ビデオ機能を使ったコミュニケーションが企業にとって欠かせない理由

ビデオ通話を最大限に活用するために必要なハードウェアとソフトウェア、またビデオ通話を活用するべき5つの理由をご紹介します。

ビジネスコミュニケーション | 所要時間: 6分
video communication - Workplace from Meta

ビデオ機能はビジネスコミュニケーションにおいて最も効果の高いツールの1つです。Forbes Insightsの調査によると、企業がビデオを好むのは、生産性の向上に役立つ機能を備えているためで、経営幹部の10人に7人が、ビデオ会議によって社員の生産性がアップすると述べています1

そして社員たちは、一体感を強めるためのツールとしてビデオ機能を使用しています。先述の調査では78%の回答者が、ビデオ会議によってリモートワーカー間の結びつきが強まったと答えています。

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オフィス再開の周知からハイブリッドワークの導入まで、Workplaceは業務の簡素化に役立ちます。

かつて企業はビデオ機能によるコミュニケーションを使いこなしていませんでしたが、パンデミックの最中に多くの人がリモートワークに移行すると、その価値は疑いようのないものとなり、2020年には1日のビデオ会議のトラフィックが535%増加したと推定されています。遠く離れていても、同僚や顧客の姿を見たり、声を聞いたりできることは、先の見えない変化の時代にあっても企業文化を維持するのに貢献しました。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴って生じた変化の多くは、今後も続いていくでしょう。ハイブリッドワークによってワークライフバランスを改善した人々がそれを手放したり、ごく近い将来に人々が電車や飛行機に乗って移動し、長時間の会議に参加するようになったりするとは考えられません。ですから、企業がビデオ会議への支出を増やしてきたことは驚くには当たらず、この市場は2023年には138億2,000万ドルに達すると予測されています。

ビデオ機能を使ったコミュニケーションとは?

ビデオ機能を使ったコミュニケーションとは?

ビデオ機能を使ったコミュニケーションは、ミーティングや内輪の会話など、社員とのあらゆるやり取りに活用できます。これが企業にとって魅力的なのは、さまざまなことに役立つからです。例えば、次のようなことにビデオを使用できます。

  • 1対1の通話
  • 採用面接
  • チームミーティング
  • カスタマーサポート
  • オンラインセミナー
  • トレーニングセッション
  • ワークショップ
  • 企業のプレゼンテーション
  • 採用マーケティング
  • ライブストリーミングイベント

ビデオ会議は目新しいものではありません。別々の場所から参加する人が互いの姿を見たり、話を聞いたり、会話したりできるミーティングは、おそらく多くの人がイメージするよりも前から行われていることです。1960年代には有線テレビを使った実験が行われ、1970年には原始的なテレビ電話が登場しました(定着しませんでしたが)。

企業にビデオ会議が普及したのは90年代になってからです。それでも、ビデオ会議に高額な機器が必要なことは変わらず、大企業でないと使うことができませんでした。近年はビデオ機能によるコミュニケーションが進化し、誰もがスマートフォンから使えるようになっています。

音声会議とは?

音声会議とは?

音声会議とは、単に電話を使って話をするということではありません。参加者は個別の番号にかけるのではなく、中央のシステムにつなぎます。ビデオ会議と同じように、複数の参加者がどこからでも参加できます。また、録音などの機能を使える点も、ビデオ会議と共通しています。

音声会議は、ビデオ機能によるコミュニケーションほど機能が豊富ではないにしても、一考に値します。ビデオ会議には疲労がつきものです。スタンフォード大学のJeremy Bailenson教授によると、ビデオ会議を使いすぎると、ストレスを感じたり、精神的に消耗したりすることがあります。画面に映る自分の顔を見るのはもうたくさん、しかしミーティングは必要。そういうときの救済策として、音声会議が役に立つかもしれません。

そしてコミュニケーションの専門家、アルバート・メラビアンの7-38-55ルールを忘れないでください。言葉によって伝わる情報は7%に過ぎません。38%は声から、55%はボディランゲージから伝わります。顔を見て話す場合ほどではないにせよ、声からでも多くの情報を得ることができるのです。

ビデオ機能を使うコミュニケーションに最適なツールは?

ビデオ機能を使うコミュニケーションに最適なツールは?

ビデオ機能を使うコミュニケーション用のソフトウェアには、完全な協力体制を整えて企業内でコミュニケーションを図る、つまりミーティング、ブレインストーミング、ワークショップ、プレゼンテーションなどを行うのに必要な機能がすべてそろっている必要があります。必須となるのは、以下のような機能です。

  • ビデオチャット。ビデオ会議で礼儀を守ろうとすると、話し出すタイミングをつかむのが難しくなります。他の人の話をいつさえぎってよいのか、相手の体の動きからヒントを得ることができないからです。チャットボックスがあれば、人の話をさえぎることなく、質問をしたり意見を表明したりできます。チャットボックスは発表者にとっても便利です。トレーニング時などに、話をしながら聴衆の理解度を探ったり、要点を強調したりできます。
  • 画面共有。会議中にプレゼンテーションや他の資料を見ることができれば、時間の大きな節約になり、コラボレーションの絶好の機会にもなります。発表者だけではなく参加者が誰でも画面を共有でき、可能であれば複数人が同時に共有できるビデオ会議ソフトウェアを使用してください。共有された資料に参加者が注釈を付ける機能があるソフトウェアであればなおよいでしょう。
  • ファイル共有。会議ソフトウェアを使って会議中にファイルを共有できると、大幅に時間を節約できます。PDF、PPT、MP4など、さまざまな形式のファイルをアップロードできるソフトウェアを選びましょう。
  • ファイルの保存。ファイルを保存しておけるソフトウェアを使うと、サーバーやクラウドストレージの容量を節約できます。会議用サーバーにファイルを保存できれば、ファイルを共有したい場合にも簡単にアクセスできるので便利です。
  • デバイスの切り替え。リモートワーカーやフロントラインワーカーがモバイルで会議に参加し、その後デスクトップに切り替えたいと思うことがあるかもしれません。そのような切り替えがスムーズにできるソフトウェアを使いましょう。
  • 録画。ビデオ会議の場合、会議に出席できないことが大きな問題となるべきではありません。セッションの録画に対応しているソフトウェアであれば、録画しておいて見たい人に共有できます。新入社員の研修時など、繰り返し見る資料として使う場合にも録画が役立ちます。
  • モバイルアプリ。デスクを持たない社員やフロントラインワーカーにも会話に参加してもらうのは、健全な企業文化の形成に不可欠です。ですから、どこからでも会議に参加できるソフトウェアを選ぶことが重要です。
ビデオ会議でコミュニケーションは改善するか?

ビデオ会議でコミュニケーションは改善するか?

あらゆる証拠が、答えはYesであることを示しています。ビデオ会議によって組織内でのコミュニケーションがなぜ改善されるのか、5つの理由を解説します。

  1. リモートワーカーやデスクを持たない社員との絆が強まる

    調査によると、87%のリモートワーカーが、ビデオ通話を使用するとチームとの連帯感が強まると答えました。今後もしばらくはリモートワークが減るとは考えられないため、これは歓迎すべきことです。ビデオを使ったコミュニケーションを増やすことで、企業はどこで働いている社員にも、共通の目標に向かって進んでいるという意識を強く持ってもらうことができます。

  2. 社員の幸福度が上がる

    ビデオ会議を使うと、社員の職場での幸福度がアップします。LifeSizeの調査によると、リモートでコラボレーションを図るためにビデオ通話を使用している人の75%が、このテクノロジーによってワークライフバランスが向上したと述べています2

    10人中9人近く(89%)が、ビデオ通話を利用することでタスク完了までの時間を短縮でき、生産性にも好影響があると答えています。音声通話時よりもビデオ通話時の方が話に集中していると82%が答えているのは、驚くべきことではありません。

  3. 絆が強まる

    LifeSizeの調査では、98%の回答者が、ビデオ会議によって会社の中でも外でも他の人との絆が強くなったと答えています。音声通話よりもビデオ通話の方がはっきりと効果が現れており、ビデオを使用する回答者の63%が、ミーティングに参加できないときに同僚の顔を見られなくて寂しいと感じています。

    Harvard Business Reviewによると、パンデミック以降、チーム内の近しいメンバー同士のやり取りは40%増加しています。ハイブリッドチームは、これまでにないレベルで同僚同士の支え合いを必要としているのです。

  4. コミュニケーションの質が上がる

    音声通話ではボディランゲージから情報を得ることができず、メールの場合は声が聞こえません。ビデオ通話はその点で勝っており、自分の意見を理解してもらうための優れた方法です。画面共有、チャットウィンドウ、挙手ボタンなどの便利な機能があれば、ハイブリッドチームはどんな要望にも応えてくれる多機能なプラットフォーム上で、いっそう効果的に意見を交換できるようになります。

  5. 時間とお金を有効に使える

    時差ぼけと高額なホテル代はもう過去のものです。オンラインで集まれば、全員が時間とお金を節約できます。適切なツールを使うことで、ハイブリッドチームは電車の切符を予約したり、知らない街で会議室を探したりすることなく、オンライン会議の準備に集中できます。ノートパソコンを開く、またはスマートフォンのロックを解除するだけで、大きな会議の場に到着できるのです。

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