、連絡先を探すのにかかる時間が最小限になるため、意思決定が迅速になり、新旧のスタッフメンバーの生産性が向上します。
Workplaceを使用すると、オンボーディングプロセスを早期に開始できるようになります。Larsen & Toubro Infotechでは、学生を会社間グループにオンボーディングして、学生が同社について詳しく知り、同社で働くことがどのようなものなのかをほかの従業員に聞けるようにしています。これにより、学生のエンゲージメントを入社日まで維持できるようになります。
Workplaceは新入社員のエンゲージメントを入社日まで、そしてそれ以降も維持する上で効果を発揮する
Libbyなどのボットも新入社員のオンボーディングに役立ちます。自動ボットは、WiFiのパスワードやプリンタ番号など、日常的に繰り返されるあらゆる質問に回答してくれるため、新入社員は重要なことに専念できます。
2.メンタリングスキーム
職場でのメンタリングを実施することで、新入社員の育成に力を入れているということをアピールできます。また、ベテラン社員たちも、尊敬する上級職の人からアイデアを得たり新しいタスクについて指導してもらったりすることができます。
メンタリングは、オンラインで実施した場合でも、対面と同じ効果を得ることができます。非公開のWorkplaceグループを作成することで、メンターとメンティーが安心して関係を築ける環境を提供できます。
また、CortadoをWorkplaceと統合することで、キャリアに対する関心や目標に応じた社員のマッチングがはるかに簡単になります。
3.会社に関するニュースとポリシー改訂のお知らせ
社内イントラネットが適切に機能していない場合、コンテンツが不十分になります。ニュースフィードを使用すれば、重要なお知らせやビジネスアップデートが従業員の目に触れるようになり、そのエンゲージメントを促せます。また、ビジネスの方向性についてスタッフがどのように感じているかに関して、人事部門はリアルタイムフィードバックを得ることができます。
現場の従業員にとっても、ニュースフィードは便利であり、出先でモバイルアプリを使用して、会社のニュースやアップデートを読めるようになります。
4.エンゲージメントレベルのモニタリング
Workplaceは、スタッフのエンゲージメントに関する有益なインサイトを提供できます。これは、メールでは不可能なことです。ダッシュボード分析を使用して、グループアクティビティをモニタリングすることで、会社全体の全般的なエンゲージメントを把握することができます。
これらのツールにより、組織の動向を一貫した形で把握できるようになる
独自のムードボットを作成し、スタッフのセンチメントを調査したり、グループで質問表を作成したりして、簡単なアンケートを実施することもできます。また、Survey Monkeyなどのアプリとの簡単な統合を活用すると、組織の動向を一貫した形で把握できるようになります。
5.新しいアイデアのテスト
Workplaceチャットは、従業員にリアルタイムのフィードバックを求めるのに最適です。実行に移そうとしている福利厚生の新しい取り組みから従業員が好むソーシャルイベントの種類に至るまで、あらゆることについて反応を引き出すことができます。
スレッドを開始すると、従業員がお互いのコメントを読み、議論が展開されるようになるので、価値のあるインサイトが得られるでしょう。
6.従業員の安全のトラッキング
緊急事態が発生し、すべての従業員の安全を確認する必要があるときに、従業員とすばやく連絡を取ることが難しい場合がよくあります。Safety Officerならそれが可能です。
Safety Officerを使用すると、Workplaceグループにアラートを送信できるため、従業員はワンクリックですばやく応答して、自分の状態を共有したり、安全であることや支援が必要なことを伝えたりできます。
Safety Officerは、同じ場所にいる何百人もの従業員の状態を把握する必要がある大企業で火災避難訓練を実施する際に使用するツールとしても便利です。Safety Checkへの先行アクセスにはこちらから登録できます。
7.休暇申請への対処
人事部門に提出されたすべての休暇申請を管理することは簡単なことではありません。
WorkplaceをKronosなどのツールと統合すると、従業員が休暇の予定を入れることが非常に簡単になり、人事部門にかかる管理上の負担が軽減されます。マネージャーは仮想アシスタントボットを使用して、休暇申請をレビュー、承認、または却下できるため、負担の大きなプロセスが簡素化されます。
8.支払いに関する質問への回答
人事部門の多くの時間は、給与の問題に関する質問への回答に費やされることがあります。こうした質問への回答を自動化することをおすすめします。自動化ツールは、人事担当者が対処する必要があるメールや電話応答の数を大幅に減らすことができます。例えば、ADP Virtual assistantというツールがあります。
現在、ADP Virtual assistantはWorkplaceチャットと統合されているため、従業員はWorkplace内からオンデマンドで人事や給与に関する情報に簡単にアクセスできます。また、組織全体が即座に情報に基づいた決定を迅速かつ適切に下せるようになります。
さらには、こうした多くの解決策の場合と同じように、人事による余分な手間をほとんど、あるいはまったく必要とせずに、すべての合理化を実現することができます。
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