つながりを強化して社員の安全を確保

社内コミュニケーションは非常災害対策計画の要です。しかし既存のプロセスの多くはもはや時勢に合わなくなり、肝心な時に役立ちません。Workplaceの導入で、そうした現状は変えられます。

ビジネスコミュニケーション | 所要時間: 10分
how to communicate with employees during a disaster - Workplace from Meta

社内コミュニケーションは非常災害対策計画の要です。しかし既存のプロセスの多くはもはや時勢に合わなくなり、肝心な時に役立ちません。Workplaceの導入で、そうした現状は変えられます。

デルタ航空、Larsen & Toubro Infotech、Reliance General Insuranceといった企業は、Workplaceを導入してグローバルなインスタントメッセージ機能でスタッフ全員をつないでおり、トラブルが発生した場合にはスマートツールを活用してスタッフの追跡やスタッフ向けの情報発信を行っています。
非常災害対策計画

非常災害対策計画

社内コミュニケーションで培われる組織力は、組織の成功を左右する重要な要素です。しかし、これは非常災害対策計画の成功を左右する極めて重大な要素でもあります。

また、コミュニケーションやコラボレーションに関する自社の組織力に満足しているビジネスリーダーはわずか14%であるとすれば、社内コミュニケーションが貧弱だった場合、今後の災害対応能力に影響する可能性があることは明らかです。

当社ではこの点についてずっと考えてきました。ハリケーンシーズンになると米国やカリブ海の島々の南東部の沿岸で毎年大混乱が生じているからです。今は当社を含め誰もがさまざまな困難に立ち向かっている時期ですが、そんな中で当社はいくつもの企業が、緊急の対応が迫られる難局を乗り切る目的でWorkplaceの活用方法を模索していることを知り、大いに刺激を受けました。

従来の非常災害対策計画に不備がある場合

従来の非常災害対策計画に不備がある場合

企業としてのリスク評価は完了しているでしょう。ハザードや脅威を特定し、組織としての対策も文書化していることでしょう。しかし、実践的な訓練に向けたコミュニケーションツールの準備はどの程度できていますか?

大半の組織において、非常災害対策計画の中で通信手段と定めて頼りにしているのは、連絡網、メーリングリスト、携帯電話のショートメッセージなどでしょう。しかし、こうした従来の通信様式が緊急時の対策として必ずしも効率的であるとは限りません。実は非効率的で、スタッフ各人の最新状況の確認が欠落していることも往々にしてあります。そのため、全員に警告を発信する能力と全員の現状を追跡する能力に大きな開きがあることが珍しくありません。

実例として特に興味深いのはメーリングリストです。最近の調査では、大勢の社員とコミュニケーションを取る場合、社内メールは優れた手段とは言えないことが判明しています。データによると、社内広報メールを開封しているのは受信者の約半数(55%)です。普段の日であれば、これは単に残念な数字です。しかし、思いがけないインシデントが発生したときに社員に連絡して説明したい場合となると、これは損害が生じる危険性をはらんだ数字です。

Workplaceの活用で効率的な緊急連絡

Workplaceの活用で効率的な緊急連絡

Workplaceは社内の全員を1つにつなぎます。非常災害対策計画を実装する必要がある場合、Workplaceを使用すれば、現在のユーザーの正確な記録にリアルタイムでアクセスできます。表示されるデータは常に最新のもので、全社員向けのメッセージも目立つところに表示されます。

緊急メッセージまたはインシデントに関するメッセージを、社内全部署にまたがる特定のグループに送信することもできます。ユーザーはメッセージをオーガニックに共有したり拡散したりできるので、より多くの人がアラートを見て返信するようになります。また、Workplaceのグループが緊急対策チームのメンバーへの支援として、アラームに対して各社員が返した反応の管理やフォローを手伝う場合もあるでしょう。

「モバイル端末を使い、チームに対して迅速かつ確実に連絡を取る必要が生じた場合、そのためのチャネルとして自然に選択したのがWorkplaceでした」

Workplaceのプラットフォームをご利用いただいているお客様側で、緊急事態に対応するための新たなツールが作成された事例をこれまで何度か目にしてきました。そのような企業では、オープンプラットフォームを活用して緊急時に重要な情報を共有するのに役立つ、強力なボットが設計されていました。また、コラボレーションに強いというWorkplaceグループの特性を活かし、数千人単位のボランティアを動員し、救援活動をまとめていました。

ハリケーンイルマによって起こった混乱を収拾するためデルタ航空がWorkplaceを利用しましたが、スタッフ同士がリアルタイムで通信できたため災害対策の調整もうまく進みました。また、タンパカスタマーエンゲージメントセンターの社員に説明をする際にはSafety Officerが使用されました。デルタ航空のCharisse Evans氏は次のように当時を振り返っています。「モバイル端末を使い、チームに対して迅速かつ確実に連絡を取る必要が生じた場合、そのためのチャネルとして自然に選択したのがWorkplaceでした。また、Safety Officerからリアルタイムのフィードバックが得られたので、社員を迅速に追跡して対応を調整することができました」

また、ムンバイで最近発生した洪水の後に、LTI(Larsen & Toubro Infotech)とReliance General InsuranceがWorkplaceを利用し、従業員の夕食の手配に関する最新情報を伝達した例がありました。さらにLTIでは、同僚からのメッセージをこのプラットフォームから拡散し、立ち往生している人々に避難所を提供するといったことも行われていました。

社員の居場所と安否の確認

社員の居場所と安否の確認

これはおそらく、自然災害やインシデントが発生したときの最も重要な疑問でしょう。また、Workplaceは開発者に対してオープンにされているため、迅速に回答しやすくなるような新規のツールがお客様側で構築されてきました。

Workplace用Safety Officerアプリを使うと、危機的状況やインシデントの際に社員に説明をする場合のもめごとを回避できます。また、危機管理チームがリアルタイムで警告を発して各自の状況を確認することも可能になります。

ほぼ全員がスマートフォンやコンピューターを持っているモバイルファーストの業界であれば、企業は社員の位置に基づいて、モバイル端末に直接通知を送信できます。企業は社員に対し、自身の居場所と安否を組織の同僚に確認してもらえるように「チェックイン」を要請できる体制を整えることを強くおすすめします。

これを整えてあれば、チェックインしたユーザーとそのステータスを表示する簡単なレポートを発信できます。危機管理チームにとっては、社員の安全を守るための決定を下すために必要な情報が手に入ります。また、Workplaceを使用して名前を照合済みですから、リストが正確であることが分かります。

Safety Officerで非常災害対策を円滑に進める2つの方法

Safety Officerで非常災害対策を円滑に進める2つの方法

天災: Safety Officerがあれば、Work Chatを介して被災地の全従業員に通知を送り、安否を尋ねることができます。携帯電話のGPSデータを使用して現在地を更新するようにユーザーに要請できます。全員の安否状況のリストが数分以内に表示されます。

出張中の社員: 離れた場所にいるモバイルワークフォースのメンバーがインシデントの発生場所にいることを確認できます。この場合、Safety Officerを介してアラートが送信されたら、モバイルワーカーの社員がチェックインして、現状と場所を示すという流れです。

安全第一

安全第一

Workplaceは、組織が結束を強められるように、あるいはよりスマートなツールを使えるように、世界中に共同作業の場を構築しています。物事が順調に進んでいるとき、課題は重要です。また、何らかのトラブルが発生したことを受けての緊急対応において、課題は極めて重要です。

こちらでWorkplaceを使用して組織全体で社員をまとめている他社の事例をご覧ください。そしてぜひ90日間の無料トライアルでWorkplaceをお試しください。

また、Service Rocketで安全に関する警告をWorkplaceで全社員に送信する際に、Safety Officerを活用した実例もご覧ください。対象のグループ、場所、オフィスを数分で簡単に指定できて、インシデントの発生直後または事後に、社員に対する説明を行うことができます。

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