優れた情報ライブラリチームを作る

仕事に適したチームを選択し、寄稿者をオンボーディングし、品質管理を維持する方法をご紹介します。

「情報ライブラリの5つの優れた活用方法」「自社に最適な情報ライブラリを構築する」をまだお読みになっていない方は、このガイドを読む前にぜひお読みください。


情報ライブラリの利用目的を決め、カテゴリの計画を立てたら、情報ライブラリチームを築き始めましょう。

このガイドでは最初に、情報ライブラリチームのメンバーに割り当てることができる役割とアクセスレベルについて説明します。次に、大規模なチームでも物事が円滑に進むようにするためのアイデアをご紹介します。

チームを築く

チームを築く

情報ライブラリの役割とアクセス許可を理解する

情報ライブラリの役割とアクセス許可を理解する

情報ライブラリのアクセス権限について十分に理解できている場合、以下の権限のウォーターフォールにお進みください。

情報ライブラリの役割

情報ライブラリの役割:

システム管理者は、以下が可能です。

  • 情報ライブラリの管理者が実行できるすべての作業(以下をご覧ください)
  • システム管理者とコンテンツモデレーターの役割をユーザーに割り当てる(いずれの役割でも情報ライブラリの管理が可能)
  • 情報ライブラリのカスタムの管理者役割を作成して割り当て、情報ライブラリを管理できるようにする


情報ライブラリの管理者役割の割り当て

情報ライブラリ管理者(コンテンツモデレーターおよび「情報ライブラリコンテンツを作成、編集、共有」する管理者権限を持つ人)は、以下が可能です。

  • 情報ライブラリのすべてのカテゴリで編集者が実行できるすべての作業(以下をご覧ください)
  • 情報ライブラリのホームページを管理する(以下の作業を含む):
    • カバー写真のアップロードまたは変更
    • カテゴリ(およびカテゴリ内のサブカテゴリ)の並べ替え
    • ヘッダーテキストの編集
    • 優先カテゴリの変更
    • クイックリンクの追加または削除
  • カテゴリまたはサブカテゴリを作成、更新、削除する
  • Workplaceインスタンスのユーザーにカテゴリ編集者またはカテゴリ閲覧者の権限を割り当てる

カテゴリ編集者は、以下が可能です。

  • カテゴリ閲覧者がそのカテゴリで実行できるすべての作業(以下をご覧ください)
  • カテゴリのランディングページを編集する
  • サブカテゴリを作成、編集、削除、または並べ替える
  • カテゴリやそのサブカテゴリの利用に関する統計情報にアクセスする
  • カテゴリやそのサブカテゴリのバージョン履歴にアクセスする
  • そのカテゴリでのカテゴリ編集者またはカテゴリ閲覧者権限を割り当てる


カテゴリ編集者役割の割り当て

特定のカテゴリのカテゴリ閲覧者は、以下が可能です。

  • 当該カテゴリやそのサブカテゴリのコンテンツを閲覧する
  • コンテンツを報告する
  • Workplaceグループのカテゴリまたはサブカテゴリで「いいね!」、リアクション、コメント、シェアを行う


カテゴリ編集者役割の割り当て

権限のウォーターフォール

重要なコンセプト: 権限のウォーターフォール

ある人に情報ライブラリで何らかの役割が付与されると、常にその下位に向かって権限が継承されます。あるレベルより下に継承されなくなったり、上位に継承されたりすることはありません。

  • 例えば、情報ライブラリの管理者になった人は、情報ライブラリのホームページおよびホームページ内の個別のカテゴリとサブカテゴリの全権限を付与されたことになります。特定のカテゴリまたはサブカテゴリからその人を除外したり、情報ライブラリホームページの特定の部分の管理者から外したりすることはできません。したがって、チーム内の情報ライブラリ管理者の数は限定する必要があります。
  • 一方、カテゴリ編集者とカテゴリ閲覧者は常にカテゴリレベルで追加され、そのカテゴリのすべてのサブカテゴリに権限が継承されます。つまり、カテゴリ編集者とカテゴリ閲覧者を特定のサブカテゴリに追加したり、特定のサブカテゴリから除外することはできません。特定のサブカテゴリからカテゴリ編集者やカテゴリ閲覧者を除外する唯一の方法としては、サブカテゴリを削除するか、カテゴリ全体からその人を削除します。

「キャリア開発」と呼ばれるカテゴリとそのサブカテゴリを表示した情報ライブラリのサイドナビゲーション。

情報ライブラリの管理者とカテゴリ編集者の名簿を作成する

情報ライブラリの管理者とカテゴリ編集者の名簿を作成する

役割について理解したところで、情報ライブラリの管理者とカテゴリ編集者を選択しましょう。

情報ライブラリの管理者を選択する

情報ライブラリの管理者を選択する

情報ライブラリの管理者チームは小規模にします。通常、情報ライブラリの管理は、既存のシステム管理者とコンテンツモデレーターがいれば十分です。多様なカテゴリを横断してコンテンツを管理する大規模な管理者チームが必要な場合は、情報ライブラリのカスタムの管理者役割を作成して、中心となる数人に役割を割り当てます。

情報ライブラリの管理者は、以下を行います。

  • 関係者と連携して新しいカテゴリを作成し、カテゴリ編集者の役割を割り当てる
  • 情報ライブラリのホームページを最新の状態に保ち、整理する
  • カテゴリ編集者のスキルアップを支援したり、サポートする
  • 情報ライブラリのポリシーと手順が守られていることを確認する

カテゴリ編集者を選定して任命する

カテゴリ編集者を選定して任命する

それぞれのカテゴリは1人のカテゴリ編集者が管理します。この編集者がカテゴリ全体の責任を持ちます。コンテンツの作成に支援が必要であれば、カテゴリ編集者を追加することもできます。

カテゴリ編集者は、以下を行います。

  • 特定カテゴリ内のサブカテゴリの全体的な設計と計画を管理する
  • 特定カテゴリ内のサブカテゴリの実際の作成を管理する
  • 特定カテゴリのカテゴリ閲覧者の権限を管理し、割り当てる

情報ライブラリチームを管理するためのアドバイス

情報ライブラリチームを管理するためのアドバイス

通常であれば、情報ライブラリチームの管理は簡単ですが、すべてが円滑に進むように、いくつかのことを計画しておくと良いでしょう。

あらゆるサイズのチーム

あらゆるサイズのチーム

情報ライブラリチームのグループを作成する

優れた情報ライブラリは、良質なコンテンツを作成できるメンバーに支えられています。情報ライブラリチームに、カテゴリをリクエストし、質問に対する回答を得て、良質なコンテンツの作成に向けたアドバイスを受けられる場を提供しましょう。さらに、短時間のトレーニング(以下を参照)をリンクしたり、ガイドラインを投稿したり、情報ライブラリの新機能や機能強化について最新情報を提供したりすることもできます。

情報ライブラリ管理者とカテゴリ編集者のスキルアップを支援する

情報ライブラリ管理者とカテゴリ編集者が基本的なトレーニングを受けておくことは、すべての人にとって有益です。トレーニングは短時間で完了します。

情報ライブラリの管理者がツールになじめるように、Workplaceアカデミーで短いトレーニングコース「情報ライブラリのすべてを学ぶ」を受講してもらいましょう。また、カテゴリ編集者にも、とても短くて役に立つ「カテゴリ編集者の基本クラス」を受講してもらいましょう。

現行のポリシーがある場合(以下を参照)、情報ライブラリの管理者とカテゴリ編集者の全員がポリシーを読んだことを確認します。

大規模なチーム

大規模なチーム

簡単なコンテンツ公開ガイドライン

強固な情報ライブラリを構築するために、情報ライブラリ管理者とコンテンツ編集者のより大規模なチームを組んでいる場合は、コンテンツの公開に関して簡単なルールを設定しておくとよいでしょう。

カテゴリ閲覧者を割り当てる:
多くのカテゴリがあるのは良いことですが、すべてのカテゴリを組織の全員に表示する必要はありません。カテゴリ閲覧者をできる限り絞り込むように、カテゴリ編集者に呼びかけましょう。カテゴリ編集者が、自分のカテゴリは組織全体で利用できるようにすべきだと考える場合、まず情報ライブラリの管理者に確認するよう伝えてください。

お知らせを作成する:
情報ライブラリチームのメンバーがカテゴリやサブカテゴリを公開する際は、カテゴリ閲覧者向けにお知らせを作成するオプションがあります。ほとんどの場合、お知らせを作成するのは効果的です。ただし、組織全体に公開するコンテンツの場合は、Workplaceユーザー全員にお知らせを作成する前に、情報ライブラリ管理者から承認を得るように要求することもできます。

次のステップ

情報ライブラリ管理者がWorkplaceアカデミーで「情報ライブラリのすべてを学ぶ」を修了したことを確認します。また、カテゴリ編集者にも、「カテゴリ編集者の基本クラス」トレーニングを受けてもらいましょう。わずか数分の内容ですが、非常に役立つはずです。

APIの利用を考えている場合、こちらでAPIガイドを確認してください。

また、自社の情報ライブラリを構築した人たちや、Workplaceを活用して素晴らしい成果を実現した人たちと交流したい場合は、会社間グループの「Workplace最高責任者」にご参加ください。