渡航勧告や気象警報、災害警報を社員に伝える際は、すばやく社員に連絡を取り、効果的なガイダンスを提供し、社員の注意を瞬時に引きつける必要があります。このガイドでは、セーフティセンターを使って社員の安全を確保し、最新情報を提供する方法について、順を追ってご説明します。

管理者用パネルで[セーフティセンター]に移動し、社員の安全確保のためのコミュニケーションを管理する新しいセーフティオペレーターを選任します。セーフティオペレーターは、セーフティセンターを利用して、実際の災害イベント、システムテスト、訓練などの新しいインシデントを作成できます。また、組織のメンバーに情報やメッセージを送信することもできます。

災害の発生に備えるために、セーフティセンターを使ってテストと訓練を定期的に実施しましょう。

テストと訓練におけるコミュニケーションでは、社員が取るべき行動をわかりすく指示しましょう。通常、テストでは社員に行動を求めませんが、訓練では安全確保に関する手順(避難指示など)に従うよう社員に求める必要があります。

緊急事態が発生した場合は、すぐに新しいイベントを設定します。災害発生時に備えて訓練を実施することもできます。

安全に関わる事態が発生した場合は、セーフティセンターで実際のインシデントを作成して対応を管理します。

実際のインシデントに合わせてさまざまな安全関連メッセージを送信し、インシデントの最新情報を社員に提供し続けることができます。インシデントの詳細が判明したら、セーフティアラートを送信し、社員に情報とガイダンスを迅速に提供することを検討してください。状況が深刻になった場合は、セーフティチェックを送信して社員の安否やサポートを必要としている社員を確認してください。

インシデントのインサイトをトラッキングする:

実際のインシデントを参照して、セーフティチェックの応答率や他のすべてのメッセージスタイルの既読率などの指標をトラッキングします。

また、特定のメッセージをクリックして受信者リストを表示し、各受信者がメッセージを読んだかどうかトラッキングしましょう。

セーフティチェックを送信した場合は、無事を報告した社員とサポートを必要としている社員をトラッキングします。電話で社員に連絡を取り、サポートを求めている社員や返信がない社員をフォローしてください。

電力供給や通信状況に影響が出ている場合は、社員と連絡が取れなくなることがあります。日頃から、自らの安全確保が最優先であることを社員に伝えておく必要があります。

インシデントが終わった後も、影響を受けた社員に最新情報を提供することを忘れないようにしましょう。重要報告をシェアして、インシデントが解決したことや社員の安全を確保するために行う次のステップを社員に知らせ、社員をフォローしましょう。