Workplaceの活用方法

人員計画は優れた人材採用プロセスを築くうえでの要になります。しかし、これは容易なことではありません。なぜなら、人事・人材採用の担当者だけでなく、財務、法務、設備部門の担当者を一堂に招集して会議を開く必要があるからです。大勢の担当者が参加する会議は窮屈なだけでなく意思疎通も困難です。Workplaceなら、こうした問題を解消できます。

• 「戦略的人員計画」の非公開グループを作成します。
• 関係者全員をこのグループに追加します。
• 職務記述書や予算計画の書類を投稿します。
• フィードバックのコメントはネスト化されるため、スレッドを見失うことがありません。
• 人数を確認し、承認します。

優秀な人材はソーシングできなければ採用することはできません。そのため、できるだけ幅広い分野で優秀な人材とつながることができるよう、人材パイプラインを強化するためにあらゆる手段を講じる価値があります。

• スキル別(例: iOS、SQL、Java)や部門別(例: エンジニアリング、マーケティング、営業)に人材採用グループを作成して、各分野でつながりを持つ社員が人材採用に貢献できるようにします。
• ソーシングに関するベストプラクティス(LinkedInでのブール検索の方法など)や、エンゲージメントに関する原則(社員が認識しておかなければならない法律上のあらゆる問題など)を掲載した投稿を作成し、固定しておきます。
• 潜在的な人材とつながる可能性のある連絡先を見つけるためにチームメンバー全員で「集中的なソーシングセッション」を定期的に実施します。ただし、チームが社内で分散している企業や社員がリモートで働いている企業では困難な場合があります。
• モチベーションを高めるには動画が最適です。「集中的なソーシングセッション」をリードする人と一緒に、他のメンバーに対してライブ配信を実施しましょう。ライブ動画を見た人にはコメントやフィードバックを残してもらいます。
• 実際に顔を合わせることができれば、よりいっそう効果的です。Workplaceのイベント機能では、そうしたライブイベントを企画できます。Workplaceでイベントを採用担当者、採用先部署のマネージャ、その他の社員を招待して、時間と知識を貸してもらいましょう。

細々とした事務手続きは採用担当者が行いますが、優秀な人材を獲得するには採用先部署のマネージャの組織的な協力と高い意欲が欠かせません。最終的にリスクの大半を負うのは採用先部署のマネージャになるのですから、当然といえば当然です。そのため、彼らが人材採用プロセス全体を通して関与でき、その他の担当者たちが彼らのフィードバックを参考にできるようにする必要があります。

• 採用先部署のマネージャのグループを作成し、採用先部署のマネージャ、採用担当者、ソーシング担当者の連携を促します。
• 日常業務では、グループチャットを使用して情報をシェアしたり、不明点を迅速に解決したりします。
• スキル別または部門別に面接グループを作成して、採用先部署のマネージャや面接担当者がよくある質問やその回答に関するフィードバックやアドバイスをシェアできるようにします。
• 人材採用全般に関するフィードバックグループを作成して、関係者の誰もが人材採用プロセスの各側面に対して意見や助言ができる場を整えます。

面接プロセスの管理は候補者の体験を左右する重要なタスクです。面接フィードバックプロセス全体を管理するため、職種ごとに個別のグループを作成し、採用担当者、採用先部署のマネージャ、面接担当者が1か所でやり取りできるようにすることをおすすめします。

• 1つの職種につき1つのグループを作成し、求人担当者、採用先部署のマネージャ、面接担当者の全員が1か所で必要な情報にアクセスできるようにします。これは、各人材採用プロセスのミッションコントロールグループのようなイメージです。
• 候補者の履歴書、職務記述書、面接の質問集を投稿して面接者の準備・調整をサポートします。
• 透明性を確保し、リーダーが人材採用プロセスにおける優先順位の方針を示す機会を設けます。
• Workplaceチャットボットを利用してプロセスを自動化します。これにより、面接の日程調整、応募受付時の定型文やリマインダーの送信を自動化できます。組織特有のニーズに合わせて統合をカスタマイズする場合は、Workplaceパートナーにお問い合わせください。

Workplaceでは、社外の人とやり取りするための共有スペースを作成できます。この共有スペースは会社間グループと呼ばれ、候補者との連絡を管理するのに便利です。

• このグループへの招待に必要なのは個人用メールアドレスだけです。
• このグループに参加してもらえば、面接日程の調整、有用なリソースの提供、動画のシェア、候補者との連絡を一元管理できます。

オファーは人材採用プロセスの重要な位置を占めます。これは常に機密扱いで行う必要があります。

• 「非公開」グループを作成して給与・福利厚生チームを招待し、ベストプラクティスやガイドラインについて安心して話し合える非公開のスペースを用意します。非公開グループは機密情報を扱うのに最適です。社員なら誰でも非公開グループに追加できますが、このグループへの投稿はグループメンバーのみが閲覧できます。
• 関連のHRビジネスパートナーを追加して、給与と福利厚生に関連する重要な最新情報をシェアします。
• 「オファー@」という「秘密」の部門横断グループを作成し、採用担当者、採用先部署のマネージャ、ビジネスリード、ダイバーシティリード(社内にいる場合)をグループに招待します。このように、機密情報を小規模なグループで安全にシェアすることにより、情報に基づいた決定を行い、採用を競合他社よりもいち早く成立させることができます。

採用パイプラインの状況をトラッキングするのは困難ですが、最も重要なタスクの1つでもあります。Workplaceでは、スマート統合によってこのタスクを自動化できます。

• SmartsheetやJiraといったツールを使用すると、部門ごとの求人数、採用済みの職種、候補者のステージなどの採用パイプラインデータを整理できます。
• Workplaceチャットでお知らせを設定して、必要なアラート(例: 候補者の面接ステージの変更など)を受信できます。
• Workplaceチャットで重要なプロセスステップを確認、承認することも可能です。

メリット

• グループを利用することで、背景情報の提供、透明性の向上、情報の共有、プロセスのスリム化、意思決定の加速を実現できます。これにより、優秀な人材の発掘を滞りなく行うことができます。
• グループ、ライブ配信、イベントにより、情報共有をスムーズに行い、社員全員に採用業務の一端を担わせ、人材採用に関連する情報を全社に行き渡らせることができます。
• 関係者全員をつなげることで、採用にかかる時間を大幅に削減できます。
• 採用担当者と採用先部署のマネージャのフィードバックループをWorkplace上で完結させることで、採用の質が向上します。
• 人材採用に関するデータを測定、モニタリング、シェアできます。

成功事例