フローに乗る: 職場における、さらなる効率化への道
心理学でフローという概念は、自分の仕事に完全に没入し集中していると感じることを意味します。しかし、仕事のフローが途切れると、効率や生産性が急降下してしまうことがあります。だからこそ、シームレスな相互連携が実現できるツールを持つことが非常に重要になります。
手元の作業が始終中断される状況では、チームは効果的な時間管理を行うことができなくなります。誰もが休憩を取る必要があるのは事実ですが、一方で、メールを開いたり、電話に出たり、ソーシャルメディアを更新したりすると気が散ってしまい、生産性が大きく下がることがあります。
実際、カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、中断後、以前の調子を取り戻すまでに平均23分15秒かかるとされています。
マルチタスクは良いことだと思われがちですが、2つのことを同時に行うと、両方の努力が無駄になるとも言えるでしょう。
フローモデル
フローモデルは、1990年代にハンガリー系アメリカ人の心理学者Mihaly Csikszentmihalyi氏によって発表されたもので、人がタスクの完了を試みている間に経験するであろう、すべての感情状態を示しています。
この理論では、人は完全に「フロー」、つまり自分のしていることに没頭し、夢中になっているときが最も幸せであるとされています。つまりフローとは、目の前の仕事に取り組むことと、それを遂行するための適切なスキルやツールを持つことの間で、適切なバランスが取れている状態です。
職場の効率化にフローが重要な3つの理由
1. より短い時間でより多くの仕事をこなすため
報告書を書くのに夢中になっているときに受信箱に新しいメールが飛び込んできたとしましょう。今やっていることを中断して読むと、思考回路が途切れてしまいます。あなたのスタッフも、このような注意力散漫の状況に陥っているかもしれません。
「Workplaceでは、JiraやSmartsheetなど日常的に使用するツールを連携させて、タスク間をシームレスに移動することができます」
平均して、人々は11秒ごとに1回、デバイス上で表示するメディアコンテンツを切り替えています。1つの作業を中断すると集中が途切れて、複雑な仕事をこなすのに必要な集中力を取り戻すのに時間がかかってしまいます。
常にソフトを切り替え、さまざまな画面やモニターを見ているようでは、フローを実現することはできません。Workplaceでは、JiraやWebExなど日常的に使用するツールを連携させて、タスク間をシームレスに移動し、中断を最小限に抑えて効率を最大化することができます。
2. ミスを少なくするため
スタッフに仕事を任せるとき、休憩時間も含めて1日の現実的な仕事量を設定しているのではないでしょうか。しかし、おそらく、時間管理を狂わせるすべての妨害を考慮に入れてはいないでしょう。
中断を補うために、人はしばしば仕事のスピードを上げますが、それでは結局ミスの回数が増えるだけです。そのために必要なのは、大量のメールやインスタントメッセージ、プロジェクトの最新情報など、自分に関係のないものを選別して、重要な仕事に集中できるようにすることです。
Workplaceのようなツールは、人工知能や機械学習を使って、それを実現します。
3. ストレスを軽減するため
注意力散漫は時間を浪費するだけでなく、人の精神状態にも影響を及ぼします。ストレスは現代の職場の大きな問題の1つです。集中力を欠くとイライラしたり、常にプレッシャーを感じたりすることになります。
カリフォルニア大学の情報学教授であるGloria Mark氏は、デジタル空間における妨害を、認知エネルギーという球をテニスラケットで打ち合っているようなものだと表現しています。ただ、テニスボールと違って、私たちの脳は方向転換するのに時間がかかります。フローに従うことで、そのエネルギーのバランスを整えることができるのです。
