イベントを管理する

エンゲージメントの高い双方向の社内イベントを作成して、全社員に配信しましょう。


タウンホールから販売のキックオフ、製品リリースやQ&Aセッションまで、社内イベントはビジネスにおいて重要な役割を担っています。こうしたイベントは、社員がリモートワークをしている場合でも止める必要はありません。そのような場合でも、エンゲージメントの高い双方向のイベントを実施して、オンラインで全員とつながれるのです。このガイドでは、Workplaceの社内イベントを起点にエンゲージメントの高いコミュニティを作るためのベストプラクティスをご紹介します。
ぜひ読み進めて、完全にオンラインで開催されたTransform 2020イベントを通じてWorkplaceチームが学んだことをご確認ください。
1. イベント運営グループを作成する
1. イベント運営グループを作成する
イベント運営グループを作成して、イベント管理に関するあらゆるコミュニケーションを一元管理しましょう。非公開のグループにすれば、適切な人だけを登録し、投稿を見てもらうことができます。
投稿とチャットを使ってドキュメント、動画、写真などをシェアし、常に全員が最新情報を得られるようにしましょう。Workplaceでのチームやプロジェクトの管理について、詳しくはこちらのガイドをご覧ください。
2. Workplaceでイベントを作成する
2. Workplaceでイベントを作成する
Workplaceイベントを作成すると、次のことができます。
  • 場所、イベントの説明、アジェンダなどの重要な情報を参加者とシェアする
  • Workplaceの通知や、GoogleやOutlookなどのサードパーティのカレンダーを使って招待を送信する
  • Workplaceで招待への返信をトラッキングする
  • アンケートや投稿などを使い、イベント開催まで参加者を引き付ける
  • イベントがアップデートされた際に、Workplaceで参加者に通知する
Workplaceでイベントを作成する手順は次のとおりです。
  1. 左側のメニューで[ホーム]をクリックし、[もっと見る]をクリックして[イベント]を選択します。
  2. [イベントを企画]をクリックします。
  3. イベントの名前と説明を追加します。
  4. カバー写真は、独自にアップロードするか、複数のテンプレートから選択できます。カバー写真のサイズについては、こちらのガイドをご覧ください。
  5. 開始時間と終了時間を入力します。複数のイベントのスケジュールを設定できます。
  6. 説明とイベントスケジュールを追加して、[次へ]をクリックします。
  7. イベントをWorkplaceにライブ配信するか、外部リンクを追加するか(他のプラットフォームにライブ配信する場合)、イベントが開催される実際の場所を追加するかを選択します。完了したら、[次へ]をクリックします。
  8. イベントを表示して参加できる人を選択します。組織全体、招待された人のみ、または自分が所属する特定のグループのメンバーのみを選択できます。
  9. 共同主催者がいる場合は、その人を追加します。
  10. 参加者のカレンダーに招待を送信するかどうかを選択します。
  11. 招待を送信する場合は、下部のチェックボックスをオンにします。最後に、[イベントを作成]をクリックします。
3. 期待を盛り上げる
3. 期待を盛り上げる
イベント開催までの間、イベントページや関連するグループでアンケート、ティーザー動画、アジェンダのアップデートなどをシェアし、招待した人を引き付けましょう。Workplaceに加え、組織のあらゆるコミュニケーションチャネルを利用して、イベントに関する情報を広めることをおすすめします。いくつかの例をご紹介します。
  • 経営幹部からメールを送信して、イベントに社員を招待し、参加手順を伝える
  • 参加を促すため、配信開始の前日や1時間前にメールを改めて送信する
  • 社内ニュースレターで、イベントの概要をいち早く紹介する
  • イントラネットのホームページに宣伝バナーを追加する
4. イベントをライブ配信する
4. イベントをライブ配信する
Workplaceのライブ動画を使ってイベントを配信すると、これまで以上に多くの社員に情報を伝えることができます。ライブ動画では、Q&A、アンケート、コメント、リアクションなどの機能でオーディエンスとやり取りすることができます。自動生成キャプションや翻訳されたキャプションを使うと、イベントのアクセシビリティが向上します。また、録画が自動的にグループに投稿されるため、見逃した人も後から視聴できます。
次のアドバイスを参考に、ライブ配信の開始に先立って成功に向けた準備を始めましょう。
  • イベントの前に、ネットワーク接続が安定していることを確認する
  • [通知をミュート]を使用してWorkplaceのお知らせをすべて無効にし、配信中の邪魔にならないようにする
  • ライブ配信開始の1時間前にコンピューターを再起動して、デバイスのクラッシュや強制アップデートを回避する
  • 窓に向かって配信することで、ほどよい自然光を取り入れる
  • ヘッドフォンや有線マイクを使って、視聴者に声がはっきりと聞こえるようにする
その他の役立つアドバイスについては、ライブタウンホールのプレイブックをご覧ください。
準備ができたら、ステップ2で作成したイベントに移動してライブ配信を開始します。そのためには、[ホーム]、[もっと見る]、[イベント]の順に移動します。イベントページに移動したら、次の手順で操作を進めます。
  1. [ライブ動画を設定]ボタンをクリックします。
  2. ライブ配信中に質問を集めて回答する場合は、[Q&Aを追加]をオンにします。
  3. ライブ配信を行うデバイスを選択します。
  4. 他の主催者とライブ配信を開始する場合は、[他の主催者とライブ配信]をオンにします。招待リンクが表示されたら、コピーしてWorkplaceチャットで共同主催者にシェアします。
  5. カメラとマイクの設定を調整します。
  6. 必要に応じて、ライブ動画にタイトルと説明を付けることができます。
  7. [ライブ配信を開始]をクリックします。他の主催者とライブ配信を行う場合、このボタン名は[主催者と交流]になります。ルームに移動し、そこで共同主催者と交流できます。準備ができたら、画面下部にあるボタンを使ってライブ配信を開始します。[ライブ配信を開始]ボタンを表示してクリックできるのは、ライブ動画の作成者だけです。
5. ライブ配信中に視聴者と交流する
5. ライブ配信中に視聴者と交流する
Live ProducerのアンケートとQ&A機能を使って、ライブ配信中に社員と交流しましょう。スピーカーが視聴者に直接質問して、コメントで回答するよう呼びかけることもできます。
また、コミュニティマネージャにWorkplaceのコメント内で会話を管理してもらうのもよいでしょう。コミュニティマネージャは、リソースを示したり、質問への回答を手伝ったり、会話を促すことができます。
6. イベント終了後も交流を続ける
6. イベント終了後も交流を続ける
組織内にはリアルタイムで視聴できない人もいるでしょうが、ライブ動画を使用すると、配信終了後にいつでもコメントやリアクションを見てシェアすることができます。次の手順を実行することで、その操作をより簡単にできます。
  • キャプションを翻訳して、他の言語を話す人でも理解できるようにする
  • 動画のチャプターを作成し、視聴者がライブ配信で自分に最も関連度の高いコンテンツまでスキップできるようにする
  • 配信終了後、ライブ動画の投稿に追加されたコメントに返信またはリアクションして、自分の声が届いているとすべての視聴者が感じられるようにする
  • システム管理者は、Workplaceを通じて参加者に5問の簡単なアンケートを送信して、イベントに関するフィードバックを収集することができる
7. 再生数とエンゲージメントを分析する
7. 再生数とエンゲージメントを分析する
ライブ配信中は、再生数、コメント、リアクション、シェアなどのエンゲージメント指標をリアルタイムで確認できます。ライブ配信が終了したら、投稿の右上にある[…]をクリックし、[投稿インサイト]をクリックして、投稿インサイトのデータを詳しく確認できます。ライブ配信全体の再生数、エンゲージメント、離脱をトラッキングできます。
イベントの事例: Workplace Transform 2020
イベントの事例: Workplace Transform 2020
TransformはWorkplaceが毎年開催している会議です。Workplaceの顧客が一堂に会し、ベストプラクティスを共有してインサイトを発見することで、プラットフォームの未来についての理解を深めています。
このイベントは通常、世界各地で対面にて開催されていましたが、今年は新型コロナウイルス感染症の世界的流行により、ヨーロッパ・中東・アフリカおよび北米のイベントはすべてオンラインで開催され、数千人の参加者に向けて会社間グループにライブ配信されました。
ここでは、皆さまが次回のオンラインイベントを成功させるために役立つアドバイスと教訓をTransformチームからご紹介します。
  • ライブと事前に制作したコンテンツを組み合わせて使う。事前に制作した動画はすぐに見てもらえてエンゲージメントの高いコンテンツです。一方ライブ配信者はオーディエンスと深いつながりを作ることができます。
  • エネルギッシュで楽しい人を司会者に起用することでイベントのコンテンツ間をつなぎ、オーディエンスと交流する。進めていくなかで、実用的な情報を司会者から提供することもできます。社内オーディションを実施して適任者を選出するのもよいでしょう。
  • 対面イベントをオンラインで再現しようとしない。集中が続く時間や期待値は、人によって異なります。オーディエンスの集中を保つために、コンテンツを細分化したり重要なメッセージを短くまとめたりする方法を検討しましょう。コンテンツを構造化して、最も重要なコンテンツを一番に持ってきます。
  • 不測の事態に備える。リハーサルを行い、可能であればそれを録画しましょう。イベントの当日に技術的な問題が発生した場合は、バックアップを利用します。バックアッププランをリハーサルして、慌てないようにしておきましょう。
  • イベントが終了したからといって、コミュニティとのネットワークが終わるわけではない。その後も会話を続ける方法を見つけましょう。