チャットで仕事をよりスピーディに

情報を整理し業務効率を高めるための、Workplaceチャットのおすすめの使い方9選をご紹介します。

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Workplaceチャットを使って、いつでもどこにいてもチームとつながりましょう。リモート勤務中でも、フロントラインにいても、オフィスが離れていても、連絡を取り合ってプロジェクトの状況を把握できます。Workplaceチャットでは、迅速な連絡、ファイルの共有、メッセージの保存と整理などが可能です。ここでは、チームとつながって業務効率を高めるためのWorkplaceチャットの基本的な使い方をご紹介します。

Workplaceの活用方法

Workplaceチャットアプリをダウンロードする

1. Workplaceチャットアプリをダウンロードする

Workplaceチャットをスマートフォンにダウンロードして、外出先でもつながりましょう。

IT管理者の場合は、Windowsインストーラーを使って組織内のすべての管理対象デバイスにWorkplaceチャットアプリケーションを展開することも可能です。これを行うと、ユーザーが次回コンピューターにログインしたときにアプリケーションが自動的にインストールされます。方法については技術リソースをご覧ください

チームの会話を促す

2. チームの会話を促す

チームにWorkplaceグループがない場合は、早速作りましょう。グループのメンバー数が250人以下なら、もれなく専用チャットを利用できます。グループの[チャット]タブをクリックしてメッセージを送信すると、すぐにチームチャットを開始できます。


グループのメンバー数が250人以下なら、もれなく専用チャットを利用できます。

ファイルをシェアする

3. ファイルをシェアする

Workplaceチャットでファイルをシェアするのは簡単です。ファイルのアイコンをクリックして、動画、画像、ドキュメントなど、シェアしたいものを選択するだけです。チャットでシェアされたすべてのファイルは、[共有]タブで簡単に見つけられます。


チャットでシェアされたファイルは[共有]タブで見つけましょう

検索で目的の情報を見つける

4. 検索で目的の情報を見つける

チャットのスレッドは展開が速いため、何日分ものチャットメッセージを上へ下へとスクロールするのは時間の無駄です。検索機能を使用すれば、簡単に過去にさかのぼって目的のメッセージを見つけられます。


古いメッセージを探すときは検索機能を使いましょう。

業務量を把握する

5. 業務量を把握する

後でもう一度確認したい重要な情報がチャットグループで流れてきたら、メッセージを保存して[保存済み]フォルダーに格納しましょう。保存した投稿とメッセージはすべて、[発見]メニューの[保存済み]フォルダーに集約されます。重要なコンテンツを整理する場合は、保存した投稿とメッセージをコレクションに追加します。


チャットメッセージを保存して、[保存済み]フォルダーのコレクションに整理しましょう。

1つのタスクで手がふさがっているときに別の作業をメッセージで依頼されたことは、誰しも経験があるでしょう。そして手が空いたら返信しようと対応を保留していたら依頼への対応をすっかり忘れてしまった、ということもあるかもしれません。Workplaceなら、後で確認したいチャットに対してリマインダーを設定できます。デスクトップで目的のチャットメッセージの横にある[...]をクリックして、[リマインダーを送信]を選択するだけです。


メッセージのリマインダーを設定して対応漏れを防ぎましょう。

ビデオチャットでミーティングを開催する

6. ビデオチャットでミーティングを開催する

Workplaceチャットの動画ツールを使用すると、相手の勤務場所にかかわらず、組織内の誰とでもつながることができます。メンバー数が50人以下のすべてのチャットスレッドでは、ビデオ通話と音声通話を利用できます。Workplaceチャットのビデオ通話なら、チームの全体ミーティングを開催することも、早く決断を下したい場合に同僚と1対1で話し合うことも可能です。通話は、画面の右上にあるビデオ通話か音声通話のアイコンをクリックするだけで開始できます。


ビデオチャットでミーティングを開催しましょう。

さらにPortal版Workplaceに接続すれば、高品質の音声通話とビデオ通話を利用できます。PortalはSmart CameraとSmart Soundを備えた動画コミュニケーション用のハードウェアデバイスです。距離にかかわらず、同僚と対面しているような感覚で共同作業を行えます。詳しくは、Portalのウェブサイトをご覧ください。


PortalのWorkplaceでミーティングを行う2人

チャットメッセージを削除する

7. チャットメッセージを削除する

会話の流れが速いチャットでは、ミスが起きることもあります。そのため、Workplaceでは送信から10分以内のチャットのメッセージを簡単に削除できるようになっています。ただし、機能の悪用を防ぐため、メッセージの削除はチャット内で通知され、削除操作後もメッセージの報告は引き続き可能です。


メッセージのリマインダーを設定して対応漏れを防ぎましょう。

アンケートでチームの動向を把握する

8. アンケートでチームの動向を把握する

アンケートは、チームメンバーの意見や懸念について知ることができる強力な手段です。最近のプロジェクトの良かった点と悪かった点を確認する場合も、マネジメントに対する建設的な意見を集める場合も、メンバーが組織に対して感じていることを詳しく把握する場合も、アンケートを使えばすばやく情報を収集できます。

アンケート機能を利用できるのは、システム管理者、コンテンツモデレーター、およびアンケートを管理できるカスタム権限を持つ管理者です。これらの管理者は、5つの短い質問からなるアンケートを、Workplaceチャットを通じて組織内の任意のユーザーセットに送信できます。

アンケートの詳しい送信手順については、ヘルプセンターをご覧ください。


アンケートでチームの動向を把握する

ボットを使用してワークフローを自動化する

9. ボットを使用してワークフローを自動化する

Workplaceチャットボットを使用すると、多くの既存プロセスを自動化でき、効率性と拡張性をこれまでになく向上できます。ヘルプデスクへのサポート依頼から人事や福利厚生に関する質問、シフトの交代、オンボーディングまで、あらゆる業務をシンプルなボット統合で強化できます。

Workplaceのボット統合について、詳しくは開発者向けドキュメントをご覧ください。

メリット

メリット

  • いつでもどこにいてもチームと連絡が取れます。
  • 目的の情報を[保存済み]タブや検索機能で見つけられます。
  • Workplaceのビデオ通話や音声通話を使って、いつでもどこでもミーティングを開催できます。
  • メッセージを保存したりメッセージのリマインダーを設定して、業務量を把握できます。
  • チャットで「ありがとう」を送ることで、同僚に直接感謝を伝えることができます。
  • アンケートを使用してチームの意見や状況を知ることができます。
  • チャットボットで既存のワークフローやプロセスを合理化できます。

成功事例

成功事例

社内用語の意味を確認できるチャットボットを導入したNBN

オーストラリアの通信会社National Broadband Network (NBN)では、業務の中で難解な社内用語が飛び交い、略語や専門用語、業界用語も多用されています。多くの社員にとって、聞き慣れない新しい略語に遭遇することは日常茶飯事です。

NBNの社内コミュニケーションチームは、社員が社内の略語を簡単に調べたり、個々のメンバーが継続的にリストを拡充できるソリューションを長い間探していました。

そして2017年8月に、Enabloの略語ボットの運用を開始しました。現在NBNの社員は日常的にこのボットを使用して略語や専門用語を調べています。また、毎週新しい略語が追加され、データベースは常に拡大しています。デスクトップおよびモバイルからアクセスできるこのシンプルなツールの導入により、略語を調べて意味を確認するのがこれまでになく容易になりました。

NBNについて

2009年に設立されたNBN Co. Limitedは、オーストラリアの新しい高速の卸売ローカルアクセスブロードバンドネットワークの設計、構築、運用を手掛ける企業です。オーストラリア全土をつなぎ、デジタルデバイド(情報格差)を解消するという使命のもと、オーストラリア全国民への高速ブロードバンドの提供を、可能な限り早く、手頃な価格と最小限のコストで実現することを第一目標に掲げています。