Workplaceで情報を整理

業務量の把握と管理に役立つヒントやコツをご紹介します。


目が回るほど忙しくなって、確認しなければならないタスクやチャットや投稿を追いきれなくなることはありませんか。これはそんなあなたのためのガイドです。情報を整理して業務量をしっかりと把握するのに役立つ、簡単なポイントやあまり知られていない機能をご紹介します。
1. アクションアイテムでタスクの進捗を把握する
1. アクションアイテムでタスクの進捗を把握する
アクションアイテム投稿を使って、業務の進捗を把握しましょう。各タスクでチームメンバーを@メンションすれば、そのタスクが完了したときにメンバーにチェックマークを付けてもらえます。
Action Items post is a group 2. リマインダーを設定する
2. リマインダーを設定する
うっかり忘れてしまうことがないように、回答期限があるチャットメッセージや投稿のリマインダーを設定しましょう。リマインダーで設定した時間になるとお知らせが届きます。
チャットメッセージのリマインダーを設定するには:
  1. [チャット]で、リマインダーを設定するチャットメッセージに移動します。
  2. チャットメッセージにマウスを重ね、3点ドットをクリックして[その他]を表示します。
  3. [リマインダーを送信]を選択して、チャットについてのリマインダーを送信するタイミングを選択します。
*このチャットメッセージについてのリマインダーは自分にのみ届きます。チャットスレッド内の他のメンバーにはリマインダーは送信されません。
投稿のリマインダーを設定するには:
  1. 投稿に移動し、右上にある[...]をクリックします。
  2. [この投稿のリマインダーを受け取る]を選択し、リマインダーを受け取るタイミングを選択します。
Create your reminder pop up3. グループのトップに複数の投稿を固定する
3. グループのトップに複数の投稿を固定する
グループメンバーが後ですぐに参照できるように、重要なリソースを含む投稿をグループの上部に固定しましょう。投稿の固定は、チームやプロジェクトの重要な目標、チーム内での決まり事、ファイルなどを1か所にまとめておける便利な機能です。
投稿をグループのトップに固定するには:
  1. グループで、トップに固定する投稿を見つけます。
  2. [...]をクリックし、[投稿をトップに固定]を選択します。
Pinned post in a company announcements group4. チャットスレッドやメッセージをトップに固定する
4. チャットスレッドやメッセージをトップに固定する
チーム内チャットなどの重要なチャットスレッドを受信箱のトップに固定しましょう。チャットスレッドをトップに固定するには:
  1. [チャット]で、トップに固定するチャットスレッドにマウスを重ね、[...]をクリックします。
  2. [チャットを固定]を選択します。
  3. 固定したスレッドはリストの上部に表示されます。固定したほかのスレッドの数および固定した順番によって、表示位置は変わります。
Pinned chat
チャットスレッド内の特定のメッセージをトップに固定して、いつでも簡単に見返せるようにすることもできます。メッセージを固定するには:
  1. 固定するメッセージにマウスを重ねます。
  2. 3点ドットの[その他]メニューをクリックします。
  3. [固定]を選択します。
  4. 固定したメッセージがウィンドウ上部にバーとして表示されます。そのメッセージに移動するにはバーをクリックします。
Pinned message5. ファイルを素早く見つける
5. ファイルを素早く見つける
すべてのWorkplaceグループおよびWorkplaceチャットスレッドには[ファイル]タブがあります。ここには、そのグループまたはスレッドで過去に共有されたすべてのファイルがまとまっています。
Files tab6. 自分だけのグループを作成する
6. 自分だけのグループを作成する
自分だけが参加している秘密のグループを作って、自分のファイル、ミーティングの個人的なメモ、To Doリストを保存しましょう。このグループは、失敗できない重要な投稿のフォーマットを確認するのにも使えます。
Workplaceグループの使い方については、Group Mastery 101 (Workplaceグループの基礎)ですべて網羅されています。