フロントラインワーカーがWorkplaceを利用できるようにする

エリア機能を利用すると、Workplaceのアクセス情報やサポートをフロントラインマネージャから部下に直接提供できます。

Workplaceには、フロントラインワーカーを組織の他の部署とつなぐ独自の機能がありますが、フロントラインワーカーに仕事用の新しいツールを利用してもらうのは難しい場合があります。

エリア機能を利用すると、フロントラインマネージャがシステム管理者の助けを借りずに、アクセスコードやパスワードリセットなど、プロフィール有効化に関する情報やトラブルシューティングのサポートを迅速に提供できるようになります。

このガイドでは、システム管理者がエリア機能を有効にし、フロントラインワーカーのWorkplaceへのアクセスをエリアコーディネーターがサポートできるようにする方法をご紹介します。

Workplaceの活用方法

システム管理者

システム管理者

エリアの作成

エリアは組織内の小規模なコミュニティで、勤務地、店舗、部署といった特定の条件に基づいて定義できます。各エリアにはエリアコーディネーターを1人以上設定する必要があります。通常はフロントラインマネージャか地域担当マネージャが担当し、該当エリアでアクセスに関する情報やサポートをフロントラインワーカーに提供します。

エリアを作成して社員を追加できるのは、システム管理者と、「フロントラインエリアの管理」のアクセス許可を付与された管理者です。エリアに追加できる社員は、すでにWorkplaceに招待されている社員のみです。社員をWorkplaceに追加する方法については、技術リソースをご覧ください。

エリアを作成して社員を追加するには、次の手順に従います。

  1. [管理者用パネル][フロントライン]ページに移動し、[エリア]タブをクリックします
  2. [エリアを追加]を選択します
  3. エリアに名前を付けます
  4. エリアコーディネーターの名前を入力して追加します*
  5. 次のいずれかの方法で、社員をエリアに追加します
    • 手動で追加する
    • スプレッドシートテンプレートをダウンロードし、社員の名前と情報を追加してWorkplaceにアップロードする
  6. チームに新しい社員が加わった際にエリアコーディネーターからシステム管理者にプロフィール作成リクエストを送信できるようにするかどうかを選択します。
  7. [作成]をクリックします。


新しいエリアの作成

プロフィール作成リクエストの処理

エリアコーディネーターからプロフィール作成リクエストが送信されると、お知らせが届きます。このお知らせから、管理者用パネルの[フロントライン]ページにあるアクセスリクエストに移動できます。システム管理者は、社員の名前やIDを変更したり、このリクエストを承認または却下したりできます。エリアコーディネーターには、リクエストが承認されたかどうかに関するお知らせが送信されます。

エリアコーディネーター

エリアコーディネーター

エリアコーディネーターは、フロントラインワーカーがWorkplaceに安全にアクセスできるよう、次の4つの方法でサポートします。

  1. 会社のメールアドレスを持たない社員向けにアクセスコードを生成する
  2. 会社のメールアドレスがある社員に招待メールを再送信する
  3. パスワードをリセットする(シングルサインオンを利用していない組織の場合)
  4. プロフィール作成リクエストをシステム管理者に送信する

アクセスコードの生成と招待メール

社員のプロフィールからアクセスコードを取得

この動画をフロントラインマネージャに共有する場合は、こちらからダウンロードできます。

会社のメールアドレスを持たない社員には、自動生成されるアクセスコードを使用してアカウントを取得してもらう必要があります。エリアコーディネーターは、このアクセスコードを取得して社員に送信し、社員がWorkplaceにログインできるようサポートします。

会社のメールアドレスがある社員には、アカウントを取得するための招待メールを送信します。社員がメールを紛失した場合は、招待メールを再送信して、Workplaceにアクセスできるようサポートします。

社員のプロフィールから操作する場合

  1. 社員のプロフィールに移動し、右上の[アクセスを許可]ボタンをクリックします。
  2. その社員に登録済みのメールアドレスがない場合は、アクセスコードのリンクが自動で生成されます。[クリップボードにコピー]ボタンをクリックして、SMS、印刷、メールのいずれかの方法でアクセスコードのリンクを社員に伝えます。
  3. その社員に登録済みのメールアドレスがある場合は、[アクセスを許可]をクリックして、[招待メールを再送信]を選択します。


社員のプロフィールからアクセスコードを取得

エリアコーディネーターのプロフィールから操作する場合

  1. 自分のプロフィールに移動し、[エリア]をクリックします。
  2. 複数のエリアのコーディネーターになっている場合は、アクセス権を取得する対象エリアをクリックします。
  3. そのエリアに追加されているすべての社員の名前が表示されます。
  4. 該当する社員の名前の右側にある[アクセスを許可]をクリックします。
  5. その社員に登録済みのメールアドレスがない場合は、アクセスコードのリンクが自動で生成されます。[クリップボードにコピー]ボタンをクリックして、SMS、印刷、メールのいずれかの方法でアクセスコードのリンクを社員に伝えます。
  6. その社員に登録済みのメールアドレスがある場合は、[アクセスを許可]をクリックして、[招待メールを再送信]を選択します。

パスワードのリセット

パスワードを忘れてしまった社員のために、エリアコーディネーターには、システム管理者の助けを借りずにパスワードをリセットできる権限が提供されています。社員のパスワードをリセットするには、次の手順に従います。

  1. 自分のプロフィールに移動し、[エリア]を選択します。
  2. 該当する社員の名前の横にある3つのドットをクリックします。
  3. [パスワードを強制的にリセット]を選択します。
  4. これで、その社員が次にWorkplaceにログインしようとしたときに、パスワードリセットを求める画面が表示されるようになります。

すべての場所からログアウト

社員が携帯電話を紛失したり、共用デバイスでWorkplaceにログインしたりした場合に、エリアコーディネーターは、すべてのデバイスからその社員を強制的にログアウトさせることで、Workplaceを利用している組織の安全を確保できます。

プロフィールフィール作成リクエストの送信

新しい社員が担当エリアのフロントラインチームに入った場合は、簡単にその社員をWorkplaceに追加できます。

  1. 自分のプロフィールに移動し、[エリア]を選択します。
  2. [新規プロフィールリクエスト]をクリックします。
  3. 社員の名前とエリア名を追加して、[リクエストを送信]をクリックします。
  4. プロフィールリクエストに関するお知らせがシステム管理者に送信されます。
  5. プロフィールが作成されると、自分の担当エリアに新しい社員が追加されたことを伝えるお知らせが届きます。プロフィールを有効にするためのアクセスコードをその社員に伝えます。
メリット

メリット

  • フロントラインマネージャがログインやプロフィールの有効化をサポートできるようにすることで、フロントラインでのWorkplaceの利用が促進されます。
  • フロントラインマネージャがすべてのデバイスから社員をログアウトできるようにすることで、Workplaceの安全を確保できます。
  • フロントラインマネージャがプロフィール作成リクエストを送信できるようにすることで、新入社員のプロフィール作成が簡単になります。
  • フロントラインマネージャがシステム管理者の助けを借りずにログイン情報を提供できるようにすることで、アクセスコードの配信が簡単になります。
参考リソース

参考リソース