イベントの管理

エンゲージメントの高い双方向のオンラインイベントを作成して、Workplaceから直接ストリーミングしましょう。

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タウンホールから販売のキックオフ、製品リリースやQ&Aセッションなど、社内イベントはビジネスにおいて重要な役割を担っています。全員が在宅勤務をしていてもこうしたイベントを止める必要はありません。エンゲージメントの高い双方向のイベントを実施して、オンラインで全員とつながれます。このガイドでは、Workplaceの社内イベントを起点にエンゲージメントの高いコミュニティを作るためのベストプラクティスをご紹介します。

ぜひ読み進めて、完全にオンラインで開催されたTransform 2020イベントを通じてWorkplaceチームが学んだことをご確認ください。

Workplaceの活用方法

イベント運営グループを作成

1. イベント運営グループを作成

イベント運営グループを作成して、イベント管理に関するコミュニケーションを一元管理しましょう。社外のイベントパートナーと協業している場合は、会社間グループを利用します。非公開のグループにすれば、適切な人だけを登録し、投稿を見てもらえるようになります。


グループ名に「Fox Fabrics Summit Logistics (MCG)」と入力し、[会社間グループ]を選択したグループ作成ポップアップ

投稿とチャットを使って資料や動画、写真などをシェアし、常に全員が最新情報を得られるようにしましょう。Workplaceでのチームやプロジェクトの管理について、詳しくはこちらのガイドをご覧ください

イベント情報グループを作成

2. イベント情報グループを作成

Workplaceで公開グループを作成し、参加者が常に最新情報を得て、開催予定のイベントに関するすべてのニュースや情報に反応できるようにしましょう。グループを公開にすれば、誰でも参加して投稿を見られるようになります。

運営方法をシェア

イベントのアジェンダやライブストリーミングへのアクセス方法など、イベントに関するあらゆる情報をグループに投稿してシェアしましょう。グループの上部に投稿を固定すると見やすくなります。

期待を高める

アンケートやティーザー動画、イベントの配布資料などを使ってイベント開催まで参加者を引き付けましょう。参加者同士が知り合いではない場合は、自己紹介するよう促して、共通の興味・関心を通じてつながるよう呼びかけます。

他のチャネルでイベントを宣伝

3. 他のチャネルでイベントを宣伝

会社のすべてのコミュニケーションチャネルを駆使してイベントを宣伝するようにしましょう。いくつかの例をご紹介します。

  • イベントに社員を招待し、参加手順を伝えるメールを経営層から送信する。
  • イベントの前日や1時間前に参加を促すメールを改めて送信する。
  • 社内ニュースレターでイベントの概要を紹介する。
  • イントラネットのホームページに宣伝バナーを追加する。

イベントをライブ配信

4. イベントをライブ配信

WorkplaceのLive Producerを使って、コンピューターやプロ用カメラから高画質の動画をストリーミングしましょう。ライブ動画配信の詳しい設定方法については、Live Producerのインタラクティブなデモをご覧ください。

ライブタウンホールのプレイブックには、有益なアドバイスと技術的な設定手順が網羅されています。いくつかの例をご紹介します。

  • 自動生成キャプションを有効にする
  • イベントの前にネットワーク接続の強度が十分であることを確認する
  • [通知をミュート]を使用して、Workplaceのお知らせをすべて無効にし、配信中に中断されないようにする
  • ライブ配信の開始30分前にコンピューターを再起動して、デバイスがクラッシュしたり強制アップデートされたりしないようにする
  • 窓に向かって配信することで自然光を取り入れる
  • ヘッドフォンや有線マイクを使って、視聴者に声がはっきりと聞こえるようにする

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ライブ配信中に視聴者と交流

5. ライブ配信中に視聴者と交流

Live ProducerのアンケートとQ&A機能を使って、ライブ配信中に社員と交流しましょう。配信者が視聴者に直接質問して、コメントで回答するよう呼びかけることもできます。

また、コミュニティマネージャにWorkplaceのコメント内で会話を管理してもらうのもよいでしょう。コミュニティマネージャは、リソースを示したり、質問への回答を手伝ったり、会話を促すことができます。

イベント終了後も交流を継続

6. イベント終了後も交流を継続

イベント終了後も社員と交流を続け、貴重なフィードバックを得るために、イベントのフォローアップをする方法をいくつかご紹介します。

  • Live ProducerのQ&A機能を使用した場合は、イベント後に見返して未回答の質問にできるだけ回答するようにします。
  • 5問の簡単なアンケートをWorkplaceで送信し、イベントで良かった点と改善すべき点を把握します。
  • ライブ動画投稿内のテキストを編集し、タイムスタンプを追加して、視聴者が重要なトピックに簡単にアクセスできるようにします。

イベントの事例: Workplace Transform 2020

イベントの事例: Workplace Transform 2020

Workplace Transformの宣伝

TransformはWorkplaceが毎年開催している会議です。Workplaceの顧客が一堂に会し、ベストプラクティスを共有してインサイトを発見することで、プラットフォームの未来についての理解を深めています。

このイベントは通常、世界各地で対面にて開催されていましたが、今年は新型コロナウイルス感染症の世界的流行により、ヨーロッパ・中東・アフリカおよび北米のイベントはすべてオンラインで開催され、数千人の参加者に向けて会社間グループにライブ配信されました。

ここでは、皆さまが次回のオンラインイベントを成功させるために役立つアドバイスと教訓をTransformチームからご紹介します。

  • ライブと事前に制作したコンテンツを組み合わせて使う。事前に制作した動画はすぐに見てもらえてエンゲージメントの高いコンテンツです。一方ライブ配信者はオーディエンスと深いつながりを作ることができます。
  • エネルギッシュで楽しい人を司会者に起用することでイベントのコンテンツ間をつなぎ、オーディエンスと交流する。進めていくなかで、実用的な情報を司会者から提供することもできます。社内オーディションを実施して適任者を選出するのもよいでしょう。
  • 対面イベントをオンラインで再現しようとしない。集中できる時間や期待値は人によって異なります。オーディエンスの集中を保つために、コンテンツを細分化したり重要なメッセージを短くしたりする方法を検討しましょう。コンテンツを構造化して、最も重要なコンテンツを一番に持ってきます。
  • 不測の事態に備える。リハーサルを行い、可能であればそれを録画しましょう。イベントの当日に技術的な問題が発生した場合、バックアップを利用します。バックアッププランをリハーサルして、慌てないようにしておきましょう。
  • イベントが終了したからといって、コミュニティとのネットワークが終わるわけではない。将来に向けて会話を続ける方法を見つけましょう。

メリット

メリット

  • イベント運営グループでのイベント管理を効率化できます。
  • イベント前後と開催中の参加者同士のやり取りをサポートできます。
  • 配信中に視聴者とやり取りして、イベント終了後でも交流を続けられます。
  • アンケートを使ってイベント後に貴重なフィードバックを得られます。

成功事例

成功事例

Workplace by Facebookを使用するColumbia Sportswear Company

イベント管理を効率化して、イベントのあらゆる詳細について出席者に常に最新情報を伝える