従業員の管理
このセクションの内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。
削除と利用停止
この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。社員のWorkplaceアカウントを利用解除するには、管理者がコンピューターからWorkplaceにログインする必要があります。
社員が退職したら、その人のアカウントを利用解除して、Workplaceへのアクセス許可を消去できます。アカウントを利用解除する前にその社員が行った投稿、コメント、メッセージは、利用解除後も見ることができます。
社員のWorkplaceアカウントを利用解除するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. アカウントを利用解除する社員の横にある をクリックし、[アカウントの利用解除]を選択します。
  4. [実行]をクリックします。
注: アカウントの利用解除をしてもグループのメンバーシップはすぐには削除されません。グループのメンバーシップは4日後に自動的に削除されます。利用解除されたアカウントが4日以内に再開されれば、すべてのグループメンバーシップとチャットのメンバーシップは保持されます。4日を過ぎると、グループおよびチャットのメンバーシップを復元することはできなくなります。
ユーザーアカウントの利用解除が反映されるまで、最大24時間かかります。社員のWorkplaceアカウントを利用解除すると、その社員はすべてのWorkplaceセッションからログアウトされ、Workplaceにアクセスできなくなります。
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この記事の内容は、Workplaceアドバンスの管理者にのみ該当します。
社員のWorkplaceアカウントの削除は、管理者のみ行えます。
取得されたことがないアカウントを削除するには:
  1. [管理者用パネル]に移動し、[メンバー]をクリックします。
  2. アカウントを削除する社員の名前の横にある をクリックします。
  3. [アカウントを削除]をクリックします。
取得済みのアカウント(後から未取得に切り替わったアカウントも含む)を削除するには、Workplaceサポートに問い合わせて、アカウントの削除をリクエストする必要があります。
アカウントの削除は、アカウントの利用解除とは異なります。社員のアカウントを利用解除する場合は、こちらの手順に従ってください。
注: 社員のWorkplaceアカウントを削除した場合:
  • 同僚はWorkplaceでそのアカウントを見ることができなくなります。
  • アカウントを削除された社員が投稿したコンテンツがすべて削除されるまで、最長で90日かかります。
  • 削除された社員のコンテンツに依存している他の利用者のコンテンツ(削除された社員の投稿へのコメントなど)も削除されます。
  • Facebookが関連する情報を削除している間、Workplaceの他の利用者はその情報にアクセスできません。
  • Workplaceで社員が行った作業によっては、そのデータが社員のアカウントに保存されないものがあります。例えば、あなたが利用者のアカウントを削除した後も、同僚がその利用者からのメッセージを保存している可能性があります。
  • 社員はグループから削除され、管理者権限を失います。ユーザーアカウントを削除してから14日以内に利用を再開すれば、管理者権限は復元されます。
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アカウントを利用解除した場合:
  • 利用を解除する前の投稿、コメント、メッセージは、利用が解除された後も同僚に対して表示されます。グループとイベントのスレッドが影響を受けることはなく、削除されたアカウントに関わるコンテンツは削除されません。
  • 従業員のアカウントを解除すると、その従業員はすべてのWorkplaceのセッションからログアウトされ、Workplaceにアクセスできなくなります。

アカウントを削除した場合:
  • 同僚は、Workplaceでそのアカウントを見ることができなくなります。
  • アカウントが削除された従業員が投稿した写真やコンテンツ、バックアップシステムに保存されているデータなどがすべて削除されるまでには、最長で90日かかります。
  • 削除された利用者のコンテンツに関わる他の利用者のコンテンツ(削除された利用者の投稿へのコメントなど)も削除されます。
  • 情報が削除されている間、Workplaceの他の利用者はそれらの情報にアクセスすることはできません。
  • Workplaceで社員が行った作業の中には、その社員のアカウントに保存されないものがあります。例えば、従業員のアカウントを削除した後も、同僚がその従業員からのメッセージを保存している可能性があります。
注: ユーザーアカウントの利用解除が反映されるまで、最大24時間かかります。
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To report a profile on Workplace:
  1. Click on the profile you'd like to report.
  2. Click and select Report Profile.
  3. Select the reason for for reporting the profile and then click Submit.

Managing Reported Profiles
When a profile is reported, admins will receive a desktop notification and a mobile push notification.
To manage a reported profile:
  1. Click Admin Panel and select Reported Content.
  2. Click Review under the reported profile you'd like to review.
  3. Once you've reviewed the profile as system admin, you can choose to deactivate it or allow the profile to remain on Workplace.
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プロフィールの編集とカスタマイズ
この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ該当します。
同僚のアカウント情報を編集するには、コンピューターでWorkplaceにログインする必要があります。
同僚のアカウント情報を編集するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. 情報を編集するメンバーの名前の横にある をクリックし、[メンバー情報を編集]を選択します。
  4. メンバーの情報を編集または追加し、[変更を保存]をクリックします。
複数の同僚のアカウント情報を一度に編集するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. [メンバーを編集]をクリックします。
  4. [コミュニティメンバーの記録をエクスポート]の下にある[ファイルをダウンロード]をクリックして、CSVファイルをダウンロードします。
  5. CSVファイルを開き、既存の記録を変更します。
  6. 変更したCSVファイルを保存し、アップロードします。
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ該当します。この機能にアクセスするには、コンピューターで管理者としてWorkplaceにログインする必要があります。
他の人のタイムライン投稿をコミュニティのニュースフィードのトップに表示するには:
  1. ホームページの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
  3. トップに表示する投稿の投稿者名の横にある をクリックします。
  4. [ニュースフィードでの投稿のハイライト]を選択します。
グループ投稿を個人のニュースフィードのトップに表示することはできません。
注: 他の人の投稿のハイライトをオフにするには、同じステップで[投稿のハイライトをオフにする]を選択します。
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管理者用パネルから[プロフィールテンプレートを編集]タブに移動します。[プライバシー設定]をオンまたはオフに切り替えると、利用者のプロフィールに表示されるフィールドを選択できます。[編集できる人]セクションのオプションを選択して、利用者が編集できるプロフィールフィールドと、管理者のみが編集できるプロフィールフィールドを選択することもできます。
各プロフィールフィールドを編集できる人は、次のオプションから選択できます。
  • プロフィール所有者:プロフィール所有者は自分のプロフィールでこの情報を編集できます。
  • 管理者のみ:この情報を編集できるのは管理者のみです。プロフィールから直接または管理者用パネルから編集できます。
  • アイデンティティプロバイダー:この設定は、アイデンティティプロバイダーにリンクされているすべての会社でデフォルトです。Workplaceデータがアイデンティティプロバイダーと同期した状態で保たれます。
プロフィールでは、次のフィールドが表示される必要があります。
  • 名前
  • 役職
  • チーム(マネージャーと直属の部下)
アカウントIDに使用されるため、次のフィールドは管理者のみが編集できます。
  • メールアドレス
  • 社員ID
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プロフィールフィールドのカスタマイズでは、次のドロップダウンの選択肢を追加できます。
  • 所在地
  • 部署
  • 部門
  • 組織
ドロップダウンの値を追加するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [設定]をクリックして、[プロファイルフィールド]をクリックします。
  3. 追加するプロフィールフィールドの横にある[値を設定]をクリックします。
  4. 設定した値を1つずつ追加するか、セミコロンで区切られた値のリストを貼り付けます。
  5. [保存]をクリックします。
注: プロフィールフィールドの設定を完了してから値のリストを配置しても、リストは上書きされません。値のリストを配置してからプロフィールを編集する場合は、リストから値を選択する必要があります。
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メンバーの追加
この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ該当します。
招待の設定
管理者は、次のいずれかの招待の設定を選択して、Workplaceに参加する人を管理できます。
  • 招待された人のみ参加可能 - Workplaceコミュニティに参加できる人を、地域や部門、チームなど、組織の特定のセグメントの同僚に限定できます。
  • 以下のドメインのすべての人が参加可能 - Workplaceコミュニティには組織内のすべての人が参加できます。
メンバーの追加
Workplaceコミュニティにメンバーを追加する方法は次のとおりです。
  1. [個別に追加]を使用する: Workplaceプロフィールの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。表示された画面で、[メンバー] > [メンバーを追加] > [個別に追加]の順に選択します。各自のメールアドレスを使用してメンバーを追加できます。追加したメンバー全員がすぐにWorkplaceに招待されます。
  2. [手動で追加]を使用する: Workplaceプロフィールの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。表示された画面で、[メンバー] > [メンバーを追加] > [メンバーを追加]の順に選択します。各自のメールアドレスを使用してメンバーを追加できます。追加したメンバーはすべて、すぐにWorkplaceに招待されます。
  3. ExcelファイルCSVファイルをアップロードする: Workplaceプロフィールの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。表示された画面で、[メンバー] > [メンバーを追加] > [メンバーを追加]の順に選択し、[手動で追加][ファイルをインポート]をクリックします。指示に従います。招待を今すぐ送信するか、後で送信するかをたずねられます。
  4. アイデンティティプロバイダーにリンクする: Workplaceは、Azure AD、G Suite、Okta、OneLogin、Pingなどの主要なクラウドアイデンティティプロバイダーと特別な設定をすることなく統合できます。クラウドアイデンティティプロバイダーには、Workplace Import (プロビジョニングコネクターはWorkplaceによってホストされます)またはWorkplaceカスタム統合(プロビジョニングコネクターはアイデンティティプロバイダーによってホストされます)を使用してリンクできます。
  5. SCIMを使用する: SCIM APIを利用したアカウントのプロビジョニングと利用解除については、こちらのガイドをご覧ください。
表示されるダイアログで[後で招待]を選択すると、招待を送信できるようになります。すべての社員を一括で招待することも、個別に招待することもできます。この設定は、IDPまたはCSVを使用してメンバーを追加するときに適用されます。
一括アカウント管理について、詳しくはこちらをご覧ください。
注: info@domain.comやsales@domain.comなど、人の名前が含まれていないメールアドレスを使用してWorkplaceアカウントを作成することはできません。これにより、コミュニティでアカウントの所有者が誰であるかがわかり、そのアカウントで作成されたコンテンツの責任の所在が明確になります。
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この記事の内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。この操作はコンピューターでのみ実行できます。
社内ダッシュボードから未取得のアカウントを持つ社員に確認メールを再送信できます。すべての未取得のアカウント、または社員のリストに確認メールを再送信するオプションがあります。
社員に確認メールを再送信するには:
  1. [管理者用パネル][メンバー]をクリックします。
  2. [メンバーを編集]の横にある をクリックし、[アカウント取得のお知らせを送信]を選択します。
  3. [すべての未取得のアカウント]または[特定のアカウント]を選択して表示される指示に従ってください。
  4. お知らせをパーソナライズするか、デフォルトのメールを使用して、[送信]をクリックします。
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この記事の内容は、Workplaceアドバンスの管理者にのみ適用されます。
「このユーザーまたはグループはすでに追加されています」というエラーメッセージが表示される場合は、以下のいずれかの問題が考えられます。
  • 別のコミュニティに参加している可能性があります。1つのメールアドレスを、複数のWorkplaceコミュニティに関連付けることはできません。
  • メンバーのメールドメインが、他のコミュニティでホワイトリスト登録されている可能性があります。
  • 以前に同じメールドメインを持つ人を追加できており現在エラーメッセージが表示されている場合は、同じメールドメインを持つ人を追加した後に別のコミュニティがそのメールドメインを取得した可能性があります。
メールを使用できない旨のエラーメッセージが表示された場合は、「info@~」、「sales@~」、「admin@~」、「support@~」といった総称のメールアドレスを追加しようとしているためと考えられます。Workplaceでは、個人に帰属するメールアドレスを使用する場合のみ、アカウントを作成できます。
注: 同僚をWorkplaceに追加する際の混乱を避けるため、コミュニティに関連するすべてのメールドメインをホワイトリスト登録してください。1つのメールドメインを、複数のコミュニティでホワイトリスト登録することはできません。
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この記事の内容は、WorkplaceアドバンスまたはWorkplaceエンタープライズの利用者にのみ適用されます。G-SuiteやAzureを使用してメンバーを追加するには、システム管理者である必要があります。AzureやG-Suiteを使用して設定したIdP統合には、Azure ADやG-SuiteからWorkplaceにプロフィール属性をマッピングする機能が含まれています。
G-SuiteやAzureを使用してメンバーを追加する方法は次のとおりです。
  1. プロフィールの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー][メンバーを追加]の順にクリックして、[メンバーを追加]を再度クリックします。
  3. [G-Suite]または[Microsoft Azure AD]を選択して、表示された手順に従います。
G-SuiteまたはAzureにリンクしたとき、Workplaceに登録済みのメンバーがいた場合、IdP内のこれらのユーザーアカウントにつけられた名前、メールアドレス、詳細が、Workplaceのユーザープロフィールと一致していることを確認します。一致していなかった場合、重複したアカウントが作成されます。メンバーが退職すると、そのアカウントは自動的に利用解除されます。詳細では、大文字と小文字が区別されます。
注: WorkplaceがIdPの情報にアクセスできるように、承認する必要があります。また、G-Suiteを使用してメンバーを追加する場合は、G-Suiteの管理者であり、G-Suiteのアクセスを有効にする必要があります。
Workplaceは5時間ごとにメンバーリストを同期します。
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G Suiteを有効にした後にアカウントがロックされた場合、まずG Suiteの管理者コンソールにアクセスする必要があります。管理者コンソールから以下の手順を行います。
  1. [アプリ] > [SAMLアプリ]の順にクリックします。
  2. [Workplaceの設定]をクリックします。
  3. 必要に応じて[オン(すべてのユーザー)]または[一部の組織に対してオンにする]を選択します。
変更が反映されるまで24時間ほどかかります。変更が反映されても通知は送信されません。
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データ管理とセキュリティ
Workplaceコミュニティのメンバーやグループについてのデータをエクスポートするには:
  1. Workplaceプロフィールの左上にある[管理者用パネル]に移動します。
  2. [インサイト]をクリックします。
  3. 下にスクロールして、[メンバー][グループ]の近くにある[エクスポート]をクリックします。Workplaceから、CSVファイルをダウンロードするためのリンクがメールで届きます。
注: 管理者用パネルの[メンバー]タブで、ページ上部にある をクリックし、[社員情報をエクスポート]を選択してデータをリクエストすることもできます。グループのデータについては、管理者用パネルで[グループ] > の順にクリックして、[グループ情報をエクスポート]を選択します。
CSVファイルの[Activity Summary for Date]列の左側にある統計はリアルタイムの数字、列の右側にある統計は[Activity Summary for Date]列で指定した日付の時点での数字です。

一括インポートとエクスポートを管理する
管理者は、[メンバー]の[インポート・エクスポート]ダッシュボードで、一括タスクに関するリアルタイムのステータスを確認できます。
ダッシュボードにアクセスするには:
  1. [管理者用パネル]に移動し、[メンバー]を選択します。
  2. [インポート・エクスポート]タブを選択して、Workplaceで一括インポートまたはエクスポートされたファイルを確認します。
  3. 過去の一括操作のステータスをチェックして、過去30日間にリクエストされた一括タスクを確認することもできます。
また、管理者は、一括インポートまたはエクスポートの完了後に、作成されたファイルをダウンロードすることができます。ファイルは4日間ダウンロード可能です。

グループメンバーの詳細をエクスポートする
管理者は、管理者用パネルで特定のWorkplaceグループのメンバーをエクスポートできます。
特定のグループのメンバーのデータをエクスポートする方法は次のとおりです。
  1. [管理者用パネル]に移動し、[グループ]を選択します。
  2. 目的のグループを見つけ、 をクリックして[メンバーをエクスポート]を選択します。
  3. グループメンバーの詳細が記載されたメールが届きます。
データはメールで管理者へのリンクとして配信されます。社内のユーザーまたは他の管理者は、[グループの管理]のアクセス許可を使用して、4日間この情報にアクセスできます。
すべてのデータはスタンダードプライバシーポリシーに従っていますが、エクスポートするグループが会社間グループである場合、管理者は他社のユーザーのメールアドレスや部署を閲覧できません。
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月間アクティブユーザーとは、過去30日間に以下のいずれかに当てはまる行動をとった利用者です。
  • ウェブサイトまたはモバイルデバイス経由でWorkplaceにアクセスした
  • ログインした
  • WorkplaceまたはWorkplaceアプリからのお知らせをチェックした
  • Work Chatアプリを利用した
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ適用されます。
利用者が自分のWorkplaceデータをダウンロードできるようにするには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [設定]をクリックします。
  3. [個人の情報をダウンロード]の横にあるボックスをクリックします。
注: この機能をオンにすると、利用者が自分の[一般アカウント設定]でWorkplaceデータをダウンロードできるようになります。利用規約の規定のとおり、このツールを使ってデータを削除することはできません。管理者は、セキュリティ監査ログでデータをダウンロードした利用者を確認できます。
管理者が本人に代わってデータをダウンロードすることはできません。システム管理者はいつでもグラフAPIを使用して、コミュニティの利用者に関するデータにアクセスできます。
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この記事の内容はWorkplaceアドバンスのコミュニティ管理者にのみ適用されます。
セキュリティ上の問題が検出されたことを通知するダイアログが表示される場合や、[セキュリティ]タブのダッシュボードにセキュリティ上の問題があるアカウントが表示される場合は、コミュニティの一部のユーザーアカウントのWorkplaceパスワードにセキュリティ上の問題がある可能性があります。ハッカーがその情報をWorkplaceコミュニティへのアクセスに利用するおそれが少しでもある場合は、利用者のアカウントを停止するかパスワードを強制的にリセットすることをおすすめします。
セキュリティ上の問題があるアカウントを特定するには:
  1. ホームページの左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー]をクリックします。
セキュリティ上の問題があるアカウントは赤色で強調表示され、[セキュリティ上の問題があるアカウント]というラベルが付きます。ユーザーアカウントの停止またはパスワードの強制リセットを行うには、セキュリティ上の問題があるアカウントの横をクリックし、[ユーザーのアカウント停止]または[パスワードを強制的にリセット]を選択します。
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コンテンツが管理チームに報告されると、デスクトップにはお知らせが、モバイルにはプッシュ通知が送信されます。報告される可能性があるコンテンツは、投稿、コメント、チャットです。
報告されたコンテンツをデスクトップで管理するには:
  1. [管理者用パネル]をクリックし、[報告されたコンテンツ]を選択します。
  2. 確認したいコンテンツの下にある[レビュー]をクリックします。
    報告についてさらに詳しい情報が必要な場合は、[メッセージを送信]をクリックして、コンテンツの報告者に直接メッセージを送信します。報告された投稿が、チャットの添付ファイルとして送信されます。
  3. コンテンツを確認したら、次のいずれかを選択できます。
    • [許可する] - コンテンツをWorkplaceに残すことができ、追加の措置は必要ありません。
    • [非表示にする] - 投稿者と管理者を除くコミュニティのすべてのメンバーに対して投稿が非表示になります。コンテンツは非表示になりますが、コンテンツが報告されたことはコンテンツのユーザーと投稿者に知らされません。コンテンツに関する決定が下されたら、コンテンツを復元して、再びコミュニティに対して表示されるようにできます。
    • [削除する] - コンテンツを完全に削除できます。ただし、報告対象のコンテンツがチャットに含まれる場合は削除できません。
報告されたコンテンツをモバイルアプリで管理するには:
  1. [その他]をタップし、[管理者用パネル]を選択して、[報告されたコンテンツ]を表示します。
  2. 確認するコンテンツをタップします。
  3. コンテンツを確認したら、次のいずれかを選択できます。
    • [許可する] - コンテンツをWorkplaceに残すことができ、追加の措置は必要ありません。
    • [非表示にする] - 投稿者と管理者を除くコミュニティのすべてのメンバーに対して投稿が非表示になります。コンテンツは非表示になりますが、コンテンツが報告されたことはコンテンツのユーザーと投稿者に知らされません。コンテンツに関する決定が下されたら、コンテンツを復元して、再びコミュニティに対して表示されるようにできます。
    • [削除する] - コンテンツを完全に削除できます。ただし、報告対象のコンテンツがチャットに含まれる場合は削除できません。
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Workplaceには、Workplaceのユーザーネームとパスワードを使用するか、アイデンティティプロバイダー(IdP)と統合し、SSOを使用してログインします。Workplaceでは、一部の利用者がWorkplaceパスワードでログインし、他の利用者がSSO経由でログインするようにすることもできます。
SSOによるログインとWorkplaceパスワードによるログインを有効にするには:
  1. コンピューターで、Workplaceの画面左上の[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [セキュリティ] > [認証]の順にクリックし、いずれかまたは両方のオプションを選択します。
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管理者は、組織の利用者が指定された日付までに二段階認証を設定するように義務付けることができます。組織内のすべての利用者に二段階認証を設定するように求めるか、ユーザーセットを利用して特定の利用者グループを選択することができます。
組織の二段階認証を設定するには:
  1. [管理者用パネル]で、[セキュリティ] > [認証]の順にクリックします。
  2. [二段階認証]をクリックします。
  3. [義務付ける対象を選択する]で、共有範囲([全員]、[管理者]または[ユーザーセット])を指定します。
  4. 二段階認証の設定の完了を義務付ける日付を選択します。
  5. [変更を保存]をクリックします。
注: 管理者は、二段階認証が設定されているかどうかをセキュリティダッシュボードの統計で確認し、トラッキングできます。
注: 二段階認証を設定している組織内の利用者を確認するには、[管理者用パネル]で、[セキュリティ] > [認証]の順にクリックします。
2つ目の認証要素にアクセスできなくなった場合
2つ目の認証要素にアクセスできなくなった場合、SMSか認証アプリのいずれでコードを受け取っているかに関わらず、システム管理者に連絡できます。
システム管理者が、利用者にWorkplaceアカウントへのアクセスを再開できるようにサポートするには:
  1. 管理者用パネルの[ユーザー]タブを開きます。
  2. 2つ目の要素の確認が必要な人は、[認証中]と表示されます。
  3. をクリックし、[その他のオプション]を選択します。
  4. [認証コードを生成]を選択します。生成したコードを利用者に共有します。利用者はそのコードをリカバリーコードとして使用することでアカウントにアクセスできます。
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メールアドレスがない社員
この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ適用されます。
システム管理者は、メールアドレスを使用せずに社員を選択して追加することができます。機能を有効にするには:
  1. [管理者用パネル]に移動します。
  2. [設定]をクリックします。
  3. [アクセスコードでアカウントを作成]の設定に移動し、ボックスにチェックマークを付けて、メールアドレスを持たない同僚がアクセスコードを使ってWorkplaceにログインできるようにします。
メールアドレスを使用せずにWorkplaceに利用者を追加するには:
  1. [管理者用パネル][ユーザー]タブに移動し、[メンバーを追加]を選択して、CSVを使って一括追加します。
  2. 利用者を追加するには、少なくとも名前フィールドと社員IDフィールドを含める必要があります。追加すると、メールアドレスは不要になります。メールアドレスを持たないユーザーにもアクセスが提供されます。
  3. ユーザーネームの横にある をクリックし、[アクセスコードを取得]を選択して個々のアクセスコードを取得するか、[メンバー]タブの メニューをクリックし、[アクセスコードを取得]を選択してメールアドレスのないすべてのアカウントのアクセスコードが記載されたCSVをダウンロードします。
  4. メールアドレスを持たない社員にアクセスコードを配布します。メールアドレスを持たない社員は、最初のログイン時にこのアクセスコードを入力して、ユーザーネームとパスワードを作成します。次回からはこのユーザーネームとパスワードを使ってWorkplaceにログインできます。
注: アクセスコードは機密データです。未使用のアクセスコードを所持している人は誰でも、そのコードに紐付けられているアカウントにフルアクセスできます。アクセスコードの配布は厳重に管理する必要があります。
アクセスコードについては、次の点に留意してください。
  • 16文字の文字列。
  • 1つのアカウントに有効なアクセスコードは1つだけ。
  • 1人の利用者の新しいアクセスコードが生成されると、古いコードはすべて無効になる。
  • 有効期間は生成後90日。
  • アクセスコードを使用してアカウントを取得したりアカウントへのアクセスを回復したりすると、アクセスコードは無効になる。
  • 管理者は未使用のアクセスコードをいつでも無効にできる。
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この記事の内容は、WorkplaceエッセンシャルとWorkplaceアドバンスの管理者にのみ適用されます。
ユーザーネーム、パスワード、アクセスコードを忘れた場合は、Workplaceの管理者に新しいコードを発行してもらう必要があります。社員用の新しいアクセスコードを生成するには:
  1. [管理者用パネル]に移動し、[メンバー]を選択します。
  2. ユーザーネームの横にある をクリックし、[アクセスコードを取得]を選択して個々のアクセスコードを取得するか、[メンバー]タブの メニューをクリックし、[アクセスコードを取得]を選択してメールアドレスのないすべてのアカウントのアクセスコードが記載されたCSVをダウンロードします。
  3. 自分の情報を忘れた利用者にアクセスコードを知らせます。
  4. これで、利用者は新しいアクセスコードを入力し、利用者固有のユーザーネームを確認して、新しいパスワードを設定できるようになります。
注: アクセスコードは機密性の高いデータです。未使用のアクセスコードを所持している人は誰でも、そのコードに関連付けられているアカウントにフルアクセスできます。アクセスコードの配布は厳重に管理する必要があります。アクセスコードに関する重要事項は次のとおりです。
  • 16文字の文字列。
  • 1つのアカウントに有効なアクセスコードは常に1つのみ。
  • 1人の利用者の新しいアクセスコードが生成されると、古いコードはすべて無効になる。
  • 有効期間は生成後90日。
  • アクセスコードを使用してアカウントを取得したりアカウントへのアクセスを回復したりすると、アクセスコードは無効になる。
  • 管理者は未使用のアクセスコードをいつでも無効にできる。
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ユーザーセット
この記事の内容は、Workplaceアドバンスの利用者にのみ適用されます。
ユーザーセットを使用すると、組織のメンバーを事前に定義したカスタムセグメントに分類できます。また、レポートを表示したり、グループを作成したりすることもできます。ユーザーセットの作成方法については、こちらをご覧ください。
既存のユーザーセットにアクセスするには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [ユーザーセット]の順にクリックします。ユーザーセットのメンバーを表示するには、セット名またはセット名の左にある数字をクリックします。
利用者をユーザーセットで絞り込んで検索するには、セット名の横にあるフィルターアイコンをクリックします。
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ユーザーセットにメンバーを追加するには、2つの方法があります。手動による追加と、Workplaceプロフィールとの同期です。
新しいユーザーセットを手動で作成するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [ユーザーセット]の順にクリックします。
  3. [+ 新規セット]をクリックします。
  4. 新しいセットに名前を付け、[メンバーを手動で追加]を選択して、[次へ]をクリックします。
  5. ユーザーセットにメンバーを追加します。一度に複数のメンバーを追加するには、[ファイルをインポート]をクリックし、ユーザーのメールアドレスが記載されたCSVファイルをアップロードします。追加されるメンバーはWorkplaceアカウントを持っている必要があります。
Workplaceプロフィールとの同期によって新しいユーザーセットを作成するには:
  1. Workplaceの画面右上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [ユーザーセット]の順にクリックします。
  3. [+ 新規セット]をクリックします。
  4. 新しいセットに名前を付け、[Workplaceプロフィールと同期]を選択して、[次へ]をクリックします。
  5. プロフィールフィールドでフィルターの条件を定義して絞り込むと、メンバーが自動的にユーザーセットから削除されたり、ユーザーセットに追加されたりします。
  6. [保存]をクリックします。
手動セットには、追加されたメンバーのみが含まれます。
注: プロフィールの条件を使用して作成されたセットでは、条件に一致するメンバーがWorkplaceコミュニティに追加されると、自動的にセットに追加されます。そのセットにリンクされているグループにも自動的に追加されます。複数の条件がある場合、すべての条件を満たすメンバーだけがセットに追加されます。1つの条件に複数の値を選択した場合、いずれかの値に一致するメンバーがセットに追加されます。
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手動リストで作成したユーザーセットを編集するには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [ユーザーセット]の順にクリックします。
  3. 編集するユーザーセットの右にある をクリックします。
  4. セットメンバーを変更するには、[メンバーを追加]または[メンバーを削除]を選択します。[セット名を編集][セットを削除]を選択することもできます。
同期されたセットを編集するには:
  1. 手順1~3を繰り返します。
  2. セットを編集するには、[プロフィール検索条件を編集]を選択します。[セット名を編集][セットを削除]を選択することもできます。
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ユーザーセットのメンバーリストをエクスポートするには:
  1. Workplaceの画面右上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [すべてを表示]の順にクリックします。
  3. 検索バーに「ユーザーセットは...」と入力し、指定した条件で検索を実行します。
  4. ページ上部にある をクリックし、[社員情報をエクスポート]を選択します。
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コンピューターで、メンバーのページのパワーサーチの結果をユーザーセットで絞り込むには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [すべてを表示]の順にクリックします。
  3. 検索バーに「ユーザーセットは...」と入力し、指定した条件で検索を実行します。
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ユーザーセットにグループを割り当てるには:
  1. Workplaceの画面左上にある[管理者用パネル]をクリックします。
  2. [メンバー] > [ユーザーセット]の順にクリックします。
  3. [グループに割り当てる]または[グループを編集]をクリックします。
  4. ユーザーセットのメンバーを追加するグループを選択します。
注: グループをユーザーセットに割り当てると、ユーザーセットに含まれるメンバーは選択したグループのメンバーになります。プロフィールが変更されて、同期されたセットのプロフィール検索条件に一致するようになった人は、そのセットと、割り当てられているすべてのグループに自動的に追加されます。
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その他
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管理者は、利用者がタイムラインに投稿できないようにすることはできません。ただし、システム管理者またはコンテンツモデレーターである場合は、グループへの投稿を管理できます。Workplaceの様々な管理者権限について、詳しくはこちらをご覧ください。
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