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Workplaceチャットで仕事をよりスピーディに

Workplaceチャットで仕事をよりスピーディに

リモート勤務中でもフロントラインにいても、Workplaceチャットなら簡単にチームと連絡を取り合うことができます。


Workplaceチャットを使って、いつでもどこでもチームとつながりましょう。リモート勤務中でも、フロントラインにいても、オフィスが離れていても、連絡を取り合ってプロジェクトの状況を把握できます。Workplaceチャットでは、迅速な連絡、ファイルの共有、メッセージの保存と整理などが可能です。このガイドでは、Workplaceチャットの基礎と、チームとのつながりを維持するためのアドバイスやヒントをご紹介します。
Workplaceチャットアプリをダウンロードする
Workplaceチャットアプリをダウンロードする
WorkplaceやWorkplaceチャットのモバイルアプリを利用すると、オフィス内でもオフィス外でもチームと簡単につながることができます。Apple StoreまたはGoogle Playストアからアプリをダウンロードして、重要なアップデートを見逃さないようにしましょう。
iOS:
Android:
IT管理者は、Windowsインストーラーを使って組織内のすべての管理対象デバイスにWorkplaceチャットアプリケーションを導入することもできます。これを行うと、ユーザーが次回コンピューターにログインしたときにアプリケーションが自動的にインストールされます。方法については技術リソースをご覧ください。
チームの会話を促す
チームの会話を促す
チームにWorkplaceグループがない場合は、早速作りましょう。グループのメンバー数が250人以下なら、もれなく専用チャットを利用できます。グループの[チャット]タブをクリックしてメッセージを送信すると、すぐにチームチャットを開始できます。
ファイルをシェアする
ファイルをシェアする
Workplaceチャットでファイルをシェアするのは簡単です。ファイルのアイコンをクリックして、動画、画像、ドキュメントなど、シェアしたいものを選択するだけです。チャットでシェアされたすべてのファイルは、[共有]タブで簡単に見つけられます。[共有]タブを見つける方法については、Workplaceヘルプセンターをご覧ください。
メッセージを保存する
メッセージを保存する
後でもう一度確認したい重要な情報をチャットグループで見かけたら、メッセージを保存して[保存済み]フォルダーに格納しましょう。保存した投稿とメッセージはすべて、[発見]メニューの[保存済み]フォルダーに集約されます。重要なコンテンツを整理する場合は、保存した投稿とメッセージをコレクションに追加します。
リマインダーを設定する
リマインダーを設定する
1つのタスクで手がふさがっているときに別の作業をメッセージで依頼されたことは、誰しも経験があるでしょう。そして手が空いたら返信しようと対応を保留していたら依頼への対応をすっかり忘れてしまった、ということもあるかもしれません。Workplaceなら、後で確認したいチャットに対してリマインダーを設定できます。デスクトップで目的のチャットメッセージの横にある[...]をクリックして、[リマインダーを送信]を選択するだけです。
メッセージやスレッドを固定する
メッセージやスレッドを固定する
チャットのスレッドを自分に合った方法で整理しましょう。スレッドを固定して、常に受信箱の上部に表示されるようにすることができます。また、各チャットの上部に重要なメッセージを固定して、後から簡単に参照できるようにすることも可能です。
ビデオ通話と音声通話
ビデオ通話と音声通話
Workplaceチャットの動画ツールを使用すると、組織で働くすべての人と、場所を問わずにつながることができます。メンバー数が50人以下のすべてのチャットスレッドでは、ビデオ通話と音声通話を利用できます。Workplaceチャットのビデオ通話なら、チームの全体ミーティングを開催することも、早く決断を下したい場合に同僚と1対1で話し合うことも可能です。通話は、画面の右上にあるビデオ通話か音声通話のアイコンをクリックするだけで開始できます。
さらにPortal版Workplaceに接続すれば、高品質の音声通話とビデオ通話を利用できます。PortalはSmart CameraとSmart Soundを備えた動画コミュニケーション用のハードウェアデバイスです。距離にかかわらず、対面しているような感覚で同僚と共同作業を行えます。詳しくは、Portalのウェブサイトをご覧ください。
チャットメッセージを削除する
チャットメッセージを削除する
会話の流れが速いチャットでは、ミスが起きることもあります。そのため、Workplaceでは送信から10分以内のチャットのメッセージを簡単に削除できるようになっています。ただし、機能の悪用を防ぐため、メッセージの削除はチャット内で通知され、削除操作後もメッセージの報告は引き続き可能です。メッセージの削除方法については、Workplaceヘルプセンターをご覧ください。
検索
検索
チャットのスレッドは展開が速いため、何日分ものチャットメッセージを上へ下へとスクロールするのは時間の無駄です。検索機能を使用すれば、簡単に過去にさかのぼって目的のメッセージを見つけられます。
アンケート
アンケート
アンケートは、チームメンバーの意見や懸念事項を知ることができる強力な手段です。最近のプロジェクトの良かった点と悪かった点を確認する場合も、マネジメントに対する建設的な意見を集める場合も、メンバーが組織に対して感じていることを詳しく把握する場合も、アンケートを使えばすばやく情報を収集できます。
アンケート機能を利用できるのは、システム管理者、コンテンツモデレーター、およびアンケートを管理できるカスタム権限を持つ管理者です。これらの管理者は、5つの短い質問からなるアンケートを、Workplaceチャットを通じて組織内の任意のユーザーセットに送信できます。
アンケートの詳しい送信手順については、ヘルプセンターをご覧ください。
ボット
ボット
Workplaceチャットボットを使用すると、多くの既存プロセスを自動化でき、効率と拡張性をこれまでになく向上できます。ヘルプデスクへのサポートリクエストから人事や福利厚生に関する質問、シフトの交代、オンボーディングまで、あらゆる業務をシンプルなボット統合で強化できます。
Workplaceのボット統合について、詳しくは開発者向けドキュメントをご覧ください。
成功事例
成功事例
オーストラリアの通信会社National Broadband Network (NBN)では、業務の中で難解な社内用語が飛び交い、略語や専門用語、業界用語も多用されています。多くの社員にとって、聞き慣れない新しい略語に遭遇することは日常茶飯事です。
NBNの社内コミュニケーションチームは、社員が社内の略語を簡単に調べたり、個々のメンバーが継続的にリストを拡充したりできるソリューションを長い間探していました。
2017年8月、NBNはEnabloの略語ボットの運用を開始しました。現在、NBNの社員は日常的にこのボットを使用して略語や専門用語を調べています。また、毎週新しい略語が追加され、データベースは常に拡大しています。デスクトップおよびモバイルからアクセスできるこのシンプルなツールの導入により、略語を調べて意味を確認するのがこれまでになく容易になりました。
NBNについて
2009年に設立されたNBN Co. Limitedは、オーストラリアの新しい高速の卸売ローカルアクセスブロードバンドネットワークの設計、構築、運用を手掛ける企業です。オーストラリア全土をつなぎ、デジタルデバイド(情報格差)を解消するという使命のもと、オーストラリア全国民への高速ブロードバンドの提供を、可能な限り早く、手頃な価格と最小限のコストで実現することを第一目標に掲げています。