新規ユーザーの作成
この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。
Workplaceで新しいユーザーアカウントを作成するには、次の3つの段階があります。
1. プロビジョニング: Workplaceインスタンス内に利用者アカウントを作成します(メンバーには通知されません)。
2. 招待: プロビジョニングされたメンバーがアカウントを取得できるようにします(メンバーに通知されます)。
3. 取得: 招待されたメンバーがWorkplaceアカウントを有効にします。
注: 管理者用パネルから個別にアカウントを手動で作成した場合は、プロビジョニングと招待が同時に行われ、すぐに招待が送信されます。他の作成方法でアカウントを作成した場合は、プロビジョニングと招待が別々に行われます。
Workplaceを使用するための招待をメンバーに送信するまで、アカウントをプロビジョニングしたことがメンバーに通知されることはありません。以下の場合は、アカウントが未招待の状態です。
  • メンバーがアカウントを取得できず、アカウントを取得しようとしても失敗する。
  • Workplaceからのメールやその他の通知がメンバーに届いていない。
アカウントの取得についてメンバーに通知する準備ができたら、そのメンバーをWorkplaceに招待します。招待したメンバーにメールが送信され、アカウントの取得に使用する一意の自動生成URLが通知されます。SSOに対応したアカウントがあるメンバーは、設定済みのSSOサービスからWorkplaceにログインしてアカウントを取得することもできます。
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利用者のプロビジョニングとは、利用者アカウント情報のアップロードとWorkplaceインスタンスの設定を管理者が利用者に通知せずにできるよう許可することです。招待済みのメンバーと未招待(プロビジョニング済み)のメンバーが分かれているため、Workplaceの管理者は事前にプロビジョニングを行い、準備が整ってからメンバーを招待できます。
Workplaceの管理者はグループを作成し、そのグループにプロビジョニング済みのメンバーを追加することでコミュニティを開始できます。管理者がコミュニティを始める準備が整ったら、メンバーをWorkplaceに招待できるようになります。利用者が自分のアカウントで最初にログインするときには、すでに関連グループのメンバーになっています。
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この記事は、WorkplaceアドバンスまたはWorkplaceエンタープライズの利用者のみを対象としています。
アカウントの個別作成
アカウントを個別に作成すると、アカウントの招待がすぐに行われます。
アカウントの一括作成
一括アカウント管理でアカウントを作成すると、アカウントの招待をすぐに行うか後で行うかをアップロード時に選択するよう求められます。後で招待することを選択すると、アカウントは未招待の状態で作成されるため、後で招待することが必要になります。
G SuiteまたはMicrosoft Azure AD (自動アカウント管理)
G SuiteまたはMicrosoft Azure ADを自動アカウント管理に使用している場合は、アカウント作成時に招待を行うか後で行うかを選択するよう求められます。後で招待することを選択した場合、アカウントは未招待の状態で作成されます。[すべて招待]ボタンを使用してすべてのアカウントを招待すると、新たに作成したアカウントではすぐに招待が行われるようになります。
その他のクラウドアイデンティティプロバイダーまたはActive Directory Syncコンポーネント
別のクラウドアイデンティティプロバイダー(Okta、OneLogin、Ping Identity)やActive Directory Syncコンポーネントを使用した場合、デフォルトではアカウントは未招待の状態で作成されます。[すべて招待]ボタンを使用してすべてのアカウントを招待すると、新たに作成したアカウントではすぐに招待が行われるようになります。
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ該当します。
ユーザーアカウントを招待するときは、ユーザー全員ユーザーグループ特定のユーザーを選択できます。
すべて招待
このオプションを選択すると、申請メールをカスタマイズして、未招待のすべてのメンバーを招待できます。ユーザー全員を招待するには、以下の手順に従ってください。
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [未送信の招待]をクリックします。
  3. [すべて招待]をクリックします。
選択した人を招待
このオプションを選択すると、特定のユーザーグループを招待できます。特定のユーザーグループを招待するには、以下の手順に従ってください。
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [未送信の招待]をクリックします。
  3. [招待する人を選択]をクリックします。
  4. ポップアップが表示されたら、招待するメンバーのリストのファイル形式を、.csv、.vcf、.txt、LDAPの中から選択します。テンプレートが必要な場合は、ポップアップからダウンロードできます。
  5. [ファイルをインポート]をクリックしてファイルをアップロードします。指示に従ってオプションを選択し、申請メールをカスタマイズしてから、メンバーを招待します。
個別に招待
このオプションを選択すると、特定のユーザーを招待したり、最初の招待を受け取っていないユーザーに招待を再送信したりできます。特定のユーザーを招待するか、招待を再送信するには、以下の手順に従ってください。
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. リスト内のユーザーを検索します。検索ボックスでユーザーを検索することもできます。
  4. 招待したいユーザーの名前の横にある[招待]を選択します。
  5. ポップアップが表示されたら、招待をパーソナライズするかどうかを選択します。例えばメールにテキストを追加したら、プレビューを確認できます。パーソナライズしない場合、Workplaceのデフォルトのコンテンツが使用されます。
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この記事の内容はWorkplace Premiumの利用者のみに適用されます。
利用者が招待され、アカウント取得のプロセスに進むと、プロフィール情報の確認または入力とパスワードの設定を求められます。社員がこのプロセスに進むには、Workplaceから送信されたメールに記載されたアカウント取得のためのユニークURLに移動するか、招待された後でシングルサインオン(SSOが有効な会社のみ)のページに移動します。
注: 会社がコミュニティ用にSSOを有効にしている場合、メンバーはアカウント取得のプロセスに進む前に、SSOシステムにログインするよう求められます。
Workplaceにアクセスすると、以下の手順で登録が完了します。
1. 規約に同意して、プロフィール詳細を確認する
管理者用パネルの設定によっては、会社の利用規約への同意、プロフィールの詳細情報の確認、入力、修正、プロフィール写真の設定を求められます。
2. パスワードを作成する
パスワードの設定を求められます。SSOが有効なコミュニティでは、この手順は省略されます。
3. デフォルトグループを選択する
メンバーはデフォルトを選択するか、特定のグループを検索して、自分が属するグループを選択できます。その後ニュースフィードに移動し、Workplaceの利用を開始できます。
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アカウント要求リンクを取得して、予備的な手段として同僚に提供することができます。例えば、システムによって生成されたWorkplaceメールのフォローアップとして、印刷用のフォーマットや、社内SMSゲートウェイまたはマネージャ/経営陣からの個人メール経由で、社員に招待を送信できます。
アカウント要求リンクをエクスポートすると、同僚の情報と共に、個別または一括で招待を配信できます。アカウント要求リンクは社員の情報が記載されたCSVファイルでダウンロードできます。アカウント要求リンクを取得するには:
1. [管理者用パネル]で[メンバー]タブをクリックします。
2. をクリックしてから、[社員情報をエクスポート]をクリックします。
3. まもなくすべての同僚のデータが記載されたCSVファイルのリンクを含むメールが届きます。リンク先のCSVファイルには、すでに招待が送信されているが未取得のアカウントのアカウント要求リンクも含まれています。
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招待プロセスの利用について説明します。招待プロセスを利用すると、Workplaceにユーザーを招待する前に、あらかじめインポートしておくことができます。招待されていないユーザーアカウントは所有権を申請したりメールを受信したりできません。ただし、グループへの追加やタグ付けといったその他の操作は他のユーザーアカウントと同様に扱われます。詳しい情報は、こちらのページをご覧ください。
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ユーザーが作成されていることと、ユーザーが招待されていることを確認する必要があります。このプロセスについて、詳しくはこちらをご覧ください。
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Workplaceへの最初の招待を送信した後、2通のリマインダーメールが送信されます。1通目は3日後に、2通目は5日後に送られます。
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