導入のコツ

Workplaceを組織に導入する際は、以下の5つを柱とします。

Workplaceの導入は、社内のコミュニケーション、コラボレーション、仕事の進め方に大きな変革をもたらすための第一歩です。ここで紹介する導入方法は、Workplace導入の数多くの成功事例に基づくもので、実施も簡単です。これらの手順に従って、確実にWorkplaceを導入しましょう。また、導入前後、導入時のチェックリストをダウンロードして導入に関する要件を把握しましょう。

Workplaceの導入は、成功に必要な5項目に基づいて実施します。これらを導入予定日から30日以内に完了することで、Workplaceに自立した活発なコミュニティを作ることができます。5つの柱それぞれの詳細については、以降の記事でご紹介します。

1. 経営陣の積極的な関与

社員の関与と信頼を高めるうえで、経営陣が模範を示し、この取り組みをサポートする姿勢を見せることが欠かせません。以下のベストプラクティスを参考にしてください。
  1. 経営陣向けのワークショップを開催して、Workplace導入の目標を確認し、使い方を習得してもらう
  2. 全メンバーが最初にWorkplaceにログインした際に表示される、CEOによる歓迎メッセージの動画を作成する
  3. 導入の週に、CEOによるWorkplaceでのライブ配信を開催し、組織の各メンバーがWorkplaceアカウントを取得するよう促す

2. 技術面の統合

技術面の統合を強化すると、Workplaceを安全に利用でき(例: 新規メンバーのアカウントは自動的に有効化され、退職者のアカウントは自動的に無効化される)、コミュニティ維持のための管理者の負担が少なくなります。以下のベストプラクティスを参考にしてください。

  1. メールアドレスのドメインとURLをホワイトリストに追加する
  2. 社員のアカウントとアクセスを管理する
  3. 統合によってWorkplaceの利便性を高め、ワークフローを簡略化・自動化する

3. ワークフローとグループの構造

組織構造を反映させたグループを作成すると、重複するグループや、使用されないグループが作成されるのを防ぐことができます。主なグループについては命名規則を定め、検索しやすくすることをおすすめします。以下のベストプラクティスを参考にしてください。

  1. 主な仕事用グループを作成し、それぞれに関連するメンバーを追加する
  2. ルーチン作業や共通するワークフローをWorkplaceに取り込む(HRやITヘルプデスクへの質問など)
  3. 全社および個別チーム向けのお知らせグループを作成し、コンテンツの品質を管理する

4. コミュニケーション戦略

Workplaceの役割を、組織が導入する「数あるツールの1つ」に留めておくべきではありません。社員にとってのメリットと、Workplaceがビジネスゴールの達成にどのように役立つかを示して、利用する理由を明確にしましょう。コミュニケーション戦略には、複数のチャネル(オンライン、印刷物、Workplaceなど)と、導入前、導入時、導入後のメッセージを含めます。以下のベストプラクティスを参考にしてください。

  1. 複数のチャネルを使用し、さまざまなメンバーや導入段階に合わせたコミュニケーションプランを策定する
  2. コミュニケーションに関する資料を関連チームに送信し、導入開始の週のための動画を準備する
  3. 導入後1か月間に組織のメンバーにアカウント取得を促し、Workplaceのメリットを紹介するためのエンゲージメントキャンペーンを準備する

導入のためのコミュニケーションプランのテンプレートを使って、自社のコミュニケーション戦略を設計しましょう。

5. Workplaceの初期導入者とトレーニング

各地域や部署での変更管理をサポートする初期導入者とインフルエンサーに、Workplaceの価値が短期間で理解されるよう働きかけてもらい、管理者側の作業を軽減できるようにします。全社員数の5~10%を初期導入者とすることをおすすめします。以下のベストプラクティスを参考にしてください。

  1. 5~10%の初期導入者を指名し、導入の2週間以上前にWorkplaceに招待する
  2. Workplaceを業務に利用する方法と、全社への導入前にコミュニティを形成する初期導入者の重要な役割について説明する
  3. 初期導入者に各自のチームに関連するグループを作成してコンテンツを追加してもらい、他のメンバーがそのグループに招待されたときに、あらかじめ関連コンテンツが表示されるようにする

Workplaceの導入を成功させるためのタイムラインを以下に示します。柱となる項目を完了するスピードは組織の文化によって異なりますが、すべての項目を完了することが重要です。

このグラフはWorkplace導入の最初の5週間を示すものです

アドバイス: 初期導入者をWorkplaceに招待したら、その勢いを失わないように4週間以内に他のメンバーも招待します。Workplaceは、組織全体で利用してこそ効果を発揮します。

Workplaceの導入を成功させるための5つの主なポイント
オンデマンドトレーニング

Workplaceの導入方法

Workplaceのエキスパートが、Workplaceの導入方法について直接説明します。

オンデマンドトレーニング

Workplaceでの仕事の進め方

組織のニーズに対応し、業務の遂行をサポートするグループ構造の作成方法を説明します。

オンデマンドトレーニング

Workplace管理者向けの基本情報

Workplace管理者用パネルからWorkplaceコミュニティを設定して管理する方法を説明します。