リモートワークに関する
マネージャ向けガイド

私たちの仕事文化は世界規模で変化しています。リモートワークにはしくみと予測可能性だけでなく、忍耐と柔軟性も必要です。


対象者 チーム管理者 |時間 4分 |公開日 2020年3月24日

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私たちの仕事文化は世界規模で変化しています。リモートワークにはしくみと予測可能性だけでなく、忍耐と柔軟性も必要です。これはマネージャにとって大きな課題となっています。突然、日常とは異なる状況においてリーダーシップをとることを求められているのです。つまり、チームがつながりとサポートを実感できるよう習慣や行動を迅速に変容させるということです。

このガイドに含まれるアドバイスとリソースは、ビジネスに注意を払いつつ、あらゆる場所で働くチームメンバーをサポートするのに役立ちます。

ここでご紹介するベストプラクティスに従って、「リモート」ワークを「つながる」ワークへと変えましょう。

チームのインフラを整備する

効果的なコミュニケーションとコラボレーションのための適切なツールと基準がチームに備わっていることを確認します。

  • チームのWorkplaceグループを設定します
  • チームの共有ドライブを用意します
  • 直属の部下一人ひとりとの1対1のチャットスレッドを開設します
  • 1対1またはチームでのミーティングにどのビデオ通話技術を利用するかを決定します
  • 携帯電話の連絡先リストを作成します
  • メールやインスタントメッセージなどについて、期待される合理的な応答時間を設定します
  • チームの目標、成果物、タイムラインを文書化します
  • ミーティングのメモ、決定事項、成果を文書化するプロセスを確立します

業務の遂行に必要なツールとハードウェアをチームメンバーが持っていることを確認する

  • 安定しているインターネット
  • バーチャルプライベートネットワーク(VPN)へのリモートアクセス
  • ビデオ通話ツール
  • Workplaceチャットなどのインスタントメッセージツール
  • ヘッドセット、ヘッドホンなど

働き方について直属の部下一人ひとりと話し合う

望ましいコミュニケーション手段(メール、チャット、動画)について話し合い、定期的な1対1の面談の頻度を決め、部下がエスカレーションの方法とタイミングをしっかりと把握するようにします。また、チームメンバーの状況を忘れず定期的に確認します。リモートワークは孤独なものです。一言「お疲れ様」と伝えるだけでも効果的です。

定期的にコミュニケーションし、全体像をチェックする

チームが分散している場合、プロジェクトの情報や進行状況を知っている人を把握するのは困難です。書面や1対1のやり取り、チームミーティングで全体像を補強することが重要です。

  • 会社や組織の最新情報を定期的にシェアし、メンバーのつながりを維持します。
  • ミーティングやドキュメントでは必ず最初に全体像を取り上げ、詳細を掘り下げる前に全員が 目標、成果物、現状を認識できるようにします。

ミーティングを適切に管理する

チームの一部または全員が在宅勤務している場合、メンバーの生産性とつながりを維持するにはミーティングやフォローアップを適切に構成することが不可欠です。

  • できる限り多くのメンバーの稼働時間が重複する時間帯にミーティングを設定します。リモートで働くチームの中では、早朝や夜遅くのミーティング開催を回避できないこともあります。その場合は、その不便さが公平に分散するようにします
  • 必要に応じてミーティングのスケジュールを調整します。週に1度のミーティングで済むチームもあれば、頻度を上げることがプラスになるチームもあります。30分以内の「立ち会議」を毎日行うのも非常に効果的です
  • ミーティングには明確な目標を設定し、アジェンダを作成するようにします。ミーティングのアジェンダをカレンダーの招待に追加し、チームのWorkplaceグループか共有ドライブに投稿します。また、アジェンダの各項目について達成したいことを明確にします。事前に読むべき資料がある場合は、事前にリンクを設定するか送信しておきます
  • 完全にリモートのミーティングでは、モデレーターを指名し、全員の意見を聞くことができるような 基本的ルールを定めます
  • ビデオ通話をミーティング(1対1を含む)に活用するようメンバーに促します。動画はプレゼンスとつながりの構築に役立ちます。チームに適した任意のビデオ会議技術を使います(Workplace、Zoom、BlueJeans、Portal、Messengerビデオ、Facetimeなど)
  • ミーティング後に詳細なノートをシェアします。すべてのミーティングについて投稿やドキュメントを共同作業で作成し、チームの誰かを指名してノート、フィードバック、決定事項、アクションアイテムのトラッキングとシェアが行われていることを確認してもらいます。

仕事の場所を考慮する

在宅勤務者と、オフィスや現場など共有の場所で仕事する人がチームに混在している場合、リモートワークの難易度は特に高くなります。こうした混合チームではコラボレーションの基準に特に配慮し、「コア」チームが共有の場所にいる場合は特に、リモートで働くスタッフが話し合いに確実に参加できるようにします。

有意義だと思われる場合は電話に出る

1対1、または少人数のグループであるテーマについて議論するときは、(勤務時間中に)手短に電話をかけるのが最も早いことが多くあります。迅速な問題解決のため、またはネットワーク接続に問題がある場合に電話を利用するよう、チームの基準を設定します。

話しづらい内容のやり取りに配慮する

離れていると話しづらいトピックがあることを理解しましょう(建設的なフィードバックなど)。配慮が必要な事柄について話す必要がある場合は、相手がどのように感じているかを最初に尋ね、やり取りの後で同じことを確認してフォローアップします。こうしたやり取りには、電話ではなくビデオ通話を使うことを検討しましょう。

毎日のワークフローの確立とセルフケアの実践をサポートする

  • チームに適したワークフローの特定をサポートし、その際は在宅の場合に特に起こりやすい集中力の乱れに注意するようにします。オフィス環境の構造を自宅で再構築することになる人もいれば、新たなワークフローを確立することになる人もいるでしょう。
  • ソーシャルなWorkplaceコミュニティとのつながりの維持をメンバーに促し、有意義と思われる場合はソーシャルチャットやオンラインの「コーヒーチャット」で顔を合わせ、ソーシャルなつながりを維持できるようにします。
  • チームのチェックイン時には、業務の進捗を確認するだけでなく、リモートワーク中に「常に仕事中」と感じることで生じる疲弊やフラストレーションの兆候にも目を配ります。境界線を設け、セルフケアの時間の優先順位を上げるようチームメンバーに呼び掛けましょう

子どもを持つメンバーとのチェックイン

  • 危機的状況の中で、在宅勤務中のメンバーに休校中の子どもがいる場合はより柔軟性の高いアプローチが求められます。チームの状況を頻繁に確認し、メンバーのニーズや全般的な幸福度を把握しましょう。
  • 子どもを持つメンバーは、家庭内での役割を果たすためにスケジュールの調整が必要になる場合があります。(業務時間ではなく)成果に対する明確な期待値を設定し、突発的なミーティング開催やチームミーティングのスケジュール変更に注意を払うことにより、子どもを持つメンバーのこうした努力をサポートするようにします。子どもがいる場合、平常時と比べて、スケジュールの急な変更に迅速に対応できないことがあります

社内のつながりの重要性はこれまで以上に高まっています。離れていてもつながり合うためのその他のリソースについて、在宅勤務ハブをご覧ください。

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