Workplaceでミーティングを行う

ミーティングの計画、実施、記録に関する5つのポイントをご紹介します。

ミーティングの実施には困難が伴うことがあります。国内外のさまざまな場所に社員が分散している場合はなおさらです。

Workplaceを利用すれば、時間や場所に関係なく、組織内の誰とでも簡単につながり、話し合って、有意義なコミュニケーションを取ることができます。このガイドでは、Workplaceを利用してミーティングを計画、実施、記録、配信する方法を説明します。

Workplaceの活用方法

アンケートを使ってミーティングを計画する1. アンケートを使ってミーティングを計画する

アンケート機能は、ミーティングの日時を決めたり、議題の優先順位を決めたりするのに適しています。

ミーティングの日時の候補を挙げたアンケートを投稿し、都合の良い日時に投票するようチームメンバーに呼びかけます。次に、別のアンケートでミーティングの議題を決めます。こちらについても投票と議題の追加を促しましょう。


アンケートを使ってミーティングを計画する

チームグループでイベントを作成する2. チームグループでイベントを作成する

チームグループでイベントを作成し、ミーティングの日時を告知してメンバーを招待します。


チームグループでイベントを作成し、ミーティングの日時を発表する

Workplaceビデオ通話を設定する3. Workplaceビデオ通話を設定する

ミーティングの設定もミーティングへの参加も、Workplaceなら、スマートフォンかコンピューターさえあればどこからでも簡単に行えます。

チームとのビデオ通話を設定するには、チームのグループに移動してから、画面右上のカメラアイコンをクリックするだけです。ミーティングの参加者としてすべてのメンバーが自動的に選択されますが、適宜メンバーを除外できます。

チャットを使って、任意のメンバーとのちょっとしたビデオ通話を開始することもできます。その場合は、通話相手(1人または複数人)とのスレッドを立ち上げ、画面右上のカメラアイコンをクリックします。


4人でのWorkplaceビデオ通話

さらにPortal版Workplaceに接続すれば、高品質の音声通話とビデオ通話を利用できます。PortalはSmart CameraとSmart Soundを備えた動画コミュニケーション用のハードウェアデバイスです。距離にかかわらず、同僚と対面しているような感覚で共同作業を行えます。詳しくは、Portalのウェブサイトをご覧ください。


PortalのWorkplaceでミーティングを行う2人

議事録を作成し、アクションアイテムをまとめる4. 議事録を作成し、アクションアイテムをまとめる

グループでドキュメントを作成して議事録を取りましょう。カバー写真を追加して、[グループメンバーによるこのドキュメントの編集を許可する]を選択します。他のメンバーに対して、議事録の内容に抜けや漏れがあれば補足するよう呼びかけます。


Workplaceドキュメントで議事録を取る

ミーティングが終わったら、[アクションアイテム]投稿を使って次のステップや課題をまとめ、メンバーを@メンションして各アイテムを割り当てましょう。担当者は、自分の作業が終わった際にアクションアイテムにチェックを入れるだけで、チーム全員に作業の終了を伝えることができます。

チームにミーティングをライブ配信する5. チームにミーティングをライブ配信する

ライブ動画を使うと、チームや部署、あるいは全社にミーティングを配信できます。これは、コミュニケーションの透明性を確保し、自分のチームの取り組みをアピールするのに最適な手段です。

コメントやリアクションを通じて、ライブ動画の視聴者からリアルタイムにフィードバックをもらうこともできます。終了後にはライブ動画の録画がグループに自動的に投稿されるため、配信を見逃した人も後から視聴できます。


ライブ配信でチームにミーティングを配信する

メリット

メリット

  • 録画、ノート、イベントの計画など、ミーティングに関するすべての資料を一元管理できます。
  • 議事録を共同で作成したり、各自で取ったメモをWorkplaceドキュメントに追加してもらったりできます。
  • アクションアイテムをまとめるのも、積み残しの課題を把握するのも簡単です。
  • Workplaceのビデオ通話や音声通話を使って、いつでもどこでもミーティングを開催できます。
  • ミーティングを配信することで、プロジェクトの結果をシェアしたり、チームの取り組みを部署や全社にアピールしたりできます。
参考リソース

参考リソース

  • Workplaceチャットで仕事をよりスピーディに - 多忙な時期でも情報を整理し生産性を上げるのに役立つ、Workplaceチャットの機能をご紹介します。
  • 最高の上司になる - こちらのeラーニングコースでは、チームの管理やステークホルダーとの関係管理に関するアドバイスやベストプラクティスについて学ぶことができます。
  • 高度な投稿ノウハウ - 視覚に訴える、魅力的で効果的な投稿の作成方法をご紹介します。