在宅勤務の
ベストプラクティス

私たちの仕事文化は世界規模で変化しています。ですが、在宅勤務は必ずしも離れ離れであることを意味するものではありません。


対象者 チーム管理者 |時間 4分 |公開日 2020年3月23日

Bozoma Saint JohnBozoma Saint John

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私たちの仕事文化は世界規模で変化しています。ですが、在宅勤務は必ずしも離れ離れであることを意味するものではありません。

コミュニケーションとコラボレーションの新たなルーティンを構築することが、在宅勤務の秘訣です。これにはしくみと予測可能性だけでなく、忍耐と柔軟性も必要です。適切な方法をとれば、効率的な業務遂行とコラボレーションを同時に両立できます。

ここでご紹介するベストプラクティスに従って、「リモート」ワークを「つながる」ワークへと変えましょう。

適切な下準備を行う

効果的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なツールがあることを確認しましょう。

  • ハードウェア(コンピューター、マイク、カメラ)、必要なソフトウェア
  • 高速インターネット
  • 静かで安全な仕事場
  • チームのコラボレーショングループと共有ドライブへの容易なアクセス
  • マネージャとの1対1のチャット
  • 望ましい業務時間を文書化し、チームやパートナーと共有したもの
  • 目標、成果物、タイムラインを文書化したもの

働き方についてマネージャやチームと話し合う

望ましいコミュニケーション手段(メール、チャット、動画)、1対1でやり取りする頻度、意思決定、エスカレーションの方法とタイミングについて話し合います。マネージャはチームメンバーの状況を忘れず定期的に確認します。リモートワークは孤独なものです。一言「お疲れ様」と伝えるだけでも効果的です。

働き方についてマネージャと話し合う

定期的にコミュニケーションし、全体像をシェアする

チームが分散している場合、プロジェクトの情報や進行状況を知っている人を把握するのは困難です。そのため、書面や1対1のやり取り、チームミーティングで全体像を補強することが重要です。ミーティングやドキュメントでは必ず最初に最も高次の全体像を取り上げ、詳細を掘り下げる前に全員が目標、成果物、現状を認識できるようにします。疑念が残る場合は何度も伝え、全員がキャッチアップできるようにします。

ミーティングを適切に管理する

チームの一部または全員が在宅勤務している場合、メンバーの生産性とつながりを維持するにはミーティングやフォローアップを適切に構成することが不可欠です。

  • できる限り多くのメンバーの稼働時間が重複する時間帯にミーティングを設定します。リモートで働くチームの中では、早朝や夜遅くのミーティング開催を回避できないこともあります。その場合は、その不便さが公平に分散するようにします。
  • 必ず、ミーティングの目標とトピックを明確に設定し、事前に読むべき資料を前もって送付するようにします。ミーティングへの招待にこうした情報を追加すれば、すべてを1か所で簡単に確認できます。
  • 完全にリモートのミーティングを主催する場合は、モデレーターを指名し、全員の意見を聞くことができるような基本的ルールを定めます。
  • ビデオ通話をミーティング(1対1を含む)に活用します。動画はプレゼンスとつながりの構築に役立ちます。チームに適したビデオ会議技術を使いましょう(Workplace、Zoom、BlueJeans、Portal、Messengerビデオ、Facetimeなど)。
  • 雑音をブロックして音声をはっきりと聞き取れるよう、ミーティングにヘッドホンを使うことを検討します。
  • リモートミーティング中に自分が話していないときはミュートに設定し、全員がスピーカーの話を聞けるようにします。
  • 今、目の前にあることに集中します。ミーティングに集中し、自分のスイッチが入っていることを示す非言語的な合図を送ります。うなずきなどの小さなアクションは、自分が会話に加わっていることを他のメンバーに確信してもらううえで効果的です。
  • オフィスや現場など、自宅以外の場所からミーティングに参加している人が複数いる場合は、在宅勤務の人に配慮します。
  • ミーティング後に詳細なノートをシェアします。すべてのミーティングについて投稿やドキュメントを共同作業で作成し、チームの誰かを指名してノート、フィードバック、モックアップ、決定事項などのトラッキングとシェアが行われていることを確認してもらいます。
働き方についてマネージャと話し合う

有意義だと思われる場合は電話に出る

1対1、または少人数のグループであるテーマについて議論するときは、(勤務時間中に)手短に電話をかけるのが最も早いことが多くあります。迅速な問題解決のため、またはネットワーク接続に問題がある場合に電話を利用するよう、チームの基準を設定します。

話しづらい内容のやり取りに配慮する

離れていると話しづらいトピックがあることを理解しましょう(建設的なフィードバックなど)。配慮が必要な事柄について話す必要がある場合は、相手がどのように感じているかを最初に尋ね、やり取りの後で再度確認してフォローアップします。こうしたやり取りには電話ではなくビデオ通話を使うことを検討しましょう。

適切なセルフケアを実践する

  • 自分やチームに合った毎日のワークフローを確立します。効率的かつ効果的な業務の遂行に役立つワークフローを設定しましょう。オフィス環境の構造をホームオフィスで再構築することになる人もいれば、新たなワークフローを確立することになる人もいるでしょう。
  • 適切な境界線を設定します。リモートで働くと、「常に仕事中」という感覚に陥ることがあります。日中の休憩の優先順位を上げ、自分や同僚が燃え尽きそうになっていないかどうか注意します。危機的状況において家族も学校や仕事を休んで家にいる可能性がある中で、こうした注意を払うことは特に重要です。
  • つながりを維持します。(WorkplaceやFacebookの)ソーシャルコミュニティとつながりましょう。有意義だと思われる場合は、ソーシャルチャットやオンラインの「コーヒーチャット」で顔を合わせ、同僚や友達とのつながりを維持しましょう。

必ず、ミーティングの目標とトピックを明確に設定し、事前に読むべき資料を前もって提示するようにします。

 

 

社内のつながりの重要性はこれまで以上に高まっています。適切なツールとプランがあれば、在宅勤務は必ずしも距離を感じるものではなくなります。離れていてもつながり合うためのその他のリソースについて、在宅勤務ハブをご覧ください。

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