Workplaceクイックスタートパック

リモートチームにWorkplaceを迅速に導入し、社内コミュニケーションの活性化とリモートチームのつながりの維持にWorkplaceを活用する方法をご確認ください。


時間 18分 |公開 2020年3月24日

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クイック導入ガイド

このクイック導入ガイドは、Workplaceのデプロイに関する何千もの成功事例に基づいて作成されています。これを利用して迅速にWorkplaceの導入プランを立てて実行に移し、ホームオフィスからフロントラインまでにわたって分散した組織をつなげましょう。

このガイドでは、次の内容を順に説明していきます。

  1. Workplaceの技術的設定
  2. 主要担当者の確保とトレーニング
  3. グループの構造の構築
  4. 経営陣とチーム管理者との連携
  5. Workplace導入の連絡

Workplace管理者向けの基本情報のライブトレーニングで、Workplace管理者の役割と、Workplaceの管理に役立つ特徴や機能について学びましょう。スペシャリストによるインタラクティブな実践的トレーニングで、Workplaceの設定と管理をサポートします

ステップ1: Workplaceの技術的設定

Workplaceを設定して導入準備を進めるにあたり、社内のITチームのサポートが必要になる可能性があります。 こちらで紹介する手順に従って、組織に合わせてWorkplaceを設定してもらいましょう。

上級者向けアドバイス: 運用開始前に、組織で利用しているその他の業務用ツールをWorkplaceに統合します。まずはコンテンツやファイル共有の統合から始めましょう。Workplaceでのファイルのシェアと共同作業が簡単になります。利用可能な統合を統合ディレクトリで確認できます。

ステップ2: Workplaceの主要担当者

多様性のある少人数のメンバーを組織内から選抜してグループを形成し、グループの構築、利用の促進、組織内の他のメンバーに対するWorkplaceの使い方のトレーニングにおいて協力を求めます。

主要担当者の選択:

影響力があり、新しいものをすばやく取り入れる習慣がある人を主要担当者に指名します。チーム管理者はチーム内の業務上の行動に影響を与えるため、主要担当者として適任です。

主要担当者の準備:

  • クイック導入コミュニケーションプラン(ステップ4)にあるメールテンプレートを利用して、導入における役割を主要担当者に通知します
  • 主要担当者向けスターターパックに誘導し、Workplaceの使い方を学んでもらいます
  • Workplaceに招待して早期アクセスを許可します
  • 秘密のWorkplaceグループを作成して「Workplace主要担当者」と名前を付け、担当者をグループに追加します。このグループは、運用開始の前、途中、後における主要担当者とのコミュニケーションに利用します。

ステップ3: グループの作成

組織内の他のメンバーをWorkplaceに招待する前に、一連のコアグループを作成し、メンバーを割り当てます。グループを作成する際は次の2つの点を検討します。

  • プライバシー: グループへの参加方法と投稿の共有範囲
  • 投稿の権限: 投稿できるグループメンバー

プライバシー

  • 公開: 誰でも参加でき、メンバーや投稿を閲覧できます。
  • 非公開: 誰でも参加をリクエストできます。投稿を閲覧できるのはメンバーのみです。
  • 秘密: 参加して投稿を閲覧するには、招待される必要があります。秘密のグループは検索結果に表示されません。グループの存在を確認できるのはメンバーと管理者のみです。

投稿の権限

  • すべての人に投稿を許可
  • 投稿に管理者からの承認が必要
  • 投稿できるのは管理者のみ

部署、役職、地域などの基準に基づいてメンバーをグループに割り当てるには、ユーザーセットを利用します。ユーザーセットの作成方法についてはWorkplaceヘルプセンターをご覧ください。

コアグループは、以下の2種類のコミュニケーションを中心に構成できます。

1. 社内コミュニケーション

全社的なお知らせグループやディスカッショングループを活用すると、コミュニケーションを合理化し、本社からフロントラインに至る強力なつながりを構築できます。

  • 公開の「[会社名]のお知らせ」グループを作成します。
    • このグループを公式に指定します
    • 他の管理者を追加して、自分が不在の場合にグループを管理してもらいます
    • これをデフォルトグループに設定して、全社員が自動的に参加できるようにします
    • 投稿の許可を管理者のみに設定します
    • このグループを使って、重要な最新情報やお知らせを社内全体にシェアします
  • 「[地域]のお知らせ」など、公開の地域別お知らせグループを作成します
    • 他の管理者を追加して、自分が不在の場合にグループを管理してもらいます
    • 投稿の許可を管理者のみに設定します
    • ユーザーセット(Workplaceプロフィールと同期したもの)を利用し、地域に基づいてメンバーをグループに割り当てます
    • このグループを使って、地域のお知らせや最新情報をシェアします
  • 「[会社名]のディスカッション」「[オフィス所在地]のディスカッション」など、全社規模または地域別の公開のディスカッショングループを作成します
    • 他の管理者を追加して、自分が不在の場合にグループを管理してもらいます
    • 投稿の権限をすべての人に許可するか、管理者からの承認が必要のどちらかとします
    • 全社的なディスカッショングループをデフォルトグループに指定します。ユーザーセット(Workplaceプロフィールと同期したもの)を利用し、地域に基づいてメンバーを地域別グループに割り当てます
    • グループ内で質問をシェアしたり仕事関連のディスカッションを開始したりするようメンバーに促します。
  • 上級者向けアドバイス: 公開のソーシャルリソースグループや同好者グループを作成し、組織内のつながりを強化します。例えば、「[会社名]のアフリカ系社員」「[会社名]のLGBTQ」「[会社名]の犬の飼い主」「[会社名]の旅行愛好家」などです。
    • 投稿の権限をすべての人に許可します。

2. チームのコラボレーション

グループは、皆が毎日の業務を進める場になります。チームグループや部署グループは、業務の最新情報のシェア、ファイルを使った共同作業、テキスト、音声、ビデオチャットによるコミュニケーションなどに利用されます。

  • 組織内のチームや部署のために非公開グループを作成し、マネージャを管理者にします。
  • 投稿の権限をすべての人に許可します。
  • 主要担当者に対し、各プロジェクトには非公開グループを、マネージャや直属の部下とのコミュニケーションには秘密のグループを作成するよう促します。

どのグループが適切かわからない場合は、Workplaceでの仕事の進め方に関するライブトレーニングに参加して、Workplaceの活用事例と自社への導入方法についてご確認ください。スペシャリストによるインタラクティブな実践的トレーニングを通してあらゆる疑問にお答えし、皆さまをサポートします。

ステップ4: 経営陣とチーム管理者との連携

経営陣は、最新情報のシェア、社員への情報提供、組織全体とのコミュニケーションにWorkplaceを活用するようになると見込まれます。Workplaceの使い方と経営陣や会社にとってのメリットを確実に理解していただくようにしましょう。

経営陣とシェアできるリソースを何点かご紹介します。

チーム管理者に早いうちからWorkplace導入に携わってもらうようにします。チーム管理者がWorkplaceについて詳しく知るほど、チームはこのツールの利用によるメリットを多く享受できます。チーム管理者とシェアできるリソースを何点かご紹介します。

  • Workplaceをチームに活用: このパックに含まれています。チーム、プロジェクト、マネージャ/直属の部下との関係の管理にWorkplaceを活用する方法がまとめられています
  • チーム管理者ガイド: Workplaceの利用を開始するチーム管理者をサポートするクイックガイドです
  • Workplaceでのプロジェクトの管理: チームグループやプロジェクトグループを使ってWorkplaceで業務を管理する方法をご紹介します
  • Workplaceでミーティングを行う: 各地に分散したチームのミーティングにWorkplaceを利用する方法について、詳しいアドバイスをご覧ください

ステップ5: コミュニケーション開始

Workplaceが毎日の業務に与える価値に注目したコミュニケーションで、運用開始に対する社員の期待を高めます。こちらのテンプレート形式のコミュニケーションプランを使ってWorkplaceを宣伝し、社員の迅速な参加を促します。

ステップ6: 招待の送信

グループの設定とチームに対する運用開始のお知らせが完了すれば、招待を送信する準備が整います。クイック導入コミュニケーションプランにまとめられたコミュニケーションを使って、プロフィールのアクティベーションに関する情報をシェアし、運用開始日以降もWorkplaceへの参加と利用を継続的に社員に促します。

バラエティに富んだヘルプやトレーニングリソースを利用できることを確実に社員に知らせましょう。Workplaceの利用開始に関するコンテンツへのリンクをシェアすれば、Workplaceの使い方をいち早く覚えてもらうのに役立ちます。

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