オンラインチームミーティングに
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人と人のつながりはこれまで以上に重要になっています。在宅勤務と同僚とのつながりの維持を効果的に両立させるには、自分の習慣や行動の変容が必要です。


対象者 チーム管理者 |時間 3分 |公開日 2020年3月24日

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人と人のつながりはこれまで以上に重要になっています。在宅勤務と同僚とのつながりの維持を効果的に両立させるには、自分の習慣や行動の変容が必要です。そのような中で最も重要なポイントの1つは、オンラインミーティングの効果的な実施方法を知ることです。

ビデオ通話はチームのつながりの維持に最適です。メンバーがどこにいても、情報を共有し、プロジェクトを予定どおりに進めることができます。次のアドバイスを実践して、ミーティングを円滑に進めましょう。

適切に設定する

効果的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なツールがあることを確認しましょう。

  • チームメンバーがビデオ通話に必要なツールを持っていることを確認します。必要最低限のものを持っていない人は十分に参加することが難しく、孤立してしまうおそれがあります。
  • Workplaceグループを作成し、アジェンダ、ノート、ドキュメントを保存して後から参照できる共有のスペースに誰もがアクセスできるようにします。
  • 定期的なスケジュールを設定し、それを守るようにします。すべてのミーティング参加者が参加できる時間帯にチームミーティングの予定を入れます。それができない場合は、時間帯を変更してもらうか、少なくとも日時指定の投稿で各地域の時間に合わせてフォローアップすることを検討します。
  • チームミーティングのキャンセルや時間変更はやめましょう。リモートで働くスタッフにとっては特に、こうしたミーティングはチームとつながる重要なポイントです。やむを得ず変更する場合は、参加者にとって都合のよい時間かどうか、特に誰かの通常の業務時間から外れていないかを確認します。

準備を整える

  • マネージャはミーティングのトピックを最終決定する必要がありますが、チームが分散している状況では、各メンバーにとっての重要事項を十分に把握できない可能性があります。グループでアンケートを利用して、アジェンダに関する提案についてチームに尋ねましょう
  • グループ内でアジェンダを公開します。これにより、コメントを使ってフィードバックやその他のトピックの提案を受け付ける時間を確保できます。また、ミーティングの実施前や途中に確認すべきプロジェクトの最新情報や全体像につながるリンクを、カレンダーの招待に追加します
  • 必要に応じて発表者の準備を整えます。発表者や議論をリードする人が十分な準備を行い、目標(時間的な制限を含む)を明確に意識していることを確認します。それらの担当者と直接つながるWorkplaceチャットのスレッドを作成しましょう
  • ミーティングのアジェンダと参考資料をミーティング前に確認しておくことと、動画を使ってミーティングに参加することをチームに対して明確にしておきます。チームメイトの姿をお互いに見ることは、チームのつながりを維持するうえで重要です。

ミーティングへの関与を促す

  • タイムキーパーと書記を決めます。こうした役割は持ち回り制とし、公平さを保つようにします。
  • 全員がはっきりと映るようにします。リモートの参加者にとっては特に、映り具合やカメラとのアイコンタクトは重要です
  • 全員にフィードバックを求めます。在宅勤務の場合、ミーティングに参加するのではなく見ているだけの状態になる人が出てきます。議論の途中に時間を取って、活発な参加者や議論の内容に詳しい参加者だけでなく、チーム全体から意見を出してもらうようにします。言葉以外の合図に注意を払い、必要に応じて問題に対処しましょう
  • リモートミーティング中にミュートにして別のやり取りをすると、コラボレーションに悪影響を与えます。チームの集中力と関与を維持するとともに、Workplaceチャットのグループスレッドを別途用意し、コメントを投稿して後でフォローアップできるようにします。
  • アクションと担当者を決めます。毎回のミーティングの終わりに、まとめの時間を数分間取ります。責任の所在を明確にすることは、リモートチームにとって特に重要です

アクションを実行する

  • ノートをWorkplaceグループに投稿します
  • ドキュメントとして投稿した場合は、[ファイル]タブに自動的に保存されます。ミーティングの日付を使った名前をドキュメントに付けてやり取りを継続的に記録し、全員が同じ資料を参照できるようにします
  • フォローアップが必要な項目や次のステップについて、コメントセクションで特定の人をタグ付けします

必ず、ミーティングの目標とトピックを明確に設定し、事前に読むべき資料を前もって提示するようにします。

適切なツールがあれば、組織の誰もが、どこにいるかに関係なくお互いを身近に感じ、必要な情報を手に入れてつながりを実感できます。離れていてもつながり合うためのその他のリソースについて、リモートワークリソースハブをご覧ください。

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