チーム管理者ガイド
Workplaceを活用して、チームをこれまで以上にうまく管理しましょう。
チーム管理者の方は、チームの面々がうまく業務を遂行できるように業務の規範や習慣を作るという重要な役割を担っています。ここでは、そうした重要な責任を負っている方々のためのアドバイスをご紹介します。
Workplaceでは、チーム内のコミュニケーションをすべて一元管理できます。アクションアイテム、アチーブメント投稿、学習などの機能を利用することで、チームの文化を強化し、生産性を高めることができます。このガイドでは、チームをさらにうまく管理するためにすべてのチーム管理者が知っておくべきWorkplaceのヒントとベストプラクティスを説明します。
チームグループチームグループ
チーム内でのコミュニケーションや業務の進捗共有を一元化できる場所を用意しましょう。Workplaceでは、この場所をチームグループと呼びます。チームグループの作成は簡単です。手順は以下のとおりです。
- ニュースフィードの左側のパネルにある[グループを作成]をクリックします。最初に[もっと見る]をクリックする必要がある場合があります。
- グループ名を入力し、プライバシー設定を選択します。チームグループは秘密のグループまたは非公開グループにすることをおすすめします。
- チームメンバーの名前を1人ずつ入力し、グループに追加します。
- チャットがオンになっていることを確認します。
- [グループを作成]をクリックします。
チームグループには、グループでシェアされたすべてのファイルを検索できる[ファイル]タブがあります。グループのメンバーが250人以下の場合は、インスタントメッセージ、音声通話、およびビデオ通話が可能なチャットを利用できます。
グループについて、詳しくは以下の動画をご覧ください。
投稿
投稿は、重要な現状報告や情報をチームと共有するときに使う主な手段です。コメントによって議論を整理したり、数日前、数週前、あるいは数か月前の投稿も簡単に見つけられるようになっています。こうした理由から、Workplaceの投稿は、後で振り返ったり後日回答したりする必要がある情報を共有するのに最適です。
投稿を使って、自分の現状報告をチームと定期的に共有し、チームメンバーにも同じことをするように促しましょう。例えば、週の初めに先週の成果の簡単なまとめと今週の優先事項、そして抱えている問題があればそれも記した投稿をするように、チームの全員に指示します。こうすることで、部下一人ひとりの業務状況を常に把握し、さらに自分がサポートできそうな課題や障害を頭に入れておくことができます。まずは自分が率先してこうした投稿をして、行動の模範を示しましょう。
Workplaceの投稿でコミュニケーションを取るときに押さえておきたい有益なヒントをいくつかご紹介します。
- いつでも簡単に参照できるように、チームの重要なリソースを含む投稿をグループの最上部に固定しましょう。
- アクションアイテム投稿を作成して、業務の進捗を把握しましょう。メンバーをタグ付けするとそのアイテムを割り当てることができます。担当者は、自分の作業が終わった際にアクションアイテムにチェックを入れるだけで、チーム全員に作業の完了を伝えることができます。
- 投稿にPDFを追加すれば、グループのメンバーが注釈のかたちでコメントやフィードバックを追加できます。
- メンバーをタグ付けしてお知らせが届くようにしましょう。自分の投稿を確実に読んでもらうには、これが最も効果的な方法です。
- 勤務時間外に投稿するのは避け、投稿日時を指定して翌日に公開されるようにしましょう。
- 共有または記録したい情報量が多い場合は、ノートを作成しましょう。ノートでは、写真や動画を埋め込み、グループ編集を許可し、注目を集めるためにカバー写真を追加することができます。
- 直属の部下がシフト勤務の場合、Workplaceの投稿を使って自分のシフトの交代要員を探すことができます。ただし、あらかじめWorkplaceのシステム管理者に依頼してシフト交代機能をオンにしておく必要があります。シフト交代について、詳しくはヘルプセンターをご覧ください。
Workplaceの投稿を使いこなすためのヒントやベストプラクティスをさらに確認したい場合は、「投稿の基礎理論」をチェックしてください。
チャット
チャットは、早急に返答が欲しい場合や、チームメンバーと気軽に会話したい場合に最適です。チャットは1対1またはグループで開始でき、ファイル、写真、動画、GIFなどをシェアできます。また、意思決定をすばやく下すために、音声通話やビデオ通話に切り替えることもできます。チャットの機能について簡単に説明した以下の動画をご覧ください。
チャットと投稿の使い分け方を直属の部下にきちんと把握させましょう。部下が重要なリソースをチャットで共有していることに気づいたら、投稿を使うように促してください。
Workplaceチャットのヒントとコツをいくつかご紹介します。
- チャットメッセージを保存しておくと、後で参照できます。
- 期限があるチャットメッセージにはリマインダーを設定します。
- チャットの上部に重要なメッセージを固定して、後で簡単に参照できるようにします。
- チャットのスレッドを固定すると、常に受信箱の上部に表示されるようになります。
チームミーティングを計画、開催、記録する
ミーティングは、チームの連携を取るための重要なイベントです。Workplaceでは、以下の簡単な手順でミーティングを管理できます。
1. 開催予定のミーティングのイベントを作成する
チームグループでイベントを作成し、チームメンバーを招待します。必ずカレンダーの招待をオンにして、参加者全員のカレンダーツール上でその時間に他の予定を入れられないようにしましょう。招待への回答はWorkplaceでトラッキングできます。
2. アジェンダについて合意を取る
アンケートを使って、ミーティングで話し合うトピックを明確にしましょう。チームメンバーはアイテムに投票したり、任意のアジェンダをアンケートに追加したりできます。
3. ビデオ通話またはライブ動画を使ってミーティングをする
画面右上にあるアイコンをクリックするだけで、どのグループや1対1のチャットからでもビデオ通話または音声通話を開始できます。
ミーティングを録画する場合は、他の主催者と一緒にライブ動画を配信してください。ライブ動画では、チームグループにリアルタイムにミーティングが配信されます。配信が終了するとその録画がグループに自動的に投稿されるので、時差のある地域にいるメンバーやミーティングに出席できなかったメンバーも後で内容を確認できます。
4. 議事録とアクションアイテムをシェアする
チームミーティングを終えたら、ミーティングの議事録と今後のアクションをチームグループに投稿しましょう。議事録は投稿にテキストとして追加でき、やるべき作業の記録にはアクションアイテムを使用できます。アクションアイテムで担当者を@メンションすると、その人にお知らせが届きます。担当者は作業の完了時にアイテムにチェックを入れられます。
1対1の関係を管理する
直属の部下一人ひとりと1対1の秘密のグループを作成しましょう。このグループは、互いの現状の共有や、部下への/部下からのフィードバック、パフォーマンスの管理、タスクの割り当て、質問などに使用します。
1対1の秘密のグループでは、それぞれの部下と非公開でコミュニケーションを取り、チームとは関係がないかチーム全員に公開するのはふさわしくないようなフィードバックやガイダンスを個別に与えることができます。
チームの功績をシェアするチームの功績をシェアする
部門横断グループを作成してチームの努力の成果を組織全体に発信しましょう。「成約情報」、「マーケティング関連ニュース」、「サポート情報」などのグループは、チームで成し遂げたことを全社に逐一伝え、価値あるフィードバックを集めるのに最適です。部門横断グループの作成方法は以下のとおりです。
- ニュースフィードの左側のパネルにある[グループを作成]をクリックします。最初に[もっと見る]をクリックする必要がある場合があります。
- グループの用途がひと目でわかる、簡潔明瞭な名前をグループに付けます。
- グループを公開して、誰でも参加して投稿を見られるようにします。
- チャットをオフにします。大抵、部門横断グループは人数が多いので、チャットがオンになっていると雑音が増えます。
- メンバーを1人ずつ招待するか、メンバー自動追加ルールを設定します。
- グループの説明を追加し、グループの用途や、フィードバックおよび(投稿による)質問を受け付けるかどうかを伝えます。
共有すべき成果があるときはこのグループに投稿するように直属の部下に促しましょう。メンバーにお知らせが届くようにしたい場合は、コメントで相手を@メンションできます。
重要なリソースとベストプラクティスを整理する重要なリソースとベストプラクティスを整理する
チームグループには[学習]タブもあります。このタブを使うことで重要な投稿を「学習ガイド」に整理できます。学習ガイドは、新規のチームメンバーのオンボーディングや既存メンバーのトレーニングとスキルアップにうってつけです。簡単なクイズを作成してメンバーの理解度をテストしたり、ガイドの完了状況をトラッキングすることもできます。詳しくは以下の動画をご覧ください。
チームを称える
頑張りや献身を高く評価していることを直属の部下に伝えるのは大切なことです。メンバーを称えることは、チームの文化形成や、生産性アップの動機付け、士気の向上につながります。組織全体に見えるように称賛すれば、チームメンバーの認知度アップにもなり、チームの功績をアピールすることにも貢献できます。
重要なマイルストーンに到達したときは、チームグループと部門横断グループの両方でアチーブメント投稿を作成してみましょう。さまざまなGIFや画像を選択できるほか、独自のものをアップロードすることもできます。チームメンバーをタグ付けすれば、該当者にお知らせが届き、また誰がその取り組みに関わったのかを全社員に伝えることができます。
チームメンバーのプロフィールの[ありがとうを送信]ボタンを使って個別に称えることもできます。これは、簡単ながらも印象に残るメッセージを送るのに最適な方法です。別チームのメンバーに感謝を伝える際は、その人のマネージャへのお知らせをオンにすることも可能です。
ワークライフバランスと心身の健康を優先する
[通知をミュート]やステータスなどのツールを使って、チームメンバーが勤務時間外に健康的な時間を過ごせるようにサポートしましょう。
[通知をミュート]は、集中したい時間や退勤後に通知をオフにできる機能です。必要に応じて手動でオンにしたり、スケジュールを設定して自動的にオンにしたりできます。[通知をミュート]がオンになっているときは、自分のプロフィール写真の横に三日月が表示されます。Workplaceチャットであなたにメッセージを送った同僚には、[通知をミュート]がオンになっているため相手にメッセージが通知されない旨の自動メッセージが届きます。
Workplaceでステータスを設定すると、病欠、移動中、在宅勤務などを同僚に知らせることができます。ステータスは、WorkplaceプロフィールとWorkplaceチャットに表示されます。
その他の参考リソース
- 新規ユーザー向けガイド: Workplaceの利用を始めるために必要な情報がすべて掲載されています。
- Be the Best Boss Ever (最高の上司になる): チームや部署、1対1の関係、ステークホルダーとの関係の管理方法をカバーした、Workplace Academyのインタラクティブな自主学習コースです。
- Workplaceで情報を整理: 業務の管理に役立つWorkplaceの重要なヒントやコツをご紹介します。
- Workplaceのお知らせを管理する: お知らせを取捨選択して、重要な業務に集中するための5つのアドバイスをご紹介します。
