情報ライブラリチームを編成する
情報ライブラリの拡充に向けて取り組む、コンテンツクリエイターのチームをどのようなメンバーで構成すればいいのかについて説明します。
情報ライブラリの構築は大変な作業のように思われるかもしれませんが、何もかも1人で行う必要はありません。コンテンツクリエイターのチームに限定的なアクセス権を与えることで、企業の公式リソースの管理と情報ライブラリの拡充を両立させることができます。
このガイドでは、情報ライブラリチームのメンバーに与えられるさまざまな役割と、各チームメンバーに割り当てられる権限のレベルについて説明します。続いて、業務を円滑に進めるためのアイデアを紹介します。
情報ライブラリチームの役割と責務
システム管理者
- 情報ライブラリ管理者が実行できるすべての操作(以下を参照)が可能
- システム管理者またはコンテンツモデレーターの役割を他の人に割り当てて権限を与える(どちらの役割でも情報ライブラリの管理は可能)
- 情報ライブラリの管理を他の人が支援できるように、カスタムの情報ライブラリ管理者の役割を作成して割り当てる
情報ライブラリ管理者
情報ライブラリ管理者は、「情報ライブラリのコンテンツを作成、編集、および共有する」権限を持つ管理者です。次のことを行えます。
- 情報ライブラリの全カテゴリで、カテゴリ編集者ができるすべての操作(以下を参照)が可能
- 情報ライブラリのホームページを管理する
- カテゴリまたはサブカテゴリを作成、更新、削除する
- Workplaceの利用者にカテゴリ編集者またはカテゴリ閲覧者の権限を割り当てる
情報ライブラリ管理者には、情報ライブラリのホームページおよびホームページ内の個別のカテゴリとサブカテゴリの全権限が付与されます。したがって、チーム内の情報ライブラリ管理者は人数を制限する必要があります。
カテゴリ編集者
カテゴリ編集者とは、1つまたは複数のカテゴリに対して編集権限を与えられた人のことです。次のことを行えます。
- アクセス権を与えられたカテゴリに追加された、すべてのコンテンツを閲覧する
- カテゴリのカバーページを編集する
- サブカテゴリを作成、編集、削除、または並べ替える
- カテゴリやそのサブカテゴリの利用に関する統計情報にアクセスする
- カテゴリやそのサブカテゴリのバージョン履歴にアクセスする
- アクセス権が与えられているカテゴリについて、カテゴリ編集者の役割を他の人に割り当てる
- 組織内の他の人にカテゴリを公開する
カテゴリ編集者は、アクセス権を与えられたカテゴリ内の全コンテンツを編集できます。カテゴリ編集者の権限を付与された人は、そのカテゴリ内でサブカテゴリの作成、編集、公開ができるようになります。
情報ライブラリ管理者とカテゴリ編集者の一覧を作成する
役割について理解したところで、次は情報ライブラリ管理者とカテゴリ編集者を選択しましょう。
情報ライブラリ管理者の選択
情報ライブラリ管理者チームは少人数にします。情報ライブラリの管理は通常、既存のシステム管理者とコンテンツモデレーターで十分ですが、管理対象のカテゴリやコンテンツがあまりに多いなどの理由でより多くの管理者が必要と判断した場合は、カスタム情報ライブラリ管理者の役割を作成し、少数の主要なメンバーに割り当てることができます。
情報ライブラリ管理者は、以下の業務を担当します。
- 関係者と連携して新しいカテゴリを作成し、カテゴリ編集者の役割を割り当てる
- 情報ライブラリのホームページを最新の状態に保ち、整理する
- カテゴリ編集者に権限を与え、それ以外の方法でサポートする
- 情報ライブラリのポリシーと手順が守られていることを確認する
カスタムの情報ライブラリ管理者の役割を作成するには
- 管理者用パネルに移動します。
- 管理者を選択します。
- [役割]、[+ 新しい役割]の順にクリックします。
- 作成しようとしている役割に名前を付けます。たとえば「情報ライブラリ係」などです。
- コンテンツセクションまでスクロールして、情報ライブラリのコンテンツの[作成]、[編集]、[共有]の横にあるチェックボックスにチェックを入れます。
- [役割を作成]をクリックします。
カスタムの情報ライブラリ管理者の役割を誰かに割り当てるには
- 管理者用パネルに移動します。
- 管理者を選択します。
- 画面右上の検索バーに、役割を割り当てたい人の名前を入力します。
- 作成済みのカスタムの役割を選択し、[保存]をクリックします。
カテゴリ編集者を選択して指名する
1人のカテゴリ編集者が1つのカテゴリを管理します。この編集者はそのカテゴリ内のコンテンツを管理する責任を持ちます。コンテンツの作成に支援が必要になった場合は、当初選ばれたカテゴリ編集者の判断でカテゴリ編集者を追加することもできます。
カテゴリ編集者は、以下を担当します。
- 特定カテゴリ内のサブカテゴリの全体的な設計と計画を管理する
- 特定カテゴリ内のサブカテゴリの作成を管理する
- 特定のカテゴリに閲覧アクセス権限を付与してコンテンツを公開する
カテゴリ編集者の適任者:
一般的にカテゴリ編集者には、そのカテゴリの専門家(SME)が適しています。SMEとは、カテゴリで扱うトピックに精通している人を指します。以下に例を挙げます。
- 福利厚生や出張規定、休暇情報などのカテゴリに対しては、人事(HR)チームからメンバーを選び、カテゴリ編集者としてのアクセス権限を付与します。
- 組織が保有する各種機器や作業用ツールのセットアップやユーザーガイドについては、ITチームの一部をメンバーに選び、カテゴリ編集者としてのアクセス権限を付与します。
- 各部門は、情報ライブラリに保存されている独自のリソースにアクセスするために、カテゴリ編集者の権限が必要です。たとえばマーケティングカテゴリは、マーケティングチーム内の一部のメンバーが作成し編集する必要があります。
カテゴリ編集者を指名するには:
- 情報ライブラリに移動します。
- 編集権限を付与するカテゴリを選択します。
- カテゴリページで[編集]をクリックします。
- [招待]をクリックします。
- [編集可能]の下に、カテゴリとサブカテゴリのページの編集者の個人名またはグループメンバーを追加します。編集者の追加方法は1つのみ選択できます。
- [次へ]をクリックします。
- 更新する事項を確認して、[変更を保存]をクリックします。
情報ライブラリチームを管理するためのアドバイス
通常であれば、情報ライブラリチームの管理は簡単ですが、すべてが円滑に進むように、以下に示すいくつかのことを計画しておくと良いでしょう。
情報ライブラリチームのグループを作成する
情報ライブラリチームに、カテゴリをリクエストし、質問に対する回答を得て、良質なコンテンツの作成に向けたアドバイスを受けられる場を提供しましょう。さらに、短時間のトレーニング(以下を参照)をリンクしたり、ガイドラインを投稿したり、情報ライブラリの新機能や機能強化について最新情報を提供したりすることもできます。
情報ライブラリ管理者とカテゴリ編集者に職務の準備をしてもらう
情報ライブラリ管理者には、ツールに慣れるためにヘルプセンターの情報を見ておいてもらいましょう。
閲覧権限を付与する
カテゴリ閲覧者はできるだけ絞り込むように、カテゴリ編集者に伝えましょう。カテゴリ編集者が、自分のカテゴリは組織全体で利用できるようにすべきだと考えた場合、まず情報ライブラリの管理者に相談するよう伝えてください。
お知らせの作成
情報ライブラリチームのメンバーがカテゴリやサブカテゴリを公開する際は、カテゴリ閲覧者向けにお知らせを作成するオプションがあります。ほとんどの場合、お知らせを作成するのが適切です。ただし、組織全体に公開するコンテンツの場合は、情報ライブラリ管理者の承認を得てから全員へのお知らせを作成するように、あらかじめ設定しておくこともできます。
