チーム管理者ガイド

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チーム管理者の方なら、効果的なコミュニケーションがチームの成功に欠かせないことはよくご存知でしょう。Workplaceを利用すると、チームのコミュニケーションを1か所にまとめることができるため、可視性と透明性が高まり、コラボレーションが促進されます。このガイドでは、Workplaceを使ってチームを管理するためのベストプラクティスをご紹介します。

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1. チームグループを作成する

チーム用の非公開グループまたは秘密のグループを作成し、直属の部下を追加しましょう。チームグループは、チームのメンバーがあらゆるコミュニケーションを行う中心的な場所で、最新情報の投稿、ファイルの共有、フィードバックの収集などに利用できます。

メンバーが250人未満のグループは、専用チャットを利用できます。すぐに答えが必要な質問をする場合は、チャットを使いましょう。ただし、チャットはスレッドの流れが速いため、重要な情報を見失ってしまう可能性があります。重要なコンテンツは必ずグループページに投稿して、チームメンバーが簡単に確認できるようにしてください。

2. 投稿を固定する

チームの目標、利用可能なリソース、期限など、チームに関する重要なガイドラインをまとめた投稿を作成したら、固定しましょう。固定した投稿は常にグループの上部に表示され、チームのメンバーが簡単に確認できる単一の情報源となります。

3. ミーティングを開く

Workplaceでは、すべてのチャットで音声通話とビデオ通話を利用できます。そのため、既存のスレッドからそのまま通話を開始して、異なるタイムゾーンや地域の人たちとミーティングを行うことができます。

対面でのミーティングは、ライブで配信しましょう。ライブ動画はグループに自動投稿されるため、ミーティングに出席できなかった人も後から見られるようになります。

4. アンケートでフィードバックを集める

アンケートは、チームとしての決定を迅速に行うのに役立つツールです。フィードバックを収集したり、ミーティングの議題や時間を決定したりするために利用できます。チームメンバーは、アンケートに回答するだけでなく、自分でアンケートを作ることもできます。

5. ノートやアクションアイテムを使ってミーティングをフォローアップする

Workplaceから直接ドキュメントを作成し、議事録としてチームでシェアすることができます。カバー写真を追加してグループフィード内ですぐに見つけられるようにし、[グループメンバーによるこのドキュメントの編集を許可する]を選択してライブドキュメントにしましょう。Workplaceのドキュメントは、議事録を編集したりプロジェクトの計画に必要な資料を作成したりするのに最適です。

ミーティングが終わったら、アクションアイテムを含めた投稿をチームのグループでシェアし、@メンションで担当者を割り当てましょう。担当者は、自分の作業が終わった際にアクションアイテムにチェックを入れるだけで、チーム全員に作業の終了を伝えることができます。

6. ファイルをシェアする

Workplaceでは、普段から利用している他のツールのファイルをシェアできます。[投稿を作成]ボックスで、ファイルのシェアが可能なツールの種類を確認してください。アクセス認証プレビューを使用すると、ファイルへのアクセス権を持っている人にのみコンテンツのプレビューが表示されます。また、フォルダーリンク機能を使用すると、フォルダー内のすべてのアセットを常に最新の状態でシェアできます。

グループページの検索バーを使うと、参照したい投稿、ファイル、コメントなどを検索できます。また、グループページの[ファイル]タブでも、グループでシェアされているすべてのファイルを簡単に検索できます。

グループのページに週間レポートを投稿するよう、チームに指示しましょう。週間レポートを利用すると、各自の業務に対する可視性が高まり、メンバーの進捗状況、優先事項、解決すべき課題に関する最新情報をチーム全員に伝えられるようになります。

アチーブメント投稿を使用して、チームメンバーの業績を称えましょう。これによってメンバーの士気と生産性を高め、ポジティブな職場文化を作ることができます。チームメンバーの貢献に感謝するアチーブメント投稿を作成してください。その際、必ず該当のメンバーを@メンションして、そのメンバーに投稿を見てもらえるようにしましょう。

また、全社的なディスカッショングループでアチーブメント投稿を公開して、チームの成果を全社員に知らせることもできます。このような投稿は、チームの業務に対する社内の認知度を高めるだけでなく、互いの功績を称え合う文化を組織全体に広めるのに役立ちます。

1対1の秘密グループを作成して、直属の部下との関係を管理しましょう。このようなグループを利用すると、最新情報を共有したり個人的なフィードバックを提供したりできます。また、新入社員のオンボーディングやパフォーマンス評価を行うのにも最適です。

10. 部門横断グループを作成する

組織の他の部門からフィードバックを得るために、チーム用の部門横断グループを作成して公開しましょう。これにより、業務内容や進捗状況に関する最新情報を組織内の他のメンバーに提供し、より多くのフィードバックやアイデアを得られるようになります。