羨望の的になるバーチャルミーティング

周りの誰もがうらやむバーチャルミーティングにするためのヒントをいくつかご紹介します。

チームマネージャキャンペーン | 5分で読める記事
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employee engagement - Workplace from Meta
目次
レクチャーではなく、ミーティングのように扱う
遠慮ではなく、居心地が悪いだけかもしれない
チーム中心のミーティングに

バーチャルミーティングは、退屈で、参加しづらく、存在感が薄くなりがちで、対面でのミーティングよりも人とのつながりを感じにくいといった印象を持たれています。

しかし、このような問題の多くは、バーチャルミーティングの実施方法によるものです。今このガイドを読んでいるということは、バーチャルミーティングがあなたの生活の多くを占めているからではないでしょうか。それでも私たちがサポートしますので、ご心配なく。ここでは、周りの誰もがうらやむバーチャルミーティングにするためのヒントをいくつかご紹介します。

レクチャーではなく、ミーティングのように扱う

レクチャーではなく、ミーティングのように扱う

ミーティングでは、参加者と話し合うのではなく、参加者に向けて一方的に話すという習慣に陥りがちです。そして、多くの人がそのことに気づいていません。ミーティングとは、黙って話を聞くのではなく、参加者が互いに話をする場です。

レクチャーにしない

口頭で指図せずに、意見を募る。
  • Workplaceのアンケート投稿を活用して、メンバーに個々の投票の選択肢を追加してもらいましょう。チームミーティングの開催2日前に、アンケート投稿に議題を入力したら、グループにそれぞれ議題項目を追加してもらい、取り上げたい項目に投票するよう促します。議題についてメンバーに発言権を与えることで、ミーティングがより有意義なものになり、メンバーが取り上げたい内容について発言できるようになります。
少人数の方が発言は増える

  • 会議に参加する人数が多くなるほど、積極的に発言する人の数ははるかに少なくなります。一度に大勢で多くのテーマを取り上げるミーティングと2回に分けて少人数で特定のテーマを取り上げるミーティングを選択できる場合は、後者を試してみましょう。そのほうが、より多くの人に発言の機会を与えることができます。

チャットは、まだ使われていない最高のツール
  • 大規模なミーティングで参加者に発言してほしい場合は、ミュートを解除する代わりに、チャットを利用しましょう。参加者からのチャットを見て、質問やコメントに回答し、その中で参加者にいくつか質問を投げかけ、答えるよう進行役を育成します。チャットでは順番に発言する必要がなく、発言数の多い人だけを優先的に取り上げることもありません。また、会議が終わった後も会話を継続できるようにWorkchatを利用することもおすすめします。
沈黙の参加者を無視しない
  • しばらく発言していない参加者に気づいたら、直接質問して意見を共有しましょう。そうすることで、自信を持って発言できるようになり、自分も発言すべきだと知ってもらうことができます。これは、チームに入って間もないメンバーに特に当てはまることです。新しいメンバーはたいていの場合、グループの前で発言したり、質問したりするうえで多くの励ましの言葉を必要とします。
遠慮ではなく、居心地が悪いだけかもしれない

遠慮ではなく、居心地が悪いだけかもしれない

発言しないからといって、何も意見がないと決めつけてはいけません。ただ言いにくいだけかもしれません。これはその人の問題ではなく、マネージャの問題です。以下のヒントを実践すると、瞬く間に発言する人が増えるはずです。

居心地のよい環境をつくる

希望の呼び名、代名詞、発音を積極的に確認する
  • メンバーが好む呼び名、発音、代名詞が分からない場合は、メンバーのWorkplaceプロフィールをチェックし、可能であればミーティング前にプライベートメッセージを送るか、ミーティングの冒頭で確認しましょう。ミーティングの序盤でメンバーの名前を声に出して呼び、本人が好む代名詞を使うように心がけます。そうすることで、本人や他のメンバーに不快な思いをさせずにすみます。
ルールを周知する
  • メンバーに自分がどのようなミーティングを行いたいかを伝え、挙手機能の使用やチャットでのやり取りを優先するなど、ルールがあれば共有します。誰かの独壇場にならないようにしたり、黙っている参加者に発言の場を与えたり、自分が賛同できない提案に対応したりするなど、よくある状況の対処法を事前にじっくり考えておきましょう。その場で思いつこうとしてはいけません。
挙手機能を使う
  • 多くの人は話を遮られたり、誰かに会話を独占されたりすると、すぐに話をやめてしまいます。(バーチャル上で)挙手し、呼ばれるまで待ってもらうことで、このような問題を防ぐことができます。そして、全員が途中で遮られることなく順番に発言でき、より多くのメンバーから意見を聞くことができます。
メンバーに考える時間を与える
  • ミーティングで、重大なトピックについて意見や重要な意思決定をチームに求める場合は、必ず事前に知らせましょう。十分に考える時間がなければ、意見を発言しない人やすぐに提案を先送りにする人が多く出てきます。ミーティングの開催1～2日前にチームグループに質問を投稿し、それについて考えてもらうようにしましょう。トピックについて十分に考慮する時間を与えることで、より多くの意見をもらうことができます。
自分自身に考える時間を与える
  • メンバーの意見に賛同できない場合に一番やってはいけないことは、すぐに却下することです。メンバーがそのような行動を何度か目にすると、マネージャに反対されそうな意見を言わなくなってしまいます。意見の相違があっても問題ないという姿勢を示すために、中立的な質問を投げかけ、相手に引き続き説明するチャンスを与えられるよう自分自身を訓練しましょう。それでもまだ強く反応してしまう場合は、考える時間をもらい、1～2日以内に返答するようにします。すぐに返事を出すと後悔しがちですが、時間をかけることで後悔することもなくなります。
顔の非表示を許可する
  • 何の抵抗もなくミーティングに参加できる人は提案や発言も多くなりますが、さまざまな理由から、ミーティング中にカメラに映ることを不快に感じる人もいます。カメラをオフにしていても構わないと伝え、オフにする理由を決して聞かないように心がけましょう。ミーティングで誰かが不快に思うことを強要しても、何のメリットもありません。
チーム中心のミーティングに

チーム中心のミーティングに

会議では、気づかぬうちに誰かに疎外感を感じさせてしまいがちです。幸いにも、こういった疎外感を感じさせないようにする簡単な方法があります。重要なのは、この問題を優先事項にすることです。

チーム中心のミーティングに

独断ではなく、メンバーと一緒に日程を決める
  • 異なるタイムゾーンで働くメンバーとのミーティングの日程を決める前に、メンバーに希望の日時を確認しましょう。チームが複数のタイムゾーンに分散している場合は、ミーティングの日時をローテーションして、全員が無理のない時間帯で参加できるミーティングを少なくともいくつか設定します。
  • チーム内の誰かの通常業務時間外に予告なしのミーティングを予定したり、知らない人にミーティングを予定するよう依頼しないようにします。どうしてもその時間帯にミーティングが必要な場合は、メンバーがスケジュールを調整できるように事前にその旨を伝えましょう。
参加できないメンバーを忘れない
  • ミーティングの内容を記録して、後で投稿としてチームグループでシェアし、参加できなかったメンバー全員をタグ付けしましょう。ミーティングでは、メモを取って投稿としてあげてもらうようメンバーの1人に依頼し、一番上に一般的な情報、下にフォローアップ項目を入力してもらいます。各項目の責任者をタグ付けし、終わったら投稿にコメントしてもらうと、すべての状況を把握できます。
アクセシビリティに最大限配慮する
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