理解の強化
組織全体でコミュニケーションを取り、コラボレーションしてWorkplaceをフル活用するためのベストプラクティス
つながってコミュニケーションを取る
Workplaceを使用して情報を共有することが、Workplaceでつながり、コミュニケーションを取るうえで最も重要なポイントです。Workplaceでつながると、各メンバーはグループ、ライブ配信、イベント、Work Chatを通じて情報を発信し、それぞれに最適な方法でコミュニケーションを取ることができるようになります。
Workplaceで実際につながってコミュニケーションを取るには、まず次のことを実行します。
1. イントラネットをWorkplaceに取り込む
より効率的にコミュニケーションを取るには、Workplaceを社内のすべての連絡のメインチャネル(複数ある場合)にすることです。Workplaceが組織のメンバーにとっての主な情報源となるでしょう。
会社のWikiを開始して、メンバーが重要な情報や参加しているグループにアクセスできるようにします。
ポイント: Workplaceの導入を発表するのに使用したチャネルを通じて、使用中のイントラネットからWorkplaceに移行することを組織のすべてのメンバーに知らせます。新しいイントラネットと会社のWikiグループをすべての新入社員のデフォルトグループにすると、全員が初日からそのグループのメンバーになります。
2. ニュースレターと配信リストを置き換える
組織内で送信されるメールの数を減らし、コミュニケーションを一元化するうえでは、ニュースレターと配信リストをWorkplaceのグループに置き換えることが重要です。グループを使用して重要なトップダウン型の情報を伝えると、投稿による影響を効果的に測定できるとともに、同僚はコメントやリアクションを使用してボトムアップ型フィードバックを共有できるようになります。
3. 定期的なライブイベントを主催する
ライブ配信機能を使用すると、情報を共有したり、会議をライブ配信したり、Q&Aを主催したり、同僚へのトレーニングを実施したりすることができるため、組織のメンバーへの連絡や交流に効果的な方法となります。ライブ配信はリーダーの最新情報の共有や全社員向けに利用できるほか、新規採用者へのトレーニングなど、少人数のコミュニティに対する研修や連絡にも利用できます。
ポイント 組織全体でのライブ配信の利用を促すのに最適な方法は、既存の会議室をスタジオに変えることです。映像/音声の担当チームを内部で採用するのも、ライブ配信の制作価値を向上するのに役立ちます。それができない場合は、スマートフォン用の三脚やジンバルを購入して外部マイクを接続すると、組織のライブセッションをより柔軟に実施できるようになります。
4. リーダーに働きかける
導入後は、リーダーが模範を示しながらWorkplaceを使用するようにします。リーダーがWorkplaceを使用する際は、Workplaceが組織の公式の発言を聞ける場であることを同僚に示しましょう。リーダーは、定期的に投稿するだけではなく、同僚の投稿にコメントしたり、反応したりしてください。
ポイント リーダーの投稿を忘れずに宣伝しましょう。管理者用パネルに移動して左側の[メンバー]をクリックし、宣伝対象の人の横にある3つのドットをクリックします。[ニュースフィードでの投稿のハイライト]を選択し、すべての投稿が全メンバーのニュースフィードのトップに表示されるようにします。
5. 限定コンテンツを投稿する
Workplace限定のコンテンツを投稿するのは、同僚にWorkplaceに登録してもらうための優れた戦略です。重要なコンテンツはWorkplaceでのみシェアするか、Workplaceにリンクするようにしましょう。これにより、組織のメンバーにWorkplaceにログインするよう促すだけでなく、まだアカウントを取得していない人にアカウントを取得するよう促す効果があります。
ポイント Workplace限定コンテンツやイベントをオフィス内のポスター、デスクトップの背景、メールで宣伝すると、対象の限定コンテンツを見ることができる場所が全員にわかるようになります。
6. 会社規模の主要なグループにメンバーを追加する
会社規模の重要なグループをデフォルトグループに設定すると、組織の全メンバーが自動で追加されます。これには、経営陣とのライブセッションを実施できるグループや、重要な発表を行うグループなどがあります。リーダーが組織全体とやり取りする際は、これらのグループに投稿することをおすすめします。
7. Work Chatを全社規模で採用する
グループ外ですぐに同僚に連絡できる機能は、効率よくコミュニケーションを取るうえで重要です。Work Chatを使用すれば、Workplaceのどのページからでも簡単にスレッドを開始できるだけでなく、ブラウザーやスマートフォンから音声通話やビデオ通話を開始することもできます。その他の公式または非公式のチャットプログラム(Facebook MessengerやWhatsApp)を置き換えるのが、全社規模での採用に向けた第一歩になります。
