導入



Workplaceを組織全体で活用するための管理者向けプランニングガイドです。

非営利団体向けWorkplace導入ガイド

Workplaceは、登録済みの非営利団体や教育機関に無償で提供される業務用ツールで、世界各地にいるチームがつながり、共同作業を行い、有意義なコミュニティを構築できるよう支援します。現在、数千の非営利団体がWorkplaceを利用しています。Facebookでは、このような非営利団体からのフィードバックをもとに、Workplaceの利用を始めるためのガイドを作成しました。Workplaceはスタッフ数が最大250人までの組織向けに作られたツールで、4週間以内で導入可能です。スタッフの数がこれより多い場合は、確実に導入するために、こちらの記事の導入手順に従うことをおすすめします。

以下の導入チェックリストをダウンロードして、導入に必要な条件を把握しましょう。

非営利団体にWorkplaceを導入するための4つの簡単なステップ

利用を始める前に、次の前提条件を満たしていることを確認してください: 幹部が導入に関与している。Workplaceの導入を技術的なプロジェクトというより業務の変革とみなしている。Workplaceの導入によって実現可能になる取り組みが2つある。

1. Workplaceに登録して接続する

1. Workplaceに登録して接続する

2. Workplaceを構築する

2. Workplaceを構築する

  • 承認を得て、Workplaceプロジェクトチームを結成します。組織の各チームのリーダーをWorkplaceの管理者として追加してください。
  • 左側のナビゲーションバーにある[管理者用パネル]に移動してから、[ユーザー]をクリックします。次に、ユーザー名の横にある[招待]ボタンをクリックして、Workplaceプロジェクトチームのメンバーを追加します。
  • 最初のプロジェクトグループを作成します。このグループは「Workplace導入」のような名前にし、チームメンバーがWorkplace導入の進捗状況に関する最新情報をシェアするために使用します。
  • 新規グループを作成するには、左側のナビゲーションバーにある[ホーム]に移動し、ドロップダウンメニューから[グループを作成] > [チーム・プロジェクト]の順に選択します。次に、「Workplace導入」などのグループ名を入力し、このグループにWorkplaceプロジェクトチームのメンバーを追加します。注: このグループはデフォルトで「非公開」グループに設定されるため、コンテンツはメンバーのみが閲覧できます。
  • 関係者の同意の下で、基本のグループをWorkplace上に作成します。グループごとに、プライバシー設定を公開、非公開、秘密のいずれにするか検討してください。以下は、この作業を始めるための参考例です。
  • トップダウン型またはボトムアップ型のフィードバックグループ
    メールで行っていた全スタッフへの連絡を、お知らせ用のグループに移行します。また、業務と直接関係のないあらゆる質問を投稿できるソーシャルグループを作成します。オフィスの所在地ごとに、お知らせグループやソーシャルグループを作成することもできます。

    例: 「全スタッフ向け情報」、「ロンドンオフィスからのお知らせ」、「英国用ソーシャルグループ」、「組織内Wiki」

  • チームコミュニケーショングループ
    組織内のチームごとにグループを作成し、チーム管理者をグループ管理者に任命します。これにより、チームで定期的にコミュニケーションを取ったり、プロジェクトを管理したり、前回のミーティング以降の最新情報をやり取りしたりできるようになります。

    例: 「資金調達チーム」、「人事チーム」、「役員チーム」

  • 部門横断グループ
    地域、言語、チームを超えた共同作業ができる公開ディスカッショングループを作成し、組織の全員でアイデアを出し合ったりフィードバックをシェアしたりできるようにします。

    例: 「フェスティバルの資金調達プロジェクト」、「ボランティア活動」、「ITヘルプデスク」、「マーケティングの部門横断グループ」。また、チーム単位のフィードバックグループ(「マーケティングのフィードバック」、「ITのフィードバック」、「Workplaceのアドバイスやヒント」など)を作成して、組織の全員が各チームへの問い合わせ方法を把握できるようにすることを検討してください。各チームのマネージャーに依頼して、すべての重要情報やドキュメントへのリンクを含む投稿が各グループの上部に固定されるようにしましょう。

  • ボランティアグループとパートナーグループ

    会社間グループ(MCG)を利用すると、定期的に協力して仕事をしている組織外のボランティアやパートナーと共同作業ができるようになります。[会社間]タイプを設定したグループを作成して、ボランティアやパートナーの仕事用メールに招待を送信してください。ボランティアやパートナーにWorkplaceアカウントを提供する必要はありません。会社間グループを使うと、他のグループと同じように情報をシェアできますが、組織外のスタッフに組織内のグループへのアクセスが許可されることはありません。

    例: 「ボランティア情報」、「日本のボランティアスタッフ」、「EasyJetとユニセフのパートナーシップ」

3. 組織の受け入れ態勢を整える

3. 組織の受け入れ態勢を整える

  • Workplaceで全員のアカウントを設定します。Workplaceの組織図などの機能に影響するため、マネージャーのメールアドレスなど、メンバーに関する情報はできるだけ登録するようにしてください。全員の設定が完了したら、各メンバーをそれぞれのグループに追加できます。
  • [管理者用パネル]の[ユーザー]に移動し、右上にある[ユーザーを追加]を選択します。次に、アップロード方法(例: CSVファイル)を選択してから、[準備ができ次第招待する]を選択します。
  • 導入日を公表して、関心を高めます。導入日を設定しましょう。導入に最適な曜日は火曜日~木曜日であることがわかっています。導入に関する発表を始めて、組織のスタッフの期待を高めます。Workplaceの導入は、今までとは異なる仕事の進め方を始めるきっかけとなります。この機会を利用して、楽しいイベントを開催したり、CEOの動画メッセージやライブメッセージを公開したりして、この節目を記念しましょう。
  • 導入日にどの業務をWorkplaceに移行するかについて計画を立てます。メーリングリストで行っていたやり取りは、すべてWorkplaceグループに移行することをおすすめします。これをコミュニケーションプランの一部にして、導入日にスタッフに対してWorkplaceアカウントの取得を促してください。そうすれば、Workplaceだけでシェアされた重要な情報を見落とすことがなくなります。
4. Workplaceの運用を始める

4. Workplaceの運用を始める

  • 組織全体でWorkplaceの利用を正式に開始します。
  • [管理者用パネル]のナビゲーションバーで[ユーザー]を選択してから、[すべて招待]をクリックし、送信するメッセージをパーソナライズします。
  • 導入記念イベントを開催します。すべてのスタッフがWorkplaceに喜んで参加する状況を作り出す必要があります。導入記念イベントは、期待を高めるのに最適な手段です。

Workplaceの導入を祝う人々の写真

  • Workplaceでスタッフとのコミュニケーションや共同作業を始めます。
  • 組織全体に向けた初めての投稿をお知らせグループに掲載しましょう。また、組織の幹部が最新情報を伝えたりWorkplaceの導入を祝ったりするライブ配信を行って、Workplaceへの期待感を高めます。
  • Workplaceを導入した週に、幹部によるライブ配信の予定を公開してWorkplaceへの期待を高め、組織のスタッフにWorkplaceアカウントの取得を促します。このイベントを見逃す人が出ないようにするため、イベントの告知はWorkplaceの導入前から始めてください。
  • 組織内メールを送信する前に、その情報が他のスタッフにも関係があるかどうか考えるようにしましょう。関係がある場合は、Workplaceに投稿します。

Workplaceを導入する方法について、詳しくはWorkplaceの会社間グループ「Launching Workplace to your organization」にご参加ください。Workplaceの導入に関する詳細なベストプラクティスをご確認いただけます。


よくある質問(非営利団体向け)

Workplaceに関するよくある質問(非営利団体向け)

  • Workplaceアドバンスは無料で利用できますか。できるとすれば、何人まで無料ですか。
  • TechSoupに登録済みで、政府系の組織や団体に該当しない非営利団体であれば、無料でWorkplaceアドバンスをご利用いただけます。ただし、独立行政法人、ロビー活動団体、労働組合、政府系機関、特定の種類の教育機関など、一部の種類の組織は対象外となります。ユーザー数に制限はありません。
  • 異なるメールドメインの人を追加できますか。
  • はい。組織で複数のメールドメインを利用している場合は、それらのドメインをWorkplaceに追加できます。
  • 他の組織の人と共同作業を行うには、会社間グループを使用します。これにより、組織内のグループへのアクセスを許可することなく、ボランティアやパートナーとコミュニケーションを取ることができます。
  • グループはいくつ作る必要がありますか。
  • 作成すべきグループは、基本となる主要な業務グループと最小限のソーシャルグループです。50人ほどの組織であれば、15グループ程度からスタートするとよいでしょう。
  • ボランティアが参加できるようにするにはどうすればよいですか。
  • 会社間グループ(MCG)を作成し、メールでボランティアを招待します。参加に関する重要な情報や、参加してもらう必要がある他のボランティア向け会社間グループへのリンクなどを記載した投稿を、グループのトップ画面に固定しましょう。ボランティアには、このグループで質問を行うよう促します。
  • また、ボランティアに直接Workplaceコミュニティに参加してもらうこともできます。この場合、ボランティアは、組織の公開グループに投稿されているすべてのコンテンツにアクセスできるようになります。ボランティアに参加してもらうには、組織のスタッフと同じ手順に従ってユーザーを追加してください。
  • Workplaceで高いエンゲージメントを維持するにはどうすればよいですか。
  • このプロジェクトを開始したときに実現しようとしたことを思い出してみましょう。当初の目的に立ち返ることで、組織におけるWorkplaceの高い価値を維持できるようになります。
  • まず、すべてのメーリングリストとメールで行っていた組織内でのコミュニケーションを移行することをおすすめします。写真、動画、360度動画、ライブ配信などのリッチメディアフォーマットを活用してください。また、一部の情報をWorkplaceのみでシェアすることで、Workplaceアカウントの取得やWorkplaceへの定期的なログインを促すことができます。さらに、他のツールやメールで行っていた業務をWorkplaceに移行するもう1つの方法として、プロジェクトをWorkplaceのプロジェクトグループで管理することもできます。メールでやり取りを行う場合は、メールで伝える情報が他のスタッフにも関係があるかどうか考えるようにしましょう。関係がある場合は、Workplaceに投稿してください。
  • 多くの組織は、幹部によるトップダウンのコミュニケーションから始めています。また、マネージャーがチーム内のすべてのコミュニケーションをWorkplaceで行うようにすれば、Workplaceへの関心がさらに高まる可能性があります。このようなコミュニケーションには、チーム全員に関連した最新情報を伝えたり、チームミーティングの議事録を配布したり、毎週の「重要」業務を伝達して各メンバーがその週に行う予定の業務をシェアしたりするといったことが考えられます。
  • 日常的に使っているさまざまなツールをWorkplaceに接続することで、ワークフローを効率化し、複数のツールで作業する必要性を減らしましょう。Workplaceを統合するとワークフローが効率化されるため、仕事の効率が高まります。詳しくは、統合ディレクトリをご覧ください。
  • 非営利団体はWorkplaceを常に無料で利用できるのですか。
  • Facebookは、非営利団体に対してWorkplaceの料金を一切請求しません。2018年6月にはWorkplace for Goodをリリースし、非営利団体と教育機関のスタッフにWorkplaceアドバンスを無料で提供することを改めて表明しています。
  • Workplaceの導入に関する追加のサポートを受けるにはどうすればよいですか。
  • カスタマーリソースセンター(このページ)には、簡単に利用でき、導入の準備や関心を維持する戦略の策定に役立つリソースが豊富に揃っています。
  • Workplaceパートナーによるサポートを受けることもできます。地域のパートナーを見つけるには、こちらをご覧ください。
  • Workplaceには、他の非営利団体とつながることができるコミュニティがありますか。
  • もちろんです。非営利団体の仕事に情熱を注いでいる2,500人以上の利用者がメンバーとなっている「Workplace for Good MCG」にご参加いただけます。
  • Workplaceのセキュリティレベルはどの程度ですか。
  • Facebookはセキュリティに真摯に取り組んでいます。詳しくはこちらをご覧ください。
非営利団体向けWorkplace導入ガイド
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Workplaceの導入方法

WorkplaceのエキスパートがWorkplaceの導入方法について説明します。

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組織のニーズと業務の遂行を支えるグループ構造の作成方法について説明します。

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Workplace管理者用パネルからWorkplaceコミュニティを設定して管理する方法を説明します。