情報ライブラリの5つの優れた活用方法

他の組織による情報ライブラリの活用方法を学び、自社に適したコンテンツプランを立てましょう。

情報ライブラリのしくみの基本を学びたい方は、Workplaceアカデミーの「社員への情報提供環境を整える」をご覧ください。

情報ライブラリを利用してやりたいことはわかっているものの、設計についての情報が必要な場合は、「自社に最適な情報ライブラリの作成ガイド」にお進みください。


Workplaceの情報ライブラリは多くのことに利用できますが、まずは情報ライブラリを利用する目的を把握する必要があります。。このガイドではまず、情報ライブラリの5つの優れた活用方法をご紹介します。次に、それらの活用方法の中から自社にとって最も意味のある活用方法を見つけるために、いくつかの重要な質問に答えていただきます。

他組織の情報ライブラリの活用方法

情報ライブラリはさまざまな方法で活用できますが、以下の使用例を適切に組み合わせることで、情報ライブラリから大きなインパクトを得られます。

1. 組織・会社の公式リソース

1. 組織・会社の公式リソース


情報ライブラリのカテゴリ「基本範囲」

このカテゴリは大半の組織によって必須のカテゴリで、一般には人事、コミュニケーション、安全、オンボーディングなどのコンテンツを掲載します。通常、このようなコンテンツは組織のすべての人に表示され、「トピック」(情報ライブラリでは「カテゴリ」)ごとに1つのチームまたは部門がコンテンツの作成に責任を持ちます。

このカテゴリによく掲載されるコンテンツ:

  • 福利厚生またはポリシーに関する情報
  • 組織のミッションや価値観
  • 一般的なオンボーディングコンテンツ
  • 出張および経費に関するポリシー
  • ダイバーシティとインクルージョンに関する公式リソース
  • 安全に関する基本情報
  • 年次パフォーマンスレビューとキャリア開発に関するリソース
  • 社員ニュースレター

このカテゴリは情報ライブラリを始めるのに最適なカテゴリですが、このカテゴリだけで終わりにするべきではありません。情報ライブラリを活用してできること、やるべきことはたくさんあります。それでは、次に進みましょう。

2. ツールおよびプロセスガイド

2. ツールおよびプロセスガイド


「ツールおよびプロセスガイド」と呼ばれる情報ライブラリのカテゴリには、ヘルプデスク、マーケティングアセットのリクエスト、リーガルレビューの手順に関するサブカテゴリがあります。

このカテゴリでは、よくある質問やガイドなど、重要なツールやプロセスのためのセルフサービスコンテンツを作成します。通常、これらのツールやプロセスは1つのチームまたは部門が責任を負っており、コンテンツの作成も彼らの仕事となります。

情報ライブラリには、組織の特定の部門だけが必要とするカテゴリもありますが、このカテゴリのコンテンツは一般には組織の大半の人に関連するため、すべての人が利用できるようにすると良いでしょう。

このカテゴリによく掲載されるコンテンツ:

  • ITツールや機器の設定ガイド
  • リーガルレビューが必要なものとリクエスト方法についての情報
  • マーケティングチームからのアセットのリクエスト方法
  • Workplaceの新しいユーザーガイド
  • サポートチケットの送信方法
3. テーマ別の部門横断型リソースハブ

3. テーマ別の部門横断型リソースハブ


オフィス再開カテゴリ

これらのハブ(つまり、カテゴリ)は、多種多様なリソースセット(ほとんどの場合、複数のチームが作成)を特定のトピックまたはオーディンスに基づいて1か所にまとめる必要がある場合に最適です。同じハブの編集アクセス権を複数のチームや部門が持つことも一般的です。

パートタイム社員だけが閲覧できる「パートタイム社員向けリソースハブ」を作成したり、リモートワークのリソースを「リモートワーク用リソースハブ」にすべてまとめて全員が閲覧できるようにしたりできます。その他の優れた使用例については、以下をお読みください。

このカテゴリによく掲載されるコンテンツ:

  • リモートワークハブ
  • オフィス再開リソース
  • ウェルネスハブ
  • フィールドエージェントハブ
  • コールセンタースタッフハブ
  • チーム管理者ハブ
  • 社員アカデミーハブ
  • 特定の製品または機能のリソースハブ
  • 4. チームや部門のリソースハブ

    4. チームや部門のリソースハブ


    オフィス再開カテゴリ

    情報ライブラリを利用すると、チームや部門のリソースを1か所にまとめて、チームメンバーだけに表示したり、部門を横断するコラボレーターを選択したりできます。

    通常は、管理者自身がハブを作成して、チームや部門のリーダーにコンテンツを作成してもらいます。チームや部門のメンバーにだけリソースが表示されるように簡単に設定できるため、情報ライブラリを使う他の人たちを煩わせることを心配する必要はありません。

    このカテゴリによく掲載されるコンテンツ:

    • チームまたは部門特有のオンボーディングリソース
    • 特定のチームまたは部門に特有のツールガイド
    • チームまたは部門が管理する、ごく少数のコラボレーターや関係者のための部門横断型ハブ
    • チーム内または部門内のプロセス

    5. 社員主導のコミュニティやソーシャルグループのリソースハブ

    5. 社員主導のコミュニティやソーシャルグループのリソースハブ


    インクルージョン@グループのカテゴリ

    情報ライブラリとWorkplaceグループは親和性の高い機能です。組織内に特にアクティブなコミュニティやソーシャルグループがある場合、そのグループ管理者に情報ライブラリの専用スペースを与えると、管理者がグループメンバーのためのリソースやグループメンバーからのリソースを厳選して掲載できるようになります。これにより、コミュニティのメンバーにとって特に重要な情報を強調して伝えたり、組織の公式コンテンツと社員が作成したコンテンツを違う場所に簡単に保存したりできます。

    情報ライブラリのコンテンツを特定グループのメンバーに限定公開して、必要な人だけが見られるようにするのも簡単です。

    このカテゴリによく掲載されるコンテンツ:

    • 子供のホームスクーリングのためのリソース(保護者@グループ向け)
    • 世界中の黒人歴史月間のお祝いイベントへのリンク(ブラック@グループ向け)
    • 女性向けの業界固有のカンファレンスへのリンク(女性@グループ向け)
    • 子育てしているLGBTQ家族専用のリソース(プライド@グループ向け)

    自社で情報ライブラリを利用する目的を考える

    自社で情報ライブラリを利用する目的を考える

    次のステップでは、ここまで説明した情報ライブラリの活用例から、自分や自分の組織にどれが適しているかを考えます。そのためには、情報コンテンツが掲載される場所と、その対象者のニーズについて理解する必要があります。

    ここで、自問すべき2つの重要な質問と、それに対する答えに基づく推奨事項と重要な検討事項をご紹介します。すべての回答を読む必要はありません。自社に関連する回答に集中しましょう。

    質問1: 情報コンテンツは現在どこにありますか。

    質問1: 情報コンテンツは現在どこにありますか。

    Workplace情報ライブラリに掲載すべきコンテンツと掲載する必要がないコンテンツを見極めるには、まず、すべての情報コンテンツが現在どこにあるかを把握してから、情報ライブラリの導入後にそのコンテンツをどこに掲載したいのかを考える必要があります。

    以下から、あてはまる回答を1つずつクリックして、それぞれのアドバイスと検討事項を確認してください。

    現在他のツールに掲載されているコンテンツ

    現在、この種のコンテンツ専用の公式イントラネット/wiki/Sharepointサイトなどにコンテンツが掲載されている場合

    公式な情報ライブラリハブのようなものがすでにあるのなら、その情報ライブラリハブと新しいWorkplace情報ライブラリの関係をどのように扱うべきかを考える必要があります。公式な情報ライブラリハブがなければ、この手順はスキップできます。

    この場合、次の3つの方法があります。

    1. 既存のツールを維持し、コンテンツをWorkplace情報ライブラリにミラーリングする
      • 組織の一部のメンバーが既存のツールにアクセスできず、Workplaceにはアクセスできる場合、APIを利用して関連コンテンツをWorkplace情報ライブラリに同期することを検討します。
      • Workplaceを広く普及させたい場合や、ユーザーが普段利用している場所にリーチしたい場合、情報ライブラリAPIを利用して既存ツールのコンテンツをWorkplace情報ライブラリに同期することを検討します。
    2. 既存コンテンツをWorkplace情報ライブラリに移行する
      • 既存のシステムが複雑すぎる場合や、コンテンツ作成者や利用者にとって使いにくい場合には、情報ライブラリAPIを使ってコンテンツを情報ライブラリに移行し、既存のツールの代わりに使用することを検討します。
    3. 両ツールにコンテンツを分ける
      • 既存の情報ツールに掲載するコンテンツと、Workplace情報ライブラリに掲載するコンテンツを決めます。どのコンテンツをどこに、どういう理由で掲載するのか明確な考えを決め、それを社員に明確に伝えます。

    コンテンツがWorkplaceグループ内に掲載されている場合

    コンテンツがWorkplaceグループ内に掲載されている場合

    この場合、社員はWorkplaceに行けば重要な情報や貴重なリソースが見つかることを知っているはずです。Workplace情報ライブラリを構築することで、Workplaceが社員にとってさらに有用なものになります。

    情報ライブラリで作成すべきコンテンツとWorkplaceグループで作成すべきコンテンツを社員が明確に判断できるようにしましょう。

    • 情報ライブラリ: 頻繁に変更しないコンテンツ(または予測可能なスケジュールで変更されるコンテンツ)や保管期間の長いコンテンツは、情報ライブラリに掲載するとよいでしょう。これには、社員ハンドブック、出張ポリシー、ITガイド、チームまたは部門のオンボーディングマテリアルなどが考えられます。もちろん、これらのコンテンツは後でグループでシェアしたり、グループラーニングタブに追加したり、固定された投稿内でリンクしたりできます。
    • Workplaceグループ: 1回だけ使用するファイル、保管期間の短いリソース、分野が特に限られたリソースは、Workplaceグループに掲載するとよいでしょう。これには、簡単な1ページ資料、数人のために作成したスライド資料、大切ではあるものの重要度の低いお知らせなどが考えられます。コンテンツは、特定の情報ライブラリの記事に後でいつでもリンクできます。

    コンテンツがさまざまなツールに散在している場合

    さまざまなコンテンツツールやユーザーのハードドライブにコンテンツが散在している場合

    コンテンツが散在していたり、見つけにくかったり、誰かのコンピューターに保存されていたりするのは、誰にとっても不便なものです。また、より大きな問題の兆候でもあります。既存の情報ツールは不評なのかもしれません。あるいは、社員や関係者が本当に必要とするコンテンツを作成するには柔軟性に欠けているのかもしれません。コンテンツの作成と編集が難しすぎることも考えられます。

    理由がどうであれ、これは赤信号が灯っている状況です。情報コンテンツをアクセスしやすい1か所にまとめ、社員がニーズに合わせてコンテンツを簡単に作成できるようにすべきです。幸い、これはWorkplace情報ライブラリが得意とすることなので、正しい方向に進んでいるということです。

    質問2: 対象者は誰ですか。

    質問2: 対象者は誰ですか。

    情報ライブラリに関して、「対象者」と「コンテンツ」を分けて考えることはできません。対象者が変われば、必要とされるコンテンツやアクセス権も変わります。組織全体としてのニーズを探るだけでなく、次のような特定のグループのニーズも考慮する必要があります。

    • 現場で働く社員
      • 現場で働く社員はモバイルデバイスでコンテンツにアクセスする場合が多いため、情報ライブラリのようにモバイルに適したツールが必要になります。
      • 現場で働く社員と彼らのニーズに合わせて調整したリソースハブが役に立ちます。
    • 既存の情報コンテンツにアクセスできない社員
      • 対象となるのは、VPNにアクセスできない社員や、現行の情報ツールで通常はアカウントを与えられない社員です。
      • このような社員でも、Workplaceアカウントさえあれば、情報ライブラリにアクセスできるようになります。
      • 多くの場合、彼らのニーズに合わせて調整した固有のリソースハブが役立ちます。
    • チーム管理者
      • チーム管理者は、Workplaceと情報ライブラリを普及させるために中心的な役目を果たします。
      • 情報ライブラリにチーム管理者専用のリソースをまとめます。
      • 各チーム管理者に独自のスペースを与え、自分のチームと部門向けのリソースハブを構築できるようにします。
    • 新入社員
      • 一般的なオンボーディングリソースを新入社員リソースハブにまとめ、新入社員の勤務初日にWorkplaceを紹介します。
      • 場合によっては、社員の職種(エージェント、ラインマネージャ、臨時社員、インターンなど)に合わせて個別のハブを作成する必要があります。
    • 地域別の社員
      • 多くの場合、勤務地域に応じて福利厚生やポリシーは異なります。
      • 特定の言語のコンテンツが必要になる場合があります。
      • 地域固有のコンテンツは、地域の区別がない一般のコンテンツと一緒に掲載することも、地域固有のリソースハブに掲載することもできます。

    次のステップ

    情報ライブラリの利用目的が見つかったら、プランを立ててコンテンツを作り始めましょう。

    情報ライブラリのしくみの基本を学びたい方は、Workplaceアカデミーの「社員への情報提供環境を整える」を確認するか、「情報ライブラリの基礎知識」ガイドをお読みください。

    または、「自社に最適な情報ライブラリを構築する」ガイドを読み、情報ライブラリのプランを立てて構築に取り掛かりましょう。