オンラインイベント開催のための
5つのアドバイス

テレビ会議、1対1のチャット、オンライングループは遠隔で業務にあたるチームのつながりの維持にぴったりですが、対面のイベントに代わる手段はあるのでしょうか。


対象者 チーム管理者 |時間 4分 |公開日 2020年3月24日

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テレビ会議、1対1のチャット、オンライングループは遠隔で業務にあたるチームのつながりの維持にぴったりですが、対面のイベントに代わる手段はあるのでしょうか。

オンラインイベントはライブイベントとは異なるものですが、どれだけ離れているかにかかわらず、誰もがつながりを感じることができます。音声通話やビデオ通話を利用すれば、異なるタイムゾーンや場所にいる人ともミーティングを開けます。

家にいながらにして、つながりを維持したり、新しいツール、製品、プロセスについて学んだりできる優れたツールです。オンラインイベントを主催するための5つのアドバイスをご紹介します。

事前に計画し、具体性を持たせる

オンラインイベントのテーマ、目標、期待される成果を事前に計画しましょう。具体的なトピックと、そのイベントを開催する目的を参加者全員が念頭に置くことが非常に重要です。オンラインイベントの魅力の1つは、イベントのトピックについて記事やガイドを読むだけにとどまらず、さらに踏み込んだ体験ができることです。 参加者がトピックや製品デモに関する詳しい情報を入手できるようなイベントを設計します。注目を集め、登録を増やすために、目的をはっきりさせ有意義で具体的なイベントを計画しましょう。

適切な形式を選択する

オンラインイベントは、トピックに応じて、オーディエンスのニーズに合うさまざまな方法で開催できます。オンラインセミナーやライブデモ、Q&Aなど、オーディエンスにとって有意義な学びと交流の機会となるような形式を選択します。また、オーディエンスの規模に注意します。利用を検討できる形式をいくつかご紹介します。

  • ライブストリーミング - このコミュニティ型の形式ではどのような規模のオーディエンスとも効果的に交流でき、特にQ&Aのライブセッションに適しています。主催者への質問がある遠隔の視聴者にとって魅力的な方法です。
  • シミュライブ(シミュレーション+ライブ)イベント - 事前に撮影したオンラインセミナーとライブでの交流を組み合わせたもので、動画やプレゼンテーションを事前に録画する一方で、イベント配信当日にオーディエンスとやり取りできる形式です。また、事前に撮影したオンデマンド動画のライブラリをキュレートしておけば、自分に合ったタイミングで視聴できるため、忙しいオーディエンスを引きつけるのに効果的です。
  • アニメーション付きプレゼンテーション - 低コストで創造的な方法を求めている場合は、アニメーション付きプレゼンテーション作成ソフトウェア(Prezi、Biteable、PlayPlayなど)でコンテンツにアニメーションを付けることを検討しましょう。予算を抑えながらも楽しく魅力的な方法でオーディエンスに情報提供できます。
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前例にとらわれずに考える

オンラインイベントの最も優れたポイントは、「ルール」を逸脱できることです。柔軟に考えましょう。 対面のイベントは1~2日の間に詰め込む必要があるのが通常ですが、オンラインイベントの場合は開催日時を分散させることができます。これにより、情報を忘れづらくなり、コミュニティを構築するチャンスが生まれます。また、質問を通してセッションを進めることによりオーディエンスのアクションと参加を促すなど、インタラクティブに参加者と関わる方法を検討します。

司会者や基調講演のスピーカーがいるイベントの場合は、カメラの前で話すことに抵抗のない経験者が担当するようにします。イベントの雰囲気と成否はスピーカー次第で決まります。著名人は人集めには向いているかもしれませんが、参加者を引きつけ続けることができるのは優れた司会者です。人選の必要がある場合は、優れた司会者を選びましょう。また、経験豊富な司会者が導入部分を担当し、講演者がしばらく話してから司会者がまとめるなど、複数人を組み合わせてもかまいません。Q&Aスタイルの度合いが強いイベントを活気づけるために優れた司会者を起用してもよいでしょう。

関心を引く内容で簡潔にまとめる

参加者は、その数が10人であれ500人であれ、約10分間同じ司会者の話を聞き続けたり面白みのない内容を耳や目で追い続けたりしていると、注意力を失い始めます。イベントが長時間にわたる場合は、クイズやアンケートなどのインタラクティブなアクティビティを合間に挟んで、参加者の関心を途切れさせないようにします。参加者の質問すべてに答えられるだけの十分な時間を組み込むようにします。最も重要なのは、参加者に向かって話をするのではなく対話するということです。参加者が知りたいことに結びつくような質問を投げ掛けましょう。

ヘルプを利用できるようにしておく

長い時間をかけて準備しても、物事は往々にして思わぬ方向へ進むものです。技術的な問題や進行の遅れ、司会者が来ないといった場合のサポートを計画しましょう。バックアッププランがあれば、どんな遠隔イベントも成功させることができます。

オンラインイベントを可能にするさまざまな技術をすでに使い慣れている人が多いものの、どの程度快適に使いこなせるかは人によって異なります。イベントの前や途中に参加者がヘルプを利用できるようにするためのアドバイスをいくつかご紹介します。

  • イベントの前や途中にチャットや電話で利用できる専用のヘルプデスクまたはカスタマーサービスを用意する
  • 開始時間、イベントへのアクセス方法、ログインやパスワードの要否、技術サポートの問い合わせ先、イベント後に録画にアクセスできるタイミングなど、イベントの詳細を開始前に参加者に伝達する
  • イベントのサイトやインターフェイスで簡単に見つかる、重要な情報へのナビゲーションリンクを作成する

必ず、ミーティングの目標とトピックを明確に設定し、事前に読むべき資料を前もって提示するようにします。

企業にとって、人と人のつながりはこれまで以上に重要になっています。離れていてもつながり合うためのその他のリソースについて、リモートワークリソースハブをご覧ください。

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