Workplaceによる社員の安全確保

危機発生時の社員の安全確保というものは、事が起きてから考えても意味がありません。平時から対策を練り、社員に周知徹底し、いざというとき何をすればいいかを覚えておいてもらう必要があります。安全確保対策にWorkplaceを取り入れれば、万一の時にも社員は使い慣れたツールで助けを求めることができます。

危機管理意識の向上

社員が抱いているセキュリティに関する疑問や不明点を解消できる安全な場所を築き、社内の危機管理対策について周知徹底できる手段を確立しましょう。

「セキュリティ全般Q&A」グループの作成

• 公開グループを作り、緊急時には社内へ最新情報を伝え、平時には社員から物理的・技術的セキュリティに関するフィードバックを集める場として運用します。不審なアクティビティでも自然災害でも、職場で異常事態が発生したときは、そこに質問や懸念を投稿してもらうようにします。
• 緊急通達を投稿するときのフォーマットを決めておき、普段の情報発信と見分けがつくようにしましょう。「重要」指定にすれば他の投稿より優先的に表示されます。
• 社員からの質問に対応できるグループ管理者チームを確保しておきましょう。社員が世界各地に散らばっていたり、24時間体制で勤務していたりする場合には、回答までの平均待ち時間の目安を設定することが重要です。
• 危機発生時にはその旨を投稿し、優先的に表示されるよう「重要」に指定します。セーフティチェック機能(詳しくは後述)を利用する場合は、このグループにリンクして、社員が常に最新情報を入手できるようにしましょう。
• 非公開での通報を受け付ける窓口は別途用意し、このグループはあくまで公開での情報発信に使用しましょう。
• 上級者向けアドバイス: 社員の安全に関する重要な投稿は固定しておきましょう。グループを開いてすぐ目につくので便利です。固定された投稿には、Workplaceの外部にある重要なドキュメントやサイトへのリンクを掲載することもできます。

セーフティチェックの利用

Workplaceのセーフティチェックは、危機発生時に社員の安否確認や支援が必要な社員の把握を、距離や相手にかかわらずスピーディに行える機能です。使わずに済むならそれに越したことはありませんが、いざというときに迅速かつ的確に行動できるようにしておくことは重要です。セーフティチェックの利用に関するベストプラクティスを以下にまとめます。

社員への周知

• CEOから全社員へ、危機発生時の安否確認にセーフティチェック機能を採用することを、Workplace、メール、全社行事などあらゆる連絡手段で告知してもらいます。会社にとって社員の安全が第一であることを伝えます。
• 上級者向けアドバイス: 「セキュリティチェックは本当の緊急事態か、予告された訓練以外には使用しない」という点を明確に伝えましょう。そして本来の用途以外に使わないようにしましょう。乱用すると、いざというとき社員が真剣にとりあわないようになってしまいます。
• Workplaceに登録していない社員全員に、セーフティチェックに関する告知を添えた招待メールを一斉送信します。職場の全員の安否をセーフティチェックで確認できるよう、Workplace未登録の社員にはこの機会にアカウントを作成してもらいます。一斉送信の手順とセーフティチェックに関するメールテンプレートはこちらにあります。
• 全社員に対する安否確認訓練を<DATE>に実施することを通達し、できるだけ全員に参加してもらうようにします。
• モバイルデバイス(iOSまたはAndroid)にWorkplaceとWorkplaceチャットをダウンロードする手順も知らせておきます。すべての社員と連絡がつくようにしておくことは、危機発生時には特に重要です。Workplaceに未登録の社員がいると、セーフティチェックで安否を確認できません。

社員安否確認体制づくり

• 危機発生時に社員の安否を確認する責任者間で連絡をとりあうためのグループを作成します。これは警備や人事部門が担当することが多いでしょう。担当者全員をセーフティオペレーターとして登録し、セーフティチェック機能へのアクセス権を付与します。
• セーフティチェックの発信や展開に関する責任分担は、以下を考慮に入れつつ常に明確にしておきましょう。
  • 関与するチーム
  • 対象地域
  • 対象期間
  • 祝祭日対応の有無
• 危機のタイプに応じた対応方針を決めておきます。タイプごとに以下の点をどうするか考えましょう。
  • 施設閉鎖の検討の要否
  • 危機に晒される地域に残留する人員数
  • 社員に提供できるサービス
  • 事態の進行段階に応じて社員に送信するメッセージの内容
• 安否確認訓練

• セーフティチェック機能には訓練モードがあります。危機管理訓練の一環として社員に実際に機能を使ってもらうことができます。
• 使い方に慣れてもらうためにも、定期的に訓練を実施することが重要です。ただし、安否確認以外の目的には利用しないでください。応答しなくても大したことはないと思われてしまうようでは、いざというとき有効に機能しません。

社員安否確認体制の定期的見直し

危機管理対応を改善するためには、実際に危機が発生した後の徹底した分析と評価が大切です。過去のセーフティチェック使用履歴はいつでもダッシュボードで確認できます。結果をエクスポートすれば、社員ごとの応答状況の分析がさらに簡単になります。

見直しのポイント:

• セーフティチェックの送信と応答の確認に関して、安否確認責任者チームの連携はとれていたか。
• 送信されたセーフティチェックメッセージに対し、実際に何人の社員が応答したか。応答しなかった社員の割合はどれくらいか。
  • セーフティチェックに応答しなかった社員に連絡をとり、その理由を尋ねてみましょう。こうした社員からの回答は、今後のセーフティチェックによる安否確認の改善に活かすことができます。
• すべての新入社員に対し、セーフティチェックとその使い方に関する研修を実施します。
  • 既存の社員についても毎年の研修の一環として実施します。
• セーフティチェックを利用するうえで重要なのは、社員すべてをWorkplaceに登録しておくことです。新人研修でWorkplaceのトレーニングを義務付ければ、いざというときの社員安否確認もしやすくなります。

参照:

セーフティチェックを有効にしているシステム管理者向けのヘルプセンター記事