自社に最適な情報ライブラリを構築する

組織に適した情報ライブラリの構築方法と、カテゴリの計画に関するアドバイスをご紹介します。

「情報ライブラリの5つの優れた活用方法」をまだお読みになっていない方は、ぜひお読みください。

情報ライブラリの基本を学びたい方は、Workplaceアカデミーの「情報ライブラリの基礎知識」のガイドまたは「社員への情報提供環境を整える」をご覧ください。


情報ライブラリの使用目的が見つかったら、プランを立ててコンテンツを作り始めましょう。

このガイドでは、情報ライブラリの構成を説明し、目的に応じたカテゴリの選択と絞り込みに関するアドバイスを紹介します。

情報ライブラリの構成

情報ライブラリの構成

すでに情報ライブラリの構成とアクセス許可のしくみを理解している方は、次のセクション「情報ライブラリを構築する」にお進みいただけます。

情報ライブラリは、いくつかの層が重なり合った構成となっています。これらの各層の機能を理解すれば、情報ライブラリのプランニングは簡単です。

最上位層: 情報ライブラリのホーム

最上位層: 情報ライブラリのホーム

「コロナウイルスの最新情報」や「リモートワークのガイドライン」など、優先度の高いリソースを配置した情報ライブラリのホームページの例

ホームページは、情報ライブラリにアクセスしたユーザーが最初に目にする場所です。これを最上位層と考えましょう。管理者は、ここにカバー写真を設定したり、優先度の高いリソースをハイライトしたり、リソースのクイックリンクを追加したりすることもできます。

ホームページの左側はカテゴリのリストです。それぞれのカテゴリは、異なるリソースまたはリソースハブを表しています。これらのカテゴリが一体となって情報ライブラリの中核となります。

アドバイス: 情報ライブラリのアイコンとホームページは、少なくとも1つの公開カテゴリへのアクセス権をユーザーに付与するまで、ユーザーには表示されません。

中核層: カテゴリ

中核層: カテゴリ

情報ライブラリのサイドナビゲーションの画像

カテゴリは、独自のリソースにすることも、より大きなリソースハブのランディングページとして使うこともできます。

カテゴリは、アクセス権が与えられていないデフォルトの状態ではユーザーに表示されません。つまり、各ユーザーには、それぞれのニーズに合った固有のバージョンの情報ライブラリが表示されることになります。

アドバイス: カテゴリを後で統合することはできません。

リソース: サブカテゴリ

リソース: サブカテゴリ

カテゴリ「Inclusion@ Chai Labs」の下のサブカテゴリのリスト

カテゴリにリソースを追加する場合は、サブカテゴリを作成してその中に格納します。

サブカテゴリは必要な数だけ作成できますが、深さは2層を超えてはいけません。したがって、「LGBTQ Resources」にはサブカテゴリを作成できますが、「The History of Pride Festivals」には作成できません。

サブカテゴリは、深さが2層を超えなければ、後から並べ替えたり、別のサブカテゴリの下に移動したりできます。

アドバイス: サブカテゴリを別のカテゴリに移動することはできません。

最初にカテゴリの計画を立てる理由

最初にカテゴリの計画を立てる理由



情報ライブラリを設計する際には、必ずカテゴリの計画から始めてください。その理由は、ユーザーに編集権限や閲覧権限を割り当てることができるのがカテゴリレベルのみで、サブカテゴリレベルでは割り当てられないためです。つまり、カテゴリへのアクセス権が付与されると、そのカテゴリのすべてのサブカテゴリにアクセスできるようになります。

アドバイス: 特定のサブカテゴリへのアクセス権を与えたり、特定のサブカテゴリだけ除外することはできません。

最初にカテゴリの計画に時間をかけることが、将来的な時間の節約につながります。

情報ライブラリを構築する

情報ライブラリを構築する

「情報ライブラリの5つの優れた活用方法」をまだお読みになっていない方は、今すぐお読みになることをおすすめします。この記事は数分で読むことができ、一読することで情報ライブラリの計画が容易になります。

情報ライブラリの主な要素を理解したところで、カテゴリの計画(と構築)を開始しましょう。

カテゴリを選択する際の一般的アドバイス

カテゴリを選択する際の一般的アドバイス

どのようなカテゴリを作成したらよいか迷っている方のために、いくつかのアドバイスをご紹介します。

アドバイス1: ほとんどの場合、カテゴリは大まかなトピックまたは対象ユーザーを表します

手始めに、情報ライブラリで扱うトピックと、個別のリソースハブの対象ユーザーをすべてリストアップしましょう。これらがサブカテゴリにはならないことを確認します。このカテゴリが開始点となります。後述する情報ライブラリの一般的用途にも注目してください。そちらでは、具体的な状況に合わせたカテゴリ選びのアドバイスをご紹介します。

アドバイス2: 1つのシンプルなルールに照らしてカテゴリをチェックしましょう

1つのカテゴリ内のすべてのリソースは、対象ユーザーが同じである必要があります。また、編集者を同じにして、対立を生まないようにしなければなりません。

営業チームのオンボーディングリソースとコールセンターのオンボーディングリソースを同じカテゴリに入れないようにしましょう。これらはそれぞれ、対象ユーザーがまったく異なり、どちらのチームも、もう一方のチームが自分たちのオンボーディングリソースを編集(または削除)できることを快く思わないためです。

アドバイス3: 管理者には情報ライブラリ全体が表示されますが、ユーザーが全体を見ることはできません

真に堅牢な情報ライブラリを作るには、多くのカテゴリを作成する必要があるため、情報ライブラリの管理者には、それらすべてのカテゴリが表示されます。一方ユーザーには、アクセス権を与えられたカテゴリしか表示されません。ビューの構成が乱雑だと感じたら、カテゴリを削除する前に、ユーザーのフィードバックを集めたり、ユーザーから情報ライブラリのホームページのスクリーンショットを送ってもらったりしましょう。ユーザーのビューは、管理者のものとかなり異なっている可能性があります。

情報ライブラリの最も一般的な用途に関するアドバイス

情報ライブラリの最も一般的な用途に関するアドバイス

できれば、事前に「情報ライブラリの5つの優れた活用方法」のガイドを読み、情報ライブラリを使って実現したいことをいくつか考えておいてください。

ここでは、このガイドにまとめられている5つの用途ごとに、カテゴリを選んで情報ライブラリを構築する際のアドバイスとヒントをご紹介します。各用途とアドバイスをすべて読んでも、自社の情報ライブラリに組み込む予定の用途に進んでも、どちらでもかまいません。

組織・会社の公式リソース

組織・会社の公式リソース

「Welcome to the family」、「New Joiners - IT Setup」、「 Company Values」、「HR Policies」、「Benefits」などのカテゴリのリスト

これらのリソースは誰でも閲覧できるため、カテゴリのリストは提供したいさまざまな種類のリソースになります。

アドバイス: 似ているトピックのカテゴリはなるべく統合してください。ただし、共同編集で気まずくならないようにします。

例えば、福利厚生人事ポリシーのように、それぞれのカテゴリの担当者が同じチームに所属しているような場合は統合してもよいでしょう。

ツールおよびプロセスガイド

ツールおよびプロセスガイド

「IT Resources」というカテゴリに「Setting Up Your Email」、「Setting Up Your Phone」、「Setting Up Your Computer」、「Workplace 101」、「Tips for Managing Your Calendar」、「Equipment Option for Execs」などのサブカテゴリが含まれている

この用途のカテゴリは、組織全体に共有すべきリソース(例: 法務ガイドやITリソースなど)を扱うさまざまなチームや部門からの情報に基づきます。

アドバイス1: 簡単なチェックを行って、各カテゴリのリソースの対象ユーザーが本当に同じであるかを確認しましょう。例えば、左の画像のサブカテゴリ「Equipment Options for Execs (重役向け機器オプション)」は、重役以外のユーザーが閲覧できないようにした方がよいでしょう。

アドバイス2: サブカテゴリを統合できるかどうか確認しましょう。例えば、上の画像にある機器の設定ガイドは、新入社員向けのサブカテゴリを1つ作成してその中にまとめてもよいでしょう。

テーマ別の部門横断型リソースハブ

テーマ別の部門横断型リソースハブ

「COVID-19 Resource Hub」というカテゴリとその下のサブカテゴリ

ここでのカテゴリの選択は簡単です。ハブを構築する理由(トピックや対象ユーザー)がカテゴリになります。

アドバイス: ハブ内の個々のリソースを見つけやすくしたい場合は、いつでも情報ライブラリの他の箇所にリソースへのリンクを設定することができます。

チームや部門のリソースハブ

チームや部門のリソースハブ

「Sales Team Hub」というカテゴリとその下のサブカテゴリ

ここでは、ベースとなるカテゴリ名がチーム名や部門名になることが多いでしょう。

ここでポイントとなるのは、チームや部門に代わってカテゴリを作るのではなく、スペースを作って、チームや部門が自らコンテンツを構築できるようにすることです。

アドバイス: チームによっては、リソースやプロセスを他のチームと共有している場合があります。それを各チームに確認し、そうしたチーム同士で共有できる別のカテゴリを作成することを検討してください。

社員主導のコミュニティやソーシャルグループのリソースハブ

社員主導のコミュニティやソーシャルグループのリソースハブ

「Parents@」というカテゴリとその下のサブカテゴリ

ここでは、カテゴリにグループの名前を付け、編集者をグループの管理者にするとよいでしょう。

アドバイス: 閲覧権限はグループのメンバー限定で付与します。

カテゴリのホームページに、コンテンツはユーザーが作成したものであり、組織の公式コンテンツではないことを示す簡単な免責情報を追加することを検討してください。

例えば、「Official Chai Labs Resource Links」は「Chai Labs Resource Links」に名前を変更します。

次のステップ

いくらか時間をかけてコンテンツプランを完成させましょう。情報ライブラリチームを編成する準備ができたら、必ず「優れた情報ライブラリチームを作る」をお読みください。

また、Workplace管理者同士のサポートが必要な場合は、「Chief Workplace Officer」会社間グループに参加してください。